Wat is Spectrum?

Spectrum geeft onderbouwd en beproefd advies over alle zaken waar musea doorgaans mee te maken hebben in het beheer van hun collectie. Daarbij kan het gaan om dagelijkse activiteiten, zoals het verplaatsen van objecten en het bijwerken van locatiegegevens. Maar het kan ook gaan om incidentele activiteiten, zoals het verlengen van een verzekeringsdekking. Spectrum noemt dit procedures; er zijn er in totaal 21.

Voor wie is Spectrum bedoeld?

Spectrum is bedoeld voor alle musea, ongeacht hun omvang en soort collectie, en kan daarnaast nuttig zijn voor aanverwante instellingen die ook collecties beheren. We gebruiken de term ‘organisatie’ voor alle organisaties die een collectie beheren en ‘u’ voor iedereen die betrokken is bij het beheer van deze collecties: van de bestuursorganen die het beleid en het budget bepalen tot het personeel en de vrijwilligers op alle niveaus, zowel aan de publiekskant als achter de schermen.

Spectrum is ontstaan in het Verenigd Koninkrijk en wordt daar gebruikt door alle geaccrediteerde organisaties. De afgelopen jaren is deze standaard ook overgenomen door een aantal andere landen en in diverse talen vertaald.

Hoe is een Spectrumprocedure opgebouwd?

Elke procedure bestaat uit:

  • Een definitie waarin de procedure in één zin wordt beschreven.
  • Aanvullende bijzonderheden over de reikwijdte van de procedure en wanneer die wordt gebruikt (met soms ook een verwijzing naar een andere procedure).
  • De Spectrumstandaard. Deze beschrijft het doel van de procedure, ongeacht hoe dat doel wordt bereikt. Deze standaard bestaat uit twee onderdelen:
    • Een aantal beleidsvragen om over na te denken;
    • De minimale vereisten waaraan u moet voldoen in de schriftelijke procedure van uw eigen organisatie. Er worden een of meer voorbeelden gegeven om te laten zien waarom beide onderdelen van belang zijn.
  • Een voorgestelde procedure (slechts een suggestie) in twee vormen:
    • Een stroomdiagram waarin de voorgestelde aanpak wordt samengevat.
    • Een tekstversie waarin ook de informatievereisten voor de procedure staan beschreven (zie hieronder). Waar nodig bevat de tekstversie van de voorgestelde procedures ook richtlijnen.

Het is belangrijk om te beseffen dat er niet slechts één juiste manier bestaat om deze procedures uit te voeren. Of uw organisatie nu met papieren systemen werkt, met een geautomatiseerd collectiemanagementsysteem of (zeer waarschijnlijk) een combinatie van beide, u kunt de voorgestelde procedures aan uw eigen wensen aanpassen. Zolang de aanpak van uw organisatie voldoet aan de minimale vereisten van de Spectrumstandaard, is uw documentatie in principe in orde.

Informatievereisten

Als u de tekstversie van een voorgestelde procedure volgt, ziet u welke informatie u moet vastleggen (bijv. Objectnaam, Inkomend object – Nummer, Korte beschrijving). Spectrum noemt dit informatie-eenheden en heeft deze gerubriceerd in informatiegroepen (bijv. Objectidentificatie). De richtlijnen voor het vastleggen van deze informatie vindt u in de bijlage van de geprinte versie van Spectrum of via de links in de onlineversie. Via deze link vindt u meer uitleg over de informatievereisten .

Primaire procedures

In Spectrum 5.0 staan negen primaire procedures beschreven. Dit zijn de procedures die organisaties doorgaans het vaakst gebruiken. Nederlandse en Vlaamse organisaties die willen voldoen aan de eisen van respectievelijk het Nederlands Museumregister en het kwaliteitslabel, wordt aangeraden Spectrum als leidraad te gebruiken voor het implementeren van deze primaire procedures.

  • Inkomend object – Het in uw systeem vastleggen van alle objecten die aan uw zorg worden toevertrouwd, zoals bruikleenobjecten, objecten met verzoek om informatie en potentiële verwervingen.
  • Verwerving en inschrijving – Het verwerven van het wettelijke eigendomsrecht van objecten, vooral (maar niet altijd) om ze aan uw vaste collecties toe te voegen via een inschrijvingsproces. Het is de formele toezegging van uw bestuursorgaan dat uw organisatie voor een langere termijn zorg zal dragen voor de objecten.
  • Standplaats en verplaatsing – Het beheren en documenteren van informatie betreffende de huidige en de eerdere standplaats van alle objecten die onder uw beheer vallen.
  • Inventaris – Ervoor zorgen dat u beschikt over basisinformatie van alle objecten die onder uw beheer vallen en dat u de achterstand wegwerkt als dit niet het geval is.
  • Registratie en documentatie – Het beheren van informatie die betekenis geeft aan uw collecties met als doel het vastleggen en terugvinden van wat bekend is over de objecten.
  • Uitgaand object – Het beheren en documenteren van de objecten die de gebouwen van uw organisatie verlaten en niet meer rechtstreeks onder uw verantwoordelijkheid vallen.
  • Inkomende bruikleen (lenen van objecten) – Het beheren en documenteren van objecten die u in bruikleen neemt van andere organisaties of particulieren gedurende een specifieke periode en voor een specifiek doel.
  • Uitgaande bruikleen (uitlenen van objecten) – Het beoordelen van verzoeken om objecten in bruikleen te geven en het beheren van het uitleenproces tot de geleende objecten worden teruggegeven.
  • Documentatieplanning – Een continu proces met als doel het verbeteren van uw collectie-informatiesystemen en het uitbreiden van de informatie die erin is opgeslagen.
Andere procedures

In de praktijk bevatten de Spectrumprocedures zo vaak kruisverwijzingen dat u bij het volgen van de meeste primaire procedures al snel uitkomt bij andere, niet-primaire procedures. In de voorgestelde (primaire) procedure voor Inkomende objecten wordt bijvoorbeeld aanbevolen om de conditie van de objecten die bij uw organisatie aankomen te controleren. Op dat moment zult u waarschijnlijk overstappen op de (niet-primaire) procedure Conditiecontrole en technisch onderzoek. En als u daar de aanbeveling opvolgt om objecten te fotograferen om hun conditie vast te leggen, stapt u over op de (niet-primaire) procedure Reproductie. Misschien moet u hier even aan wennen, maar dankzij deze kruisverwijzingen hoeven dezelfde richtlijnen niet steeds op verschillende plaatsen herhaald te worden.

Sommige procedures zult u misschien nooit nodig hebben, maar het is zinvol om te weten wat ze inhouden, mocht u er ooit mee te maken krijgen:

  • Conditiecontrole en technisch onderzoek – Het documenteren van de samenstelling en de conditie van een object en het vastleggen van daaruit voortvloeiende aanbevelingen.
  • Actieve en preventieve conservering – Het beheren en documenteren van conserveringshandelingen aan bepaalde objecten, zoals behandelingen om verval tegen te gaan, schade te herstellen of het visuele voorkomen van het object te verbeteren.
  • Waardebepaling – Het documenteren van de financiële waarde van objecten, in eigendom van uw organisatie of in bruikleen.
  • Verzekering en indemniteit – Het beheren en documenteren van de verzekeringsbehoeften en -regelingen ten aanzien van objecten uit de vaste collectie en van objecten waarvoor uw organisatie tijdelijk verantwoordelijk is.
  • Calamiteitenplan voor collecties – Het beheren van informatie over potentiële risico’s voor alle objecten die onder uw beheer vallen en de maatregelen die moeten worden genomen in noodsituaties.
  • Schade en verlies – Respons op schade aan of verlies van objecten in uw beheer.
  • Afstoting en uitschrijving – Het formele besluit van een bestuursorgaan om objecten uit de vaste collectie te halen (uitschrijving) en het uitvoeren van de afstoting van deze objecten volgens een vaste methode. Gebruik hiervoor de Leidraad Afstoting Museale Objecten (LAMO).
  • Rechten – Het beheren en documenteren van de intellectuele eigendomsrechten en rechten op het gebied van gegevensbescherming met betrekking tot de objecten, reproducties en informatie.
  • Reproductie – Het beheren en documenteren van het maken van afbeeldingen en andere soorten reproducties van objecten, inclusief digitale kopieën.
  • Gebruik collecties – Het beheren en documenteren hoe de collecties van uw organisatie, inclusief afbeeldingen en andere reproducties, worden gebruikt door u en anderen.
  • Collectie-evaluatie – Het beheren en documenteren van elke formele beoordeling van uw collecties aan de hand van een bepaalde methode.
  • Audit – Het systematisch controleren op nauwkeurigheid en compleetheid van de informatie over uw collecties.
Beleid

Hoewel elke procedure beleidsvragen bevat, is het niet nodig om 21 aparte beleidsdocumenten op te stellen. In plaats daarvan kunt u de antwoorden op relevante beleidsvragen opnemen in vier bredere beleidsdocumenten waarin op een samenhangende manier wordt uitgelegd hoe u uw collecties wilt ontwikkelen, documenteren, gebruiken en beheren, conform de missie van uw organisatie.

De Spectrumprocedures zouden bij de volgende beleidsterreinen kunnen worden ondergebracht (waarbij er waarschijnlijk veel overlap zal zijn):

  • Collectiebeleid – Inkomend object, Verwerving en inschrijving, Afstoting en uitschrijving, Collectie-evaluatie.
  • Collectie-informatiebeleid – Standplaats en verplaatsing, Inventaris, Registratie en documentatie, Uitgaand object, Documentatieplanning, Waardebepaling, Verzekering en indemniteit, Rechten, Reproductie.
  • Collectietoegankelijkheidsbeleid – Inkomende bruikleen (lenen van objecten), Uitgaande bruikleen (uitlenen van objecten), Gebruik collecties.
  • Collectiebeheerbeleid – Conditiecontrole en technisch onderzoek, Actieve en preventieve conservering, Calamiteitenplan voor collecties, Schade en verlies.
Met Spectrum compatibele software

U hebt geen digitaal systeem nodig om Spectrum in de praktijk te gebruiken, en ook niet om aan de eisen van het Nederlands Museumregister en het kwaliteitslabel te voldoen. Sommige kleinere organisaties werken nog steeds met een volledig papieren systeem. De meeste organisaties gebruiken tegenwoordig echter een combinatie van papier (met name wanneer documenten moeten worden ondertekend) en software voor collectiemanagement. Er zijn talloze systemen op de markt, dus u zult ongetwijfeld een geschikt programma vinden dat aansluit op de behoeften van uw organisatie. Ga naar de pagina over software als u de systemen die de Spectrumpartners aanbieden met elkaar wilt vergelijken. Veel van deze systemen sluiten aan op de Spectrumsystematiek.

Dat houdt in dat het systeem ruimte biedt voor elke informatie-eenheid die u wilt vastleggen, voor elke procedure. Er zal niet altijd voor elke Spectrumeenheid een systeemveld zijn, maar in die gevallen heeft de ontwikkelaar aan Collections Trust aangegeven hoe ze met elkaar corresponderen. De ontwikkelaar kan bovendien uitleggen hoe alle Spectrumeenheden in het systeem kunnen worden vastgelegd. Alleen systemen die door Collections Trust zijn goedgekeurd, mogen zichzelf Spectrum Compliant noemen.

Meer informatie

In eerdere versies van Spectrum werd ook verwezen naar andere informatiebronnen, andere relevante standaards, praktische instructies en wetgeving. Deze bronnen kunnen worden geraadpleegd via de links op de website van Collections Trust. Ze worden, anders dan de papieren versies, regelmatig geactualiseerd.