¿Qué es Spectrum?

Spectrum brinda asesoramiento de eficacia comprobada sobre las actividades que realizan los museos en la gestión de sus colecciones. Algunas son actividades cotidianas, tales como mover objetos de lugar y actualizar los registros de ubicación. Otras son ocasionales, como actualizar la cobertura del seguro. Spectrum denomina a todas dichas actividades procesos y existen 21.

¿Para quién está diseñado?

Spectrum sirve para todo tipo de museos independientemente del tamaño que tengan, y además puede ser muy útil para instituciones similares que tengan colecciones similares a las de un museo. Por facilidad, usaremos «museo» en el sentido más amplio para referirnos a todas las organizaciones que se basan en colecciones, y a todos los involucrados en la gestión de sus colecciones: «museo» abarca desde los órganos rectores que establecen políticas y determinan presupuestos pasando por el personal de todo nivel y los voluntarios, hasta la atención al cliente y personal tras bastidores. Spectrum se desarrolló en el Reino Unido y lo utilizan todos los Museos acreditados en ese país, pero en años recientes, el estándar ha sido adoptado por varios otros países y se ha traducido a varios idiomas.

¿De qué consta un proceso Spectrum?

Cada proceso consta de lo siguiente:

  • Una definición que trata de resumir el proceso en una oración.
  • Una nota más completa sobre el alcance del proceso, que explica cuándo emplearlo (y, a veces, cuándo utilizar un proceso diferente).
  • El estándar Spectrum. Esto es lo que debe tener como objetivo, al margen de cómo lo logre. Existen dos partes del estándar:
    • Algunas temas de políticas que es necesario tener en consideración.
    • Los requisitos mínimos que debe cumplir el proceso escrito del propio museo. Uno o dos ejemplos que muestren por qué cada uno es importante.
  • Un proceso sugerido (y es solo una sugerencia) presentado en dos formatos:
    • Un flujograma que resume la manera sugerida de hacer las cosas.
    • Una versión del texto, que incluye los requerimientos informativos para el proceso (ver más adelante). Cuando sea necesario, las versiones del texto de los procesos sugeridos también incluyen guías de orientación.

Es importante subrayar que no existe una única manera de poner en práctica estos procesos. Si su museo emplea sistemas físicos, un sistema computarizado de gestión de colecciones o (lo más probable) una combinación de ambos, puede adaptar los procesos sugeridos para que cumplan con sus necesidades. Mientras que la forma de hacer las cosas en su museo cumpla con los requerimientos mínimos del estándar Spectrum, su documentación estará, en general, completa.

Requerimientos informativos

A medida que se sigue la versión en texto de un proceso sugerido, se darán cuenta de que los bits de información que podría requerirse registrar está enumerados (por ej., Nombre del objeto, Número de entrada, Breve descripción). Spectrum denomina estos conceptos unidades de información y las enumera en grupos de información (por ej., Información para la identificación del objeto). Pueden encontrar orientación para registrar esta información en el volumen de apéndices de la versión impresa de Spectrum o siguiendo los enlaces en la versión en línea. En el siguiente enlace hay más detalles sobre los requerimientos informativos.

Procesos primarios

En Spectrum 5.0 existen nueve procesos primarios. Estos son los que la mayoría de museos utilizará la mayor parte del tiempo. Los museos del Reino Unido que deseen cumplir con los requerimientos del Programa de acreditación tendrán que demostar que cumplen, o tienen un plan para alcanzar, el estándar Spectrum de los nueve procesos.

  • Entrada de objetos – Registrar todos los objetos que llegan a su cuidado por cualquier razón, incluyendo préstamos, consultas y potenciales adquisiciones.
  • Adquisición y accesión – Asumir la propiedad legal de los objetos, especialmente (pero no siempre) para incorporarlos a sus colecciones permanentes a través del proceso de accesión: el compromiso formal por parte de su órgano rector de cuidar los objetos en el largo plazo.
  • Control de ubicación y movimiento – Llevar un registro de dónde encontrar los objetos bajo el cuidado del museo, y actualización de la ubicación cada vez que se traslada un objeto.
  • Inventario – Asegurar que cuentan con la información básica para responder por los objetos bajo cuidado del museo y ponerse al día en el trabajo pendiente, si no lo han hecho.
  • Catalogación – Gestionar la información que otorga significado a sus colecciones, no como un fin en sí misma, sino para registrar y recuperar lo que se sabe de los objetos.
  • Salida de objetos – Registrar cuando los objetos abandonen las instalaciones bajo la responsabilidad del museo y salgan de su cuidado directo.
  • Recibir (objetos) en préstamo – Gestionar los objetos que se toman prestados por un plazo fijo y con un fin específico.
  • Dar (objetos) en préstamo – Evaluar las solicitudes de préstamo de sus objetos y gestionar el proceso de préstamo hasta que estos hayan retornado a manos del museo.
  • Planificación de la documentación – Mejorar los sistemas de documentación y ampliar la información que estos contienen, como proceso ininterrumpido de mejora continua.
Otros procesos

En la práctica, los procesos Spectrum hacen referencia cruzada entre sí, tanto así que el hecho de seguir casi cualquier proceso primario conducirá rápidamente a otros no primarios. Por ejemplo, el proceso (primario) sugerido para la Entrada de objetos recomienda verificar el estado de los objetos que llegan al museo; en dicho punto el museo podría pasar a la Verificación de estado y evaluación técnica (no primario). Si siguen la recomendación indicada de fotografiar los objetos a manera de registro de su estado, podrían pasar en este caso a la Reproducción (no primario). Si bien toma tiempo implementarlo, la referencia cruzada entre procesos evita la necesidad de repetir la misma orientación en distintos lugares. Es posible que nunca necesiten estos procesos, pero vale la pena saber qué cubren en caso de que los necesiten:

  • Verificación de estado y evaluación técnica – Documentar la composición y el estado de los objetos, anotando cualquier recomendación resultante.
  • Cuidado y conservación de colecciones – Gestionar y documentar todo trabajo de conservación de objetos, tales como tratamientos para retardar el desgaste, reparar daños y mejorar su apariencia.
  • Valorización – Documentar el valor económico de los objetos, sean de propiedad del museo o prestados.
  • Seguro e indemnización – Garantizar que los objetos de propiedad del museo, préstamos y otros objetos bajo su cuidado tengan una cobertura adecuada frente a daños o pérdida.
  • Planificación ante emergencias para colecciones – Gestionar la información sobre los riesgos potenciales para todos los objetos bajo su cuidado, y la acción a tomar en caso de emergencia.
  • Daño y pérdida – Responder al daño o la pérdida de los objetos bajo su cuidado.
  • Dar de baja a la colección y descarte – La decisión formal por parte de un órgano rector de retirar los objetos de sus colecciones permanentes (dar de baja) y gestionar el descarte de dichos objetos mediante un método acordado.
  • Gestión de derechos – Gestionar los derechos de propiedad intelectual y derechos a la protección de datos de los objetos, reproducciones e información.
  • Reproducción – Gestionar y registrar la creación de imágenes y otros tipos de reproducción de objetos, incluyendo copias digitales.
  • Uso de colecciones – Gestionar y registrar de qué forma sus colecciones, incluyendo imágenes y otras reproducciones son utilizadas por el museo o por terceros.
  • Revisión de la colección – Gestionar y documentar cualquier evaluación formal de sus colecciones, siguiendo una metodología establecida.
  • Auditar – Verificar sistemáticamente la exactitud y el carácter completo de la información que el museo tiene de sus colecciones.
Políticas

Aunque cada proceso incluye aspectos sobre las políticas, no es necesario elaborar 21 políticas independientes. Más bien, podrían abordar las preguntas relevantes sobre las políticas dentro de cuatro políticas amplias que establezcan de forma integrada de qué manera desarrollarán, documentarán, utilizarán y cuidarán de sus colecciones para promover la misión del museo. Aunque es probable que haya mucha referencia cruzada, los procesos Spectrum podrían clasificarse dentro de estas políticas generales:

  • Política de desarrollo de colección – Entrada de objetos, Adquisición y accesión, Dar de baja a la colección y descarte, Revisión de la colección
  • Política de información sobre colecciones –Ubicación y control del movimiento, Inventario, Catalogación, Salida de objetos, Planificación de la documentación, Valorización, Seguro e indemnización, Gestión de derechos, Reproducción
  • Política de acceso a colección – Recibir (objetos) en préstamo, Dar (objetos) en préstamo, Uso de colecciones
  • Política de cuidado de colección –Verificación de estado y evaluación técnica, Cuidado y conservación de colecciones, Planificación ante emergencias para colecciones, Daños y pérdidas

Para obtener mayor orientación sobre cómo elaborar sus políticas dentro de este marco integrado de gestión de colecciones, ver el área de recursos del sitio web Collections Trust.

Software Compatible con Spectrum

No es necesario que tengan un sistema computarizado para poner en práctica Spectrum, ni para cumplir con los requerimientos del Programa de acreditación. Algunos museos pequeños lo gestionan completamente con sistemas físicos. Sin embargo, la mayoría de museos actualmente utiliza una combinación de sistemas físicos (especialmente cuando se requieren firmas) y algún tipo de software para la gestión de colecciones. Hoy existe una amplia gama de alternativas, por lo que todos los museos tienen la posibilidad de encontrar uno que se adecúe a sus necesidades. Pueden comparar los sistemas que ofrecen los Colaboradores de Spectrum en www.collectionstrust.org.uk/software. Muchos de estos sistemas son Compatibles con Spectrum.

Si el software es Compatible con Spectrum, tiene un espacio para registrar cada unidad de información necesaria para cualquier proceso. Puede que no siempre exista una coincidencia exacta entre las unidades de Spectrum y los campos del sistema, pero el desarrollador ha mostrado a Collections Trust cómo se configuran. Aún más importante, el desarrollador estará en capacidad de explicarles cómo registrar cualquier unidad de Spectrum utilizando el sistema. Solo los sistemas validados por Collections Trust pueden denominarse Compatibles con Spectrum.

Asesoramiento adicional

Las ediciones anteriores de Spectrum incluían referencias a fuentes adicionales de asesoramiento, a otros estándares relevantes, códigos de práctica y legislación. Para mantener esta información lo más actualizada posible en la versión impresa, ahora se colocan los enlaces a estos recursos en el sitio web de Collections Trust. Preguntas frecuentes Aquí pueden encontrar respuestas a algunas de las preguntas frecuentes sobre Spectrum.