Uso de colecciones - El estándar Spectrum

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Debe existir una política para el uso de colecciones (que en ocasiones se conoce como política de acceso de colecciones). Este debe ser compatible con las políticas del museo: la política de cuidado de la colección, la política de información de la colección y la política de desarrollo de la colección —idealmente, como parte de un marco integrado de gestión de colecciones—. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:

  • ¿Cuál es la misión del museo?

  • ¿Cómo se usarán las colecciones, y cómo hará que estén disponibles para que otros las usen, de conformidad con la misión del museo?

  • ¿Qué problemas legales, éticos o de otra índole tendrá que tener en cuenta cuando considere propuestas de uso para las colecciones del museo?

  • ¿Quién puede autorizar el uso de las colecciones del museo, incluyendo las reproducciones?

  • ¿Cómo pondrá a disposición la información sobre sus colecciones?

  • ¿Cómo permitirá que sus colecciones estén accesibles físicamente para los investigadores?

  • Si resulta pertinente, ¿cómo se tratarán las solicitudes de los investigadores que implican tomar muestras de un objeto para realizar pruebas destructivas?

  • ¿Cuál es el enfoque del museo para otorgar licencias sobre los objetos, como imágenes, sobre los cuales detenta derechos exclusivos?

  • ¿El museo usará objetos sujetos a (o muy posiblemente sujetos a) derechos de autor si por algún motivo no puede contactar a los titulares de los derechos relevantes?

También se debe tener un procedimiento escrito que explica los pasos a seguir para gestionar el uso de las colecciones del museo. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Requisito mínimo ¿Por qué es importante?
El museo tiene un sistema para hacer, revisar y autorizar solicitudes para usar objetos y reproducciones. El museo no arriesga que sus objetos se usen de forma inapropiada y hay una pista de auditoría en caso de que surja algún problema.
El museo anota todo uso de cada objeto o reproducción y puede acceder a esta información por medio del número de objeto o número de reproducción pertinente. El museo puede permitir que las partes interesadas sepan la frecuencia con la que se utilizan las colecciones.El museo no sobreexpone un objeto sensible a la luz ya que no deja de registrar cuanto tiempo ha estado en la exposición.
El sistema del museo evita que los objetos se reserven para más de un uso a la vez. El museo puede coordinar el uso de los objetos, especialmente en museos grandes.
El museo lleva un registro de los investigadores y otras personas que hayan usado objetos específicos. El museo puede auditar los objetos usados por un usuario específico en el caso de que surja algún problema de seguridad en el futuro.
El museo incorpora al catálogo todo conocimiento adquirido y la información desarrollada al usar los objetos o reproducciones. El museo puede volver a utilizar los textos producidos para las exposiciones y así mejorar la información que tiene en línea sobre las colecciones.