Gebruik collecties - De Spectrumstandaard

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Uw organisatie dient een beleid te hebben inzake het gebruik en de toegankelijkheid van collecties. Dit beleid dient in overeenstemming te zijn met uw beleid inzake collectiezorg, collectie-informatie en collectieontwikkeling – idealiter als onderdeel van een geïntegreerd kader voor collectiemanagement. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:

  • Wat is de missie van uw organisatie?

  • Hoe worden uw collecties gebruikt en hoe worden deze beschikbaar gemaakt, zodat anderen deze kunnen gebruiken conform uw missie?

  • Met welke wettelijke, ethische of andere zaken moet er rekening worden gehouden bij het overwegen van voorgesteld gebruik van uw collecties?

  • Wie kan het gebruik van uw collecties (inclusief reproducties) autoriseren?

  • Hoe maakt u informatie over uw collecties beschikbaar?

  • Hoe maakt u uw collecties fysiek toegankelijk voor onderzoekers?

  • Voor zover relevant: hoe gaat u om met onderzoeksaanvragen waarbij sprake is van destructieve monsterneming?

  • Wat is uw benadering ten aanzien van het verstrekken van licenties voor materiaal (zoals afbeeldingen) waarvan uw organisatie de enige rechthebbende is?

  • Gebruikt u materiaal waar (waarschijnlijk) auteursrecht op rust, als u om wat voor reden dan ook geen contact kunt opnemen met de betreffende rechthebbenden?

Uw organisatie dient tevens een schriftelijke procedure te hebben met daarin de te volgen stappen voor het beheren van het gebruik van uw collecties. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:

Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
U beschikt over een systeem voor het opstellen, beoordelen en autoriseren van aanvragen om objecten en reproducties te gebruiken. Uw objecten lopen geen risico om op onjuiste wijze gebruikt te worden en er is een controlespoor in het geval er problemen optreden.
U legt elk gebruik van een object of reproductie vast en maakt deze informatie toegankelijk via het betreffende objectnummer of reproductienummer. U kunt belanghebbenden laten weten hoe vaak uw collecties worden gebruikt.Voor lichtgevoelige objecten stelt u een lichtbudget vast en houdt u dit bij.
Uw systeem voorkomt dat een object dubbel gereserveerd wordt voor eenzelfde periode. U kunt het gebruik van uw objecten coördineren, vooral in grotere organisaties.
U bewaart de gegevens van onderzoekers en anderen die specifieke objecten gebruikt hebben. U kunt items die door een bepaalde gebruiker zijn gebruikt controleren als er in de toekomst veiligheidsproblemen optreden.
Nieuwe kennis en informatie die is opgedaan tijdens het gebruik van objecten of reproducties voegt u aan uw collectie-informatiesysteem toe. Tentoonstellingsteksten kunnen opnieuw worden gebruikt om uw online collectie-informatie te verbeteren.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO