En quoi consiste Spectrum?

    Spectrum donne des conseils éprouvés sur les mesures de gestion des collections qu’adoptent la plupart des musées. Il peut s’agir d’activités quotidiennes, comme le déplacement d’objets et la mise à jour des dossiers d’emplacement, ou d’activités occasionnelles, comme la mise à jour de la couverture d’assurance. Spectrum utilise le terme procédures pour désigner ces activités. Il y en a 21.

    À qui la norme s’adresse-t-elle?

    Spectrum s’adresse aux musées de toute taille, sans égard au genre de collection. En outre, cette norme peut également être utile à des institutions similaires ayant des collections de type muséal. Pour simplifier les choses, le terme « musée » servira à désigner tous les organismes qui gèrent des collections, et le terme « vous » servira à désigner toutes les personnes qui participent à la gestion de vos collections, des organes directeurs qui établissent les politiques et les budgets à tous les employés et bénévoles, tant en coulisse qu’à l’avant-scène.

    Spectrum est une norme du Royaume-Uni utilisée par tous les musées accrédités du pays. Cependant, au cours des dernières années, la norme a été adoptée par un certain nombre d’autres pays, en plus d’être traduite en plusieurs langues.

    Que retrouve-t-on dans une procédure de Spectrum?

    Chaque procédure comprend :

    • une définition qui cherche à résumer la procédure en une seule phrase;
    • une note plus complète sur la portée de la procédure, qui explique quand l’utiliser (et, parfois, quand utiliser une procédure différente).
    • La norme SPECTRUM. Il s’agit de votre objectif, peu importe la façon dont vous l’atteignez. La norme est divisée en deux parties :
      • Quelques questions stratégiques à prendre en considération.
      • Les exigences minimales à respecter dans la procédure écrite de votre musée. Un exemple ou deux indiquent pourquoi chacune est importante.
    • Une procédure suggérée (et ce n’est qu’une suggestion) offerte en deux formats :
      • Un diagramme de flux de travail résumant la manière suggérée de faire les choses.
      • Une version texte qui comprend les exigences en matière d’information pour la procédure (voir ci-dessous). Le cas échéant, la version texte des procédures suggérées comprend aussi des notes d’orientation.

    Il est important de souligner d’emblée qu’il n’existe pas une seule façon de mettre en pratique l’une ou l’autre de ces procédures. Que votre musée utilise des systèmes sur papier, un système informatisé de gestion des collections ou, plus vraisemblablement, une combinaison des deux, vous pouvez adapter les procédures proposées à vos besoins. Tant que la façon de faire de votre musée respecte les exigences minimales de la norme Spectrum, votre documentation devrait être solide.

    Exigences en matière d’information

    À mesure que vous suivez la version texte d’une procédure suggérée, vous remarquerez que les éléments d’information que vous pourriez avoir besoin de consigner sont énumérés (p. ex., Nom d’objet, Numéro d’entrée, Brève description). La norme utilise le terme éléments d’information pour désigner ces concepts, et les répertorie en groupes d’information (p. ex., information d’identification d’objet). Vous trouverez des conseils sur la façon de consigner cette information dans le volume de l’annexe de la norme Spectrum imprimée ou en cliquant sur les liens dans la version en ligne. Vous trouverez plus de détails sur les exigences en matière d’information en cliquant sur ce lien.

    Procédures primaires

    Spectrum 5.0 compte neuf procédures primaires. Il s’agit des procédures que les musées utilisent le plus souvent. Les musées britanniques qui souhaitent satisfaire aux exigences du système d’accréditation devront démontrer qu’ils respectent les neuf procédures primaires de la norme Spectrum ou qu’ils ont un plan pour les respecter.

    • Entrée d’objets – Consigner tous les objets qui vous sont confiés pour quelque raison que ce soit, y compris les prêts, les demandes de renseignements et les acquisitions potentielles.
    • Acquisition et enregistrement des acquisitions – Prendre en charge légalement des objets, tout particulièrement (mais pas toujours) pour les ajouter à vos collections à long terme par l’intermédiaire du processus d’acquisition : l’engagement officiel de votre organe directeur à s’occuper des objets à long terme.
    • Contrôle de l’emplacement et des déplacements – Consigner l’endroit où se trouvent tous les objets sous votre responsabilité, et mettre à jour l’information chaque fois qu’un objet est déplacé.
    • Inventaire – S’assurer de disposer de l’information de base pour être responsable des objets qui vous sont confiés et, si ce n’est pas le cas, éliminer l’arriéré.
    • Catalogage – Gérer l’information qui donne un sens à vos collections, non pas comme une fin en soi, mais pour consigner et récupérer les renseignements sur vos objets.
    • Sortie d’objets – Consigner le moment où les objets quittent les bâtiments dont vous êtes responsable et ne relèvent ainsi plus de vous.
    • Objets empruntés – Gérer l’emprunt de tous les objets pour une période déterminée et à une fin précise.
    • Objets prêtés – Évaluer les demandes de prêt d’objets et gérer le processus de prêt jusqu’à ce que les objets prêtés vous soient retournés.
    • Planification de la documentation – Améliorer vos systèmes de documentation et l’information qu’ils contiennent dans le cadre d’un processus d’amélioration continue.
    Autres procédures

    En pratique, les procédures de Spectrum renvoient les unes aux autres d’une manière telle qu’en suivant presque n’importe quelle procédure primaire, on aboutit rapidement à d’autres procédures qui ne sont pas primaires. Par exemple, la procédure suggérée pour l’entrée d’objets (primaire) recommande de vérifier l’état des objets qui arrivent dans votre musée. Vous passeriez ensuite à la vérification de l’état et à l’analyse technique (non primaire). Si vous suivez la recommandation de photographier les objets pour consigner leur état, vous passeriez à nouveau à la reproduction (non primaire). Même si une période d’adaptation peut être nécessaire, les renvois entre les procédures réduisent le besoin de répéter les mêmes directives à plusieurs endroits.

    Vous n’aurez peut-être jamais besoin de certaines de ces procédures. Cependant, il est utile de savoir sur quoi elles portent si elles sont requises :

    • Vérification de l’état et analyse technique – Documenter la composition et l’état des objets et noter toute recommandation qui en découle.
    • Soin et conservation des collections – Gérer et documenter tout travail de conservation s’appliquant à des objets donnés, comme les traitements pour ralentir la détérioration, réparer les dommages ou améliorer l’apparence.
    • Établissement de la valeur – Documenter la valeur financière des objets, que ce soit les vôtres ou les objets empruntés.
    • Assurance et indemnisation – Veiller à ce que vos objets propres, les objets prêtés et les autres objets qui vous sont confiés bénéficient d’une couverture appropriée contre les dommages ou les pertes.
    • Planification d’urgence pour les collections – Gérer l’information sur les risques potentiels pour tous les objets qui vous sont confiés, et sur les mesures à prendre en cas d’urgence.
    • Dommages et pertes – Prendre des mesures en cas de dommage ou de perte des objets qui vous sont confiés.
    • Retrait d’inventaire et aliénation – Décision officielle d’un organe directeur de retirer des objets de ses collections à long terme (retrait d’inventaire) et de gérer l’aliénation de ces objets selon une méthode convenue.
    • Gestion des droits – Gérer les droits de propriété intellectuelle et de protection des données associés aux objets, aux reproductions et aux renseignements.
    • Reproduction – Gérer et consigner la création d’images et d’autres types de reproduction d’objets, y compris les copies numériques.
    • Utilisation des collections – Gérer et consigner la façon dont vos collections, y compris les images et autres reproductions de celles-ci, sont utilisées, que ce soit par vous ou une autre partie.
    • Examen des collections – Gérer et documenter toute évaluation officielle de vos collections en fonction d’une méthodologie établie.
    • Vérification – Faire une vérification systématique de l’exactitude et de l’exhaustivité de l’information dont vous disposez au sujet de vos collections.
    Politiques

    Bien que chaque procédure comprenne des questions stratégiques, il n’est pas nécessaire de rédiger 21 politiques distinctes. Vous pourriez plutôt inclure des réponses à des questions stratégiques pertinentes dans quatre vastes politiques énonçant, de façon intégrée, comment vous développerez, documenterez et utiliserez vos collections, et vous en occuperez, afin de faire valoir la mission de votre musée.

    Bien qu’il soit probable qu’il y ait beaucoup de chevauchements, les procédures relatives à Spectrum pourraient relever de ces domaines stratégiques :

    • Politique de développement des collections – Entrée d’objets, Acquisition et enregistrement des acquisitions, Retrait d’inventaire et aliénation, Examen des collections
    • Politique d’information sur les collections – Contrôle de l’emplacement et des déplacements, Inventaire, Catalogage, Sortie d’objets, Planification de la documentation, Établissement de la valeur, Assurance et indemnisation, Gestion des droits, Reproduction
    • Politique d’accès aux collections – Objets empruntés, Objets prêtés, Utilisation des collections
    • Politique de soin des collections – Vérification de l’état et évaluation technique, Soin et conservation des collections, Planification d’urgence pour les collections, Dommages et pertes

    Pour obtenir davantage d’information sur la manière d’élaborer vos politiques en fonction de ce genre de cadre intégré de gestion des collections, consultez la section Resources du site Web de Collections Trust (en anglais seulement).

    Logiciel conforme à Spectrum

    Vous n’avez pas besoin d’un système informatisé pour mettre en application Spectrum, ni pour satisfaire aux exigences du système d’accréditation. Certains musées plus petits y parviennent avec des systèmes entièrement sur papier. Cependant, de nos jours, la plupart des musées utilisent conjointement un système sur papier (surtout lorsque des signatures sont nécessaires) et un logiciel de gestion des collections. En raison de la vaste gamme de produits offerts sur le marché, vous devriez pouvoir trouver un produit adapté aux besoins de votre musée. Vous pouvez comparer les systèmes offerts par nos partenaires de Spectrum à l’adresse www.collectionstrust.org.uk/software. Bon nombre de ces systèmes sont conformes à Spectrum.

    Si le logiciel est conforme à Spectrum, il peut comprendre chaque élément d’information que vous pourriez avoir à consigner dans le cadre de n’importe quelle procédure. Les éléments de Spectrum et les champs du système pourraient ne pas toujours correspondre parfaitement. Cependant, le développeur aura montré à Collections Trust comment des correspondances peuvent être établies. Plus important encore, le développeur sera en mesure de vous expliquer comment enregistrer n’importe quel élément de Spectrum au moyen du système. Seuls les systèmes validés par Collections Trust peuvent être considérés comme étant conformes à Spectrum.