Användning av samlingar - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Utvärdera föreslagen användning av objekt eller reproduktioner

Kommer objekt att lånas ut?

Om en förfrågan kommer in som rör utlån av objekt till någon annan, gå till Utlån.

Skapa information om den föreslagna användningen.

För all annan användning av objekt och reproduktioner, inklusive förslag internt från museet, såväl som externa förfrågningar, registrera följande information. Det går att använda en standardblankett för registrering av förfrågningar. Notera Placering av dokument så att den enkelt kan hittas och hänvisas till.

Information om användning av samlingar

  • Ett unikt referensnummer för användningen – Användning – referensnummer (använd ett standardformat).
  • Vid behov, en Användning – titel (till exempel utställning eller boktitel).
  • Typ av användning, till exempel utställning, forskning, (använd standardterminologi).
  • Datum för användning:
    • Om det gäller en enda dag – Användning – startdatum (använd ett standardformat).
    • Om det gäller en period, lägg till – Användning – slutdatum (använd ett standardformat).
  • Namn och kontaktuppgifter till den som föreslagit användning:
    • Användare (använd standardformat för namn).
    • Användare – kontaktperson (använd standardformat för namn).
    • Adress.
  • Person på museet som ansvarar för att hantera användningen – Användning – organisatör (använd standardformat för namn).
  • Plats där föreslagen användning ska ske, om utanför museet – Användning – plats (använd standardformat för namn).
  • Övrig information om användningen, till exempel om användning på webben eller i tryck i en bok eller användaren, till exempel dennes status – Användning – kommentar om förfrågan.

Information om identifiering av objekt

Information om varje objekt som behövs för användningen, inklusive:

  • Objektnummer.
  • Kort beskrivning.

Och/eller

Information om reproduktion

Information om varje reproduktion som krävs för användningen, inklusive:

  • Reproduktion – nummer.
  • Reproduktion – beskrivning.

Information om användning

  • Status för användningen – Användning – status (använd en standardterminologikälla).
    • Datum för statusen – Användning – datum för status (använd ett standardformat).

Inledningsvis kommer statusen att vara efterfrågad. Uppdatera allteftersom statusen ändras under processens gång. (Till exempel förfrågan, godkänd, konservering, fotografering)

Utvärdera förslaget.

Inhämta godkännande av den föreslagna användningen enligt museets policy. Utöver generella policyöverväganden kan det finnas specifika risker förknippade med enskilda objekt eller reproduktioner, till exempel faror eller oklar upphovsrätt. Om dessa inte redan finns registrerade i aktuella katalogposter kan godkännandet behöva vara tillfällig och ytterligare undersökning och eventuella expertråd kan behöva inhämtas.

Är den föreslagna användningen godkänd?

När ett beslut fattats, informera den person som begärt eller föreslagit användningen. När användningen godkänts kan det behövas en skriftlig överenskommelse kring användningen, till exempel undertecknat accepterande av regler för forskningsplats eller tillstånd att använda reproduktioner. Om användningen inte godkänts, ange varför. Oavsett vilket, notera Placering av dokument så att den enkelt kan hittas och hänvisas till.

Använda reproduktioner

Säkerställ att alla relevanta rättigheter är klargjorda och licensierade.

Om reproduktioner ska användas måste alla tillhörande rättigheter hanteras, både de rättigheter som tillhör andra och de som tillhör museet. Observera att det kan finnas rättigheter både för originalobjekt och för reproduktioner. Dessa rättigheter kan tillhöra olika personer och kan behöva hanteras separat. Gå till Hantering av rättigheter.

Fotografera objekt vid behov.

Om alla frågor kring rättigheter har hanterats och det behövs nya fotografier av objekt för den föreslagna användningen, gå till Reproduktion.

Inhämta information om objekt.

Om det behövs information om objekt som avbildats i reproduktioner, titta i relevanta katalogposter. Om nya bildtexter skrivs kan dessa läggas till i befintliga katalogposter senare i denna process.

Använda objekt

Skapa en mapp för projektet eller aktiviteten vid behov.

Det kan exempelvis vara en projektmapp för en utställning, en forskningsmapp eller en körjournal för fungerande objekt. Notera Placering av dokument så att den kan hittas i framtiden.

Registrera vilket steg i användningen av ett objekt, objektgrupp eller reproduktion befinner sig under användningsperioden:

Information om användning

  • Status för användningen – Användning – status (använd en standardterminologikälla).
    • Datum för statusen – Användning – datum för status (använd ett standardformat).

Uppdatera allteftersom statusen ändras under processens gång (till exempel förfrågan, godkänd, konservering, fotografering).

Reservera objekt under den period de ska användas.

Reservera objekt så att de finns tillgängliga när de behövs, speciellt på större museer där någon annan kan behöva dem under samma period.

Kontrollera objektens tillstånd.

För att kontrollera att objekten kan användas säkert, gå till Tillståndskontroll och teknisk bedömning.

Om konserveringsarbete behövs gå till Samlingsvård och konservering.

Flytta objekt före och efter användning.

Ordna vid behov förflyttning av objekt före och efter användning och uppdatera placeringsinformationen. Gå till Kontroll av placering och förflyttning.

Dokumentera användning av objekt eller reproduktioner

Lägg till relevant information som tillkommit under användningen.

Detta kan inkludera:

Information om användning

Data som kan kopplas till användningen, till exempel klimat- och miljöförhållanden, antal besökare, aktivitet på webben, registreras vid behov under:

  • Typ av användningsmätning (använd en standardterminologikälla).
  • Användningsmätning – värde.
  • Användningsmätning – måttenhet för värde (använd en standardterminologikälla).
  • Användningsmätning – kvalificerare för värde (använd en standardterminologikälla).
  • Användningsmätning – datum (använd ett standardformat).

Textförklaringar som tagits fram för användningen:

  • Text – referensnummer (använd ett standardformat).
  • Text.
  • Text – målgrupp (använd en standardterminologikälla).
  • Text – författare (använd standardformat för namn).
  • Text – datum (använd ett standardformat).
  • Text – språk (använd en standardterminologikälla).
  • Text – kommentar.
  • Text – syfte (använd en standardterminologikälla).

Registrera nya restriktioner för användning av objekt som tillkommit som ett resultat av denna användning, som till exempel får inte lånas ut, endast tillgänglig för personal eller inte tillgänglig för utomstående forskare:

  • Vilken typ av restriktioner det gäller – Användning – restriktion (använd en standardterminologikälla).
    • Det datum då restriktion började gälla – Användning – datum för restriktion (använd ett standardformat).
  • Övrig information om restriktionerna – Användning – kommentar om restriktion.

Information om användning av samlingar

  • Användning – referensnummer (använd ett standardformat).
  • Vid behov, en Användning – titel (till exempel utställning eller boktitel).
  • Typ av användning , till exempel utställning, forskning, (använd standardterminologi).
  • Datum när användningen skedde:
    • Om det gäller en enda dag – Användning – startdatum (använd ett standardformat).
    • Om det gäller en period, lägg till – Användning – slutdatum (använd ett standardformat).
  • Vem Användare var (använd standardformat för namn).
  • Person inom museet som ansvarar för att hantera användningen – Användning – organisatör (använd standardformat för namn).
  • Information om godkännande av användningen:
    • Vem som godkänt användningen – Användning godkänd av (använd standardformat för namn).
    • När godkännandet skedde – Användning – datum för godkännande (använd ett standardformat).
  • Villkor för användningen – Användning – villkor.
  • Var användningen ska ske – Användning – plats (använd standardformat för namn).
  • Användning – resultat (använd en standardterminologikälla).
  • Övrig information om användningen – Användning – kommentar.

Om användningen innebär att information eller andra upplysningar samlas in från användare kan följande läggas till i relevanta katalogposter:

Information om upplysningar från användare

  • Användare – referens.
  • Användare – roll (använd en standardterminologikälla).
  • Användare – personlig erfarenhet.
  • Användare – personlig reaktion.
  • Användares upplysning – kommentar.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet