Évaluation - Marche à suivre proposée

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Obtenez une évaluation, conformément à votre politique.

Plusieurs autres procédures Spectrum peuvent susciter le besoin d’obtenir une nouvelle évaluation et à jour. Effectuez le suivi sur les évaluations, et mettez-les à jour au besoin suivant la procédure appropriée. Par exemple, l’évaluation d’un objet emprunté peut fluctuer au cours d’une période de prêt. Les sources d’évaluation comprennent les conservateurs, les évaluateurs professionnels et les prêteurs.

Vous devrez convenir d’un ensemble de principes pour évaluer divers types d’objets, à savoir :

  • La valeur marchande courante d’objets comparables.
  • L’évaluation originale ou le prix d’achat, ajusté en fonction de l’inflation.
  • Les frais de restauration.
  • Les coûts d’acquisition d’un autre objet comparable (y compris possiblement les frais de transport et autres frais).

Les évaluations relatives à la restauration et au traitement peuvent représenter un problème et peuvent être différentes de la valeur marchande (p. ex., une chaise à caractère cérémonial de faible valeur intrinsèque peut être irremplaçable en raison des associations locales : en cas de dommages, cela peut coûter plusieurs fois sa valeur à restaurer).

Le prix d’achat peut n’avoir aucune relation directe avec celui d’une évaluation (p. ex., le vendeur peut vous vendre intentionnellement un objet à un montant inférieur à celui de la valeur marchande).

Si l’objet ne vous appartient pas, convenez de l’évaluation par écrit avec le propriétaire.

Ceci deviendra important dans le cas de tout différend futur.

Consignez l’information sur le processus d’évaluation.

Cela peut comprendre l’information suivante sur des occasions précises lorsque des évaluations sont obtenues :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet (pour les objets qui vous appartiennent).
  • Courte description (utilisez une liste d’autorité).

Information sur l’entrée des objets

  • Numéro d’entrée (pour les objets qui appartiennent à des tiers).

Information sur l’évaluation des objets

  • Un identificateur pour l’événement de l’évaluation – Numéro de référence de l’évaluation (utilisez un format normalisé).
  • Nom de la personne de votre organisation qui autorise l’évaluation – Autorisateur de l’évaluation (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Date d’autorisation – Date d’autorisation de l’évaluation (utilisez un format normalisé).
  • Nom de l’évaluateur (et ses coordonnées s’il ne travaille pas au sein de votre organisation) :
    • Évaluateur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.

Consignez les résultats d’une évaluation.

Pour chaque objet, ou lot d’objets, consignez l’information suivante :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet (pour les objets qui vous appartiennent).

Information sur l’entrée des objets

  • Numéro d’entrée (pour les objets qui appartiennent à des tiers).

Information sur l’évaluation des objets

  • Évaluation – Évaluation de l’objet.
    • Date de l’évaluation – Date d’évaluation de l’objet (utilisez un format normalisé).
  • Le type d’évaluation – Type d’évaluation de l’objet (utilisez une liste d’autorité).
  • La raison de l’évaluation – Raison de l’évaluation de l’objet (utilisez une liste d’autorité).
  • La date à laquelle l’évaluation doit être renouvelée – Date de renouvellement de l’évaluation de l’objet (utilisez un format normalisé).
  • Toute autre information concernant l’évaluation – Note sur l’évaluation de l’objet.

Sécurisez et contrôlez l’accès à l’information d’évaluation.

Par exemple, si vous consignez l’information d’une évaluation dans un système informatisé de gestion des collections, assurez-vous que les champs pertinents peuvent être vus par les utilisateurs autorisés seulement.

Conservez les documents originaux.

Ces documents peuvent inclure des documents signés par un évaluateur, ou par le propriétaire d’un objet prêté pour accepter une évaluation. Classez ces documents et notez l’Emplacement des documents dans les dossiers des objets pertinents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Mettez à jour votre protection d’assurance et d’indemnité en vue des évaluations nouvelles ou modifiées.

Allez à Assurance et indemnité.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine