Hva er Spectrum?

Spectrum gir råd om forvaltning av museumssamlinger. Noen oppgaver gjøres daglig, som å flytte objekter og oppdatere informasjon om plasseringer. Andre utføres bare en gang iblant, som å oppdatere forsikringer. Spectrum kaller alle disse aktivitetene for prosedyrer. Det er totalt 21 slike prosedyrer.

Hvem er standarden for?

Spectrum kan brukes av museer i alle størrelser og for alle samlingstyper. Den kan også brukes av andre organisasjoner med museumslignende samlinger. For å gjøre det enkelt bruker vi uttrykket «museum» om alle organisasjoner som forvalter samlinger. Spectrum er utviklet i Storbritannia og benyttes der av alle akkrediterte museer. I de senere årene er standarden tatt i bruk i flere andre land og oversatt til mange språk.

Hva er en Spectrumprosedyre?

Hver enkelt prosedyre har:

  • En definisjon som summerer opp prosedyren i noen få setninger.
  • En mer utdypende beskrivelse av omfang av prosedyren som forklarer når den skal brukes.
  • Spectrumstandarden, som er det nivået museet bør holde i samlingsforvaltningen. Standarden består av to deler:
    • Ulike policyspørsmål museet må ta stilling til.
    • Minstekravene som museet må møte i sine egne skriftlige prosedyrer. Eksempler på hvorfor de forskjellige punktene er viktige.
  • Et forslag til prosedyre (og det er bare et forslag) i to formater:
    • Et flytdiagram som summerer opp en mulig måte å gå frem på.
    • En tekstversjon som inneholder informasjonskravene for prosedyren, se nedenfor. Der det er nødvendig inneholder også tekstversjonen veiledende merknader.

Det er viktig å understreke at det ikke finnes én korrekt måte å utføre prosedyrene på. Museet kan bruke papirbaserte systemer, digitale forvaltningssystemer – eller en kombinasjon – og tilpasse prosedyrene til museets behov. Så lenge museets metode og fremgangsmåte imøtekommer minstekravene i standarden, vil dokumentasjonen være i orden.

Informasjonskrav

Når du leser gjennom tekstversjonen av en foreslått prosedyre vil du se at informasjonen du må registrere er ført opp underveis (for eksempel Betegnelse, Mottaksnummer, Kort beskrivelse). Spectrum kaller dette for informasjonsenheter. Alle informasjonsenhetene tilhører egne informasjonsgrupper (for eksempel Informasjon for objektidentifisering). Du finner informasjon om hvordan du registrerer denne informasjonen i Appendiks-delen i den trykte versjonen av Spectrum, eller ved å følge lenkene i nettversjonen. Du kan lese mer om den nødvendige informasjonen på denne lenken.

Primærprosedyrer

I Spectrum 5.0 er det ni primærprosedyrer. Disse prosedyrene er gjerne dem museer flest bruker oftest. Museer i Storbritannia må vise at de møter, eller har en plan om å møte Spectrumstandarden for alle ni primærprosedyrene dersom de ønsker å oppnå akkreditering.

  • Mottak av objekter – Føre oversikt over alle objekter museet overtar ansvaret for, uavhengig av årsak. Dette inkluderer innlån, objekter som leveres inn for konsultasjon og potensielle ervervelser.
  • Ervervelse og aksesjon – Overtakelse av eierskap til objekter. Oftest, men ikke alltid, dreier det seg om objekter som skal inkluderes i museets faste samlinger ved aksesjon. En aksesjon innebærer at museet overtar det langsiktige ansvaret for objektet.
  • Plassering, flytting og transport – Registrere hvor alle objektene i museets forvaring befinner seg og oppdatere plasseringen hver gang et objekt blir flyttet.
  • Inventarkontroll – Sørge for at museet har den grunnleggende informasjonen som er nødvendig for å kunne redegjøre for alle objektene museet forvalter, og for å håndtere etterslep om det skulle oppstå.
  • Katalogisering – Håndtere og registrere informasjon som identifiserer og beskriver museumsobjektene, ikke som et mål i seg selv, men for å dokumentere det som gir samlingene betydning og gjøre dem tilgjengelige.
  • Utlevering av objekter – Dokumentasjon når objekter forlater museets bygninger og områder og ikke lenger er i museets forvaring.
  • Innlån – Håndtere og dokumentere innlånte objekter som museet er ansvarlig for i en gitt tidsperiode og for et gitt formål, for eksempel utstilling, forskning, konservering, utdanning, fotografering eller publisering.
  • Utlån – Vurdere forespørsler om utlån av objekter og håndtere og dokumentere låneprosessen inntil objektene er levert tilbake til museet.
  • Dokumentasjonsplanlegging – En kontinuerlig forbedring av dokumentasjonssystemet og informasjonen det inneholder.
Andre prosedyrer

I praktisk bruk kryssrefererer prosedyrene i Spectrum til hverandre, så nesten uansett hvilken primærprosedyre du følger, vil du raskt bli ledet videre til andre prosedyrer som ikke er blant de primære. For eksempel vil den foreslåtte prosedyren (primær) Mottak av objekter anbefale å vurdere tilstanden til objekter som ankommer museet. For å gjøre det går du til prosedyren Tilstandsvurdering og analyse. Hvis du følger anbefalingen der om å ta bilder av objektene for å dokumentere tilstanden, går du videre til prosedyren Reproduksjon. Det kan kanskje ta litt tid å venne seg til denne fremgangsmåten, men å kryssreferere til prosedyrene på denne måten gjør at vi ikke må gjenta samme veiledning flere steder.

Enkelte av de følgende prosedyrene trenger du kanskje ikke, men det kan være greit å vite hva de tar for seg i tilfelle behovet skulle dukke opp senere:

  • Tilstandsvurdering og analyse – Dokumentere objekters sammensetning og tilstand og notere anbefalinger for bruk, behandling og oppbevaringsforhold.
  • Bevaring og konservering – Håndtere og dokumentere alle konserveringstiltak på objekter, eksempelvis behandling som bremser nedbrytning, reparasjon av skader og/eller forbedring av tilstand og utseende.
  • Verdivurdering – Dokumentasjon av museumsobjektenes økonomiske verdi, enten de er museets egne eller er lånt inn.
  • Forsikrings- og garantiordninger – Sikre at objekter i museets forvaring, både innlånte og andre objekter som museet har forvaltningsansvar for, er forsikret mot skade eller tap.
  • Beredskapsplanlegging for samlinger – Håndtere informasjon om mulige risikoer for objekter i museets forvaring og hvilke tiltak som skal iverksettes i krisesituasjoner.
  • Skade og tap – Håndtere og dokumentere tiltak i forbindelse med tap eller skade på objekter som museet forvalter.
  • Deaksesjon og avhending – Den formelle beslutningen om å ta objekter ut av den aksesjonerte samlingen (deaksesjon) og avhending av objektene i tråd med museets rutiner.
  • Rettighetshåndtering – Håndtere immaterielle rettigheter og retten til vern av personopplysninger, knyttet til objekter, reproduksjoner og informasjon.
  • Reproduksjon – Håndtere og dokumentere bilder og andre typer reproduksjoner av objekter, inkludert digitale kopier.
  • Bruk av samlinger – Håndtere og dokumentere all bruk av samlinger, inkludert reproduksjoner.
  • Samlingsvurdering – Håndtere og dokumentere en formell vurdering av samlingene etter en bestemt metodikk.
  • Revisjon – Systematisk gjennomgang for å kontrollere at informasjonen om samlingene er dekkende og korrekt.
Policyer

Selv om alle prosedyrene inneholder policyspørsmål, trenger du ikke skrive 21 forskjellige policydokumenter. I stedet kan du svare på flere relevante spørsmål i fire hovedpolicyer som viser hvordan museet skal utvikle, dokumentere, bruke og ivareta samlingene i tråd med museets målsetning.

Selv om det ofte vil være overlappinger, kan Spectrum-prosedyrene deles i disse policy-områdene:

  • Policy for utvikling av samlinger – Mottak av objekter, Ervervelse og aksesjon, Deaksesjon og avhending og Samlingsvurdering.
  • Policy for informasjon om samlinger – Plassering, flytting og transport, Inventarkontroll, Katalogisering, Utlevering, Dokumentasjonsplanlegging, Verdivurdering, Forsikrings- og garantiordninger, Rettighetshåndtering og Reproduksjon.
  • Policy for bruk av samlinger – Innlån, Utlån og Bruk av samlinger.
  • Policy for bevaring av samlinger – Tilstandsvurdering og analyse, Bevaring og konservering, Beredskapsplanlegging for samlinger og Skade og tap.

For veiledning om hvordan du kan utvikle policydokumentene til et slikt rammeverk for samlingsforvaltningen, se informasjon tilgjengelig på nettsiden til Collections Trust.

Programvare som er kompatibel med Spectrum

Du trenger ingen programvare for å bruke Spectrum eller for å møte kravene for akkreditering i Storbritannia. Mindre museer greier seg fint med papirbaserte systemer. De fleste museene i dag benytter imidlertid en blanding av papir (spesielt der man trenger signaturer) og programvare for samlingsforvaltning. Det finnes mange slike programmer tilgjengelig på markedet og du bør kunne finne et som passer museets behov. Du kan sammenligne systemene som våre partnere tilbyr på denne lenken.

Mange av disse systemene er kompatible med Spectrum. Programvare som er kompatibel med Spectrum har felter for alle informasjonsenhetene du trenger å registrere, for alle prosedyrene. Det er ikke alltid nøyaktig sammenfallende systemfelter i programvaren med Spectrumenheter, men utviklerne har vist Collections Trust hvordan systemet kan brukes for å følge Spectrum. Og kanskje enda viktigere: Utviklerne vil kunne forklare deg hvordan du lagrer enhver Spectrumenhet i systemet. Bare systemer som er godkjent av Collections Trust kan hevde å være kompatible med Spectrum.

Ytterligere råd

Tidligere versjoner av Spectrum har inkludert henvisninger til ytterligere kilder med råd, relevante standarder, aktuell lovgivning og beste praksis. For å holde denne informasjonen mer oppdatert enn det som er mulig i trykte versjoner, er det inkludert lenker til disse kildene fra nettsiden til Collections Trust.