Användning av samlingar - Standarden

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Museet ska ha en policy för användning av samlingar, ibland kallad policy för tillgängliggörande av samlingarna. Policyn bör vara kompatibel med policyn för bevarande av samlingarna, policyn för samlingsdokumentation och policyn för samlingsutveckling. Den bör utgöra en del av museets samlade ramverk för hantering av samlingar. Oavsett vilket behöver troligen följande frågor övervägas när policyn formuleras:

  • Vilket är museets uppdrag och mål?

  • Hur ska museet använda sina samlingar och göra dem tillgängliga för andra att använda, enligt uppdraget?

  • Vilka juridiska, etiska eller andra frågor måste övervägas vid förslag om användning av samlingarna?

  • Vem godkänner användning av samlingarna, inklusive reproduktioner?

  • Hur görs information om samlingarna tillgänglig?

  • Hur görs samlingarna fysiskt tillgängliga för forskare?

  • Om det är tillämpligt, hur hanteras förfrågningar om forskning där det ingår att ta prover för destruktiv analys?

  • Hur hanteras användning av material, till exempel bilder, där museet har upphovsrätt?

  • Kommer material där någon annan är eller kommer att bli upphovsrättsinnehavare att användas, även om innehavare av någon anledning inte kan kontaktas?

Museet ska också ha en nedskriven process som beskriver de steg som ska följas när användning av samlingarna hanteras. Spectrums föreslagna arbetsrutin är en bra utgångspunkt. Oavsett hur museet väljer att göra, bör museets egen arbetsrutin för processen åtminstone uppnå följande miniminivå:

Miniminivå Varför är detta viktigt?
Det finns ett system för att ställa, överväga och besluta om förfrågningar som gäller användning av objekt och reproduktioner. Det finns ingen risk att objekt används på ett olämpligt sätt och det finns en granskningshistorik om det uppstår problem.
Varje användning av ett objekt eller en reproduktion noteras och information finns tillgänglig via objektnummer eller reproduktionsnummer. Berörda intressenter kan få information om hur mycket samlingarna används. Ljuskänsliga objekt överexponeras inte för ljus då det finns registrerat hur länge de exponerats.
Museets system förhindrar att objekt bokas för mer än en användning åt gången. Användningen av objekt kan koordineras, speciellt inom större museer.
Det finns förteckningar över forskare och andra som använt specifika objekt. Det går att granska vilka objekt som en viss användare nyttjat om det uppstår säkerhetsfrågor i framtiden.
All kunskap och innehåll som skapats när objekt eller reproduktioner använts kan läggas till i katalogen. Utställningstexter kan återanvändas för att förbättra databasen över samlingar som finns på webben.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet