Utilisation des collections - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique sur l’utilisation des collections (parfois appelée politique d’accès aux collections). Elle devrait être compatible avec votre politique de soin des collections, votre politique d’information sur les collections et votre politique de développement des collections et, idéalement, faire partie d’un cadre intégré de gestion des collections. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • Quelle est la mission de votre musée?

  • Comment utiliserez-vous vos collections, et les mettrez-vous à la disposition des autres, conformément à votre mission?

  • Quelles questions juridiques, éthiques ou autres pourraient devoir être prises en considération lors de l’examen des utilisations proposées de vos collections?

  • Qui peut autoriser l’utilisation de vos collections, y compris les reproductions?

  • Comment rendrez-vous disponible l’information sur vos collections?

  • Comment rendrez-vous vos collections physiquement accessibles aux chercheurs?

  • Le cas échéant, comment traiterez-vous les demandes de recherche qui impliquent le prélèvement d’échantillons de matériel à des fins d’essais destructifs?

  • Quelle est votre approche sur l’attribution d’une licence pour du matériel, par exemple des images, pour lequel vous détenez les droits exclusifs?

  • Utiliserez-vous le matériel protégé par le droit d’auteur (ou susceptible de l’être) si, pour une raison ou pour une autre, vous ne pouvez pas communiquer avec les détenteurs des droits concernés?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre dans la gestion de l’utilisation de vos collections. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Vous disposez d’un système pour faire des demandes d’utilisation d’objets et de reproductions, les évaluer et les accepter. Vos objets ne sont pas mis en danger à cause d’une utilisation inappropriée, et il y a une piste de vérification en cas de problème.
Vous notez chaque utilisation d’un objet ou d’une reproduction, et vous pouvez consulter cette information grâce au numéro de l’objet ou de la reproduction concerné. Vous pouvez faire savoir aux principaux intervenants à quel point vos collections sont utilisées.Vous ne surexposez pas un objet sensible à la lumière en ne consignant pas depuis combien de temps il est exposé.
Votre système empêche la réservation d’objets pour plus d’une utilisation à la fois. Vous pouvez coordonner l’utilisation de vos objets, en particulier dans les grands musées.
Vous tenez un dossier des chercheurs et des autres personnes qui ont utilisé des objets précis. Vous pouvez vérifier les articles utilisés par un utilisateur particulier si des problèmes de sécurité surviennent ultérieurement.
Vous ajoutez à votre catalogue les connaissances acquises et le contenu créé lors de l’utilisation des objets ou des reproductions. Vous pouvez réutiliser les textes d’exposition pour enrichir l’information sur vos collections en ligne.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine