Vad är Spectrum?

    Spectrum innehåller väl beprövade råd för de arbetsuppgifter som de flesta museer utför när de förvaltar sina samlingar. Vissa av dessa arbetsuppgifter utförs dagligen, som att flytta objekt eller uppdatera information om objektets placering. Andra utförs då och då, som att se över och uppdatera försäkringar. Dessa arbetsuppgifter kallas i Spectrum för processer och är 21 stycken till antalet. Råden som ges i Spectrum kan användas och anpassas när museer själva skriver ned sina egna policyer och arbetsrutiner för varje process.

    Vilka är Spectrum till för?

    Spectrum är till för museer av olika storlekar och med olika typer av samlingar, men kan också användas av organisationer med museiliknande samlingar. För enkelhetens skull kallas alla samlingsbaserade organisationer här för museer. Med begreppet museum menas också alla som är involverade i förvaltningen av samlingarna, allt från museets ledning som fastställer policyer och budget, till alla olika typer av personal och volontärer, både de som arbetar framför och bakom kulisserna.

    Spectrum började först utvecklas i Storbritannien och används där av alla ackrediterade museer. Spectrum har på senare år börjat användas i flera olika länder och har översatts till flera språk.

    Vad ingår i en process i Spectrum?

    Varje process har:

    • En definition som kort sammanfattar processen.
    • En mer utförlig beskrivning av processens omfattning som förklarar när den ska användas och när andra processer bör användas.
    • En standard som beskriver vad museet bör sträva efter att uppnå, oavsett hur det genomförs. Standarden består av två delar:
      • Ett antal policyfrågor som måste övervägas.
      • Den miniminivå som ska uppnås i museets egna nedskrivna arbetsrutin för varje process samt ett eller två exempel som visar varför det är viktigt.
    • En föreslagen arbetsrutin, som enbart är ett förslag, i två olika format:
      • Ett flödesschema som sammanfattar det föreslagna sättet att utföra arbetsuppgifterna i processen.
      • En textversion där informationskraven för processen ingår (se nedan). Där det behövs innehåller den föreslagna arbetsrutinen även rådgivning.

    En viktig sak som bör påpekas är att det finns mer än ett sätt att börja använda sig av processerna i praktiken. Oavsett om organisationen använder sig av ett pappersbaserat system för informationshantering, ett digitalt samlingssystem eller, kanske mest troligt, en blandning av båda, kan den föreslagna arbetsrutinen anpassas till museets behov. Så länge som museets sätt att utföra arbetsuppgifter på uppfyller miniminivån i standarden, kommer informationshanteringen i grunden att vara god.

    Informationskrav

    I textversionen för en föreslagen arbetsrutin listas information som kan behöva registreras (till exempel Benämning, Ankomstnummer och Kort beskrivning). I Spectrum kallas dessa för informationsenheter. De listas i informationsgrupper (till exempel Information om identifiering av objekt). I appendix till Spectrum finns det rådgivning för hur dessa informationsenheter kan registreras. Rådgivning finns också i länkarna till webbversionen.

    Primära processer

    I Spectrum 5.0 finns det nio primära processer. De flesta museer kommer att använda sig av dem i första hand. I Storbritannien måste de museer som vill bli ackrediterade visa hur de följer eller planerar att uppnå standarden i alla nio processerna. I Sverige finns ingen ackreditering, men de nio processerna nedan kan ändå ses som primära och grundläggande att arbeta med.

    • Inkommande objekt. Att ha kontroll över samtliga objekt som museet tar över ansvaret för, oavsett av vilken anledning, inklusive inlån, förfrågningar och potentiella förvärv.
    • Förvärv och accession. Att överta äganderätten till objekt, i synnerhet, men inte alltid, för de objekt som ska införlivas i den accederade samlingen genom accession. Accession är det formella åtagandet för museets ledning, att förvalta objekt på lång sikt.
    • Kontroll av placering och förflyttning. Att registrera var alla objekt som museet för tillfället ansvarar för kan återfinnas och uppdatera placeringen varje gång ett objekt flyttas.
    • Beståndsinventering. Att se till att museet har den grundläggande information som behövs för att kunna redogöra för alla de objekt museet ansvarar för, oavsett om de ingår i den egna samlingen eller inte, och att hantera eftersläpande arbete om sådant uppstår.
    • Katalogisering. Att hantera den information som ger museets samlingar en betydelse, inte som ett självändamål, utan för att registrera och ge framtida åtkomst till vad som är känt om objekten.
    • Utlämning av objekt. Att registrera när objekt lämnar de byggnader som museet ansvarar för och inte längre är museets direkta ansvar.
    • Inlån. Att hantera objekt som museet lånar in under en bestämd tidsperiod och för ett bestämt syfte.
    • Utlån. Att bedöma förfrågningar som museet får om att få låna museets objekt och hantera låneprocessen tills dess att de utlånade objekten återlämnas.
    • Planering av dokumentation. Att förbättra museets dokumentationssystem och berika den information som systemen innehåller som en kontinuerlig utveckling.
    Övriga processer

    I praktiken hänvisar processerna i Spectrum till varandra i så hög grad att en primär process snabbt leder till andra processer, som inte är primära. I det föreslagna arbetsflödet för den primära processen Inkommande objekt rekommenderas till exempel att en tillståndkontroll utförs när objektet anländer till museet. I samband med det kan den som använder sig av processen byta till den icke-primära processen för Tillståndskontroll och teknisk undersökning. Om museet följer rekommendationen i den processen, att fotografera objektet som en dokumentation över dess tillstånd, kan ett ytterligare byte till den icke-primära processen för Reproduktion göras. Det kan ta tid att vänja sig vid att behöva hoppa mellan olika processer vid läsningen av Spectrum. Hänvisningar till olika processer innebär dock att samma instruktion inte behöver upprepas på olika ställen i texten.

    En del av dessa övriga processer kanske aldrig behöver användas, men det är värt att känna till vad de innehåller om behovet uppstår:

    • Tillståndskontroll och teknisk bedömning. Att dokumentera ett objekts sammansättning och tillstånd samt att notera de rekommendationer som det resulterar i.
    • Samlingsvård och konservering. Att hantera och dokumentera konserveringåtgärder för specifika objekt, som till exempel behandlingar i syfte att fördröja nedbrytning, reparera skador eller förbättra hur objektet ser ut.
    • Ekonomisk värdering. Att dokumentera det ekonomiska värdet på objekt, oavsett om de tillhör museet eller är inlånat.
    • Försäkring och utställningsgaranti. Att säkerställa att museets egna objekt, inlån och andra objekt som museet ansvar för har tillräckligt skydd vid skada eller förlust.
    • Katastrofplanering för samlingar. Att hantera information om potentiella risker för alla objekt som museet ansvarar för och vad som ska göras vid katastrofsituationer.
    • Skada och förlust. Att agera efter en skada på eller förlust av objekt som museet ansvarar för.
    • Deaccession och avyttring. Det formella beslutet av museets ledning att avskriva objekt ur den accederade samlingen (deaccession) och hantering av avyttring av dessa objekt enligt vedertagna metoder.
    • Hantering av rättigheter. Att hantera de immateriella rättigheter och rättigheter kring skydd av personuppgifter som är förknippade med objekt, reproduktioner och information.
    • Reproduktion. Att hantera och registrera skapande av bilder eller andra typer av reproduktioner av objekt, inklusive digitala kopior.
    • Användning av samlingar. Att hantera och registrera hur samlingar, inklusive bilder och andra reproduktioner används, både av det egna museet, och andra.
    • Samlingsöversyn. Att hantera och dokumentera alla formella genomgångar av museets samlingar som utförts enligt en fastställd metod.
    • Granskning. Att systematiskt kontrollera hur korrekt och fullständig den information som finns om samlingarna är.
    Policyer

    Policyfrågor ingår i varje process, men det behövs inte 21 separata policydokument. Det går istället att inkludera svar på relevanta policyfrågor i fyra övergripande policyer som på ett integrerat sätt beskriver hur samlingarna ska utvecklas, dokumenteras, användas och bevaras, för att främja museets uppdrag. Även om det är troligt att många processer återkommer vid flera tillfällen, kan Spectrums processer sorteras in under följande policyområden:

    • Policy för samlingsutveckling: Inkommande objekt, Förvärv och accession, Deaccession och avyttring, Samlingsöversyn.
    • Policy för samlingsinformation: Kontroll av placering och förflyttning, Beståndsinventering, Katalogisering, Utlämning av objekt, Planering av dokumentation, Ekonomisk värdering, Försäkring och utställningsgaranti, Hantering av rättigheter, Reproduktion, Granskning.
    • Policy för tillgängliggörande av samlingar: Inlån, Utlån, Användning av samlingar.
    • Policy för bevarande av samlingar: Tillståndskontroll och teknisk undersökning, Samlingsvård och konservering, Katastrofplanering för samlingar, Skada och förlust.
    Spectrumkompatibel programvara

    Det behövs inte något digitalt samlingssystem för att använda Spectrum i praktiken. En del mindre museer klarar sig med ett helt pappersbaserat arbetssätt. De flesta museer använder sig dock av en blandning av ett pappersbaserat arbetssätt, speciellt när underskrifter behövs, och någon form av programvara för samlingsförvaltning. Det finns ett stort antal sådana system, så det borde gå att hitta något som passar för varje museums behov. En jämförelse mellan olika system från Collections Trusts Spectrum Partners finns på: www.collectiontrust.org.uk/software. Många av dessa system är Spectrumkompatibla.

    I samlingssystem som är Spectrumkompatibla finns det plats för varje informationsenhet som kan behövas för att registrera informationen i alla processer. Det kanske inte alltid är en komplett överenstämmelse mellan informationsenheterna som listas i Spectrum och informationsfälten i programvaran, men utvecklaren ska ha visat Collections Trust hur de hänger ihop. Ännu viktigare är att utvecklaren kan förklara hur alla informationsenheter i Spectrum ska registreras med hjälp av samlingssystemet. Enbart de system som godkänts av Collections Trust får kalla sig Spectrumkompatibla.

    Ytterligare rådgivning Tidigare versioner av Spectrum har innehållit referenser till rådgivning på andra ställen, andra relevanta standarder, etiska riktlinjer och lagstiftning. För att hålla informationen mer uppdaterad än vad som är möjligt i tryck finns aktuella länkar till dessa resurser numera på Collections Trusts webbplats (samt i Sverige på raa.se)