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Utilisation des collections - Marche à suivre proposée

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Évaluation de l’utilisation proposée des objets ou des reproductions

Les objets seront-ils prêtés?

Si vous recevez une demande concernant le prêt de vos objets, consultez la procédure Prêt d’objets.

Créez un enregistrement de l’utilisation proposée.

Pour toute autre utilisation d’objets ou de reproductions (y compris les propositions provenant de votre musée et les demandes externes), consignez l’information suivante. Vous avez peut-être un formulaire normalisé pour enregistrer les demandes d’utilisation. Notez l’Emplacement des documents afin de pouvoir les retrouver facilement et les consulter.

Information sur l’utilisation des collections

  • Numéro de référence unique pour l’utilisation – Numéro de référence de l’utilisation (utilisez un format normalisé).
  • Le cas échéant, consignez-le Titre de l’utilisation (p. ex. titre de l’exposition ou du livre).
  • Type d’utilisation (p. ex. exposition, recherche) (utiliser une liste d’autorité).
  • Date de l’utilisation :
    • Pour une seule journée – Date de début de l’utilisation (utilisez un format normalisé).
    • Pour une période, ajoutez – Date de fin de l’utilisation (utilisez un format normalisé).
  • Nom et coordonnées du demandeur :
    • Utilisateur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Personne-ressource de l’utilisateur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
  • Personne au sein de votre musée responsable de l’utilisation – Organisateur de l’utilisation (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Lieu où l’utilisation se fera, si ce n’est pas dans votre musée – Lieu de l’utilisation (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Information concernant l’utilisation (p. ex. renseignements concernant l’utilisation en ligne ou le tirage d’un livre) ou l’utilisateur (p. ex. son statut) – Note sur la demande d’utilisation.

Information sur l’identification des objets

    Détails de chaque objet requis pour l’utilisation, y compris :

  • Numéro d’objet.
  • Courte description.

Et/ou

Information sur la reproduction

Détails de chaque reproduction requise pour l’utilisation, y compris :

  • Numéro de reproduction.
  • Description de la reproduction.

 

Information sur l’utilisation

  • Statut de l’utilisation – Statut de l’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
    • Date du statut – Date du statut de l’utilisation (utilisez un format normalisé).

Au départ, le statut de l’utilisation sera « demandée ». Faites une mise à jour à mesure que le statut change au cours de la procédure.

Évaluez la proposition.

Conformément à votre politique, demandez une autorisation pour l’utilisation proposée. En plus des considérations de principe générales, il peut y avoir des risques particuliers associés à certains objets (p. ex. dangers) ou reproductions (p. ex. statut du droit d’auteur inconnu). Si cette information n’est pas déjà consignée dans les enregistrements de catalogue pertinents, l’autorisation à ce stade pourrait devoir être provisoire, en attendant une enquête plus approfondie et éventuellement l’avis d’experts.

L’utilisation proposée est-elle autorisée?

Lorsqu’une décision a été prise, informez la personne qui demande ou qui propose l’utilisation. Si l’utilisation est autorisée, il se peut que vous ayez besoin d’un accord écrit pour l’utilisation (p. ex. acceptation signée des conditions s’appliquant à la salle de recherche, ou licence pour l’utilisation de reproductions). Si l’utilisation n’est pas autorisée, indiquez pourquoi. Quoi qu’il en soit, notez l’Emplacement des documents afin de pouvoir les retrouver facilement et les consulter.

Utilisation des reproductions

Assurez-vous que les droits pertinents sont libérés ou autorisés sous licence.

Si des reproductions doivent être utilisées, vous devrez vous assurer que tous les droits connexes sont pris en compte : libérez les droits détenus par d’autres personnes et/ou autorisez sous licence les droits que vous détenez. Notez que des droits peuvent exister pour les objets originaux et leurs reproductions. Si c’est le cas, ces droits seront probablement détenus par des personnes différentes et devront être traités séparément. Allez à Gestion des droits.

Photographiez les objets au besoin.

En supposant que toutes les questions de droits ont été réglées, si vous avez besoin de nouvelles photographies des objets pour l’utilisation proposée, consultez la procédure Reproduction.

Obtenez l’information sur les objets.

Si vous avez besoin d’information sur les objets représentés dans les reproductions, consultez les enregistrements de catalogue correspondants. Si vous rédigez de nouvelles légendes, vous pourrez les ajouter plus tard dans les enregistrements de catalogue existants durant cette procédure.

Utilisation des objets

Si nécessaire, créez un dossier pour le projet ou l’activité.

Il peut s’agir, par exemple, d’un dossier de projet pour une exposition, d’un dossier de chercheur ou d’un registre de fonctionnement pour une exposition pratique. Notez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Tenez un dossier du statut de l’utilisation d’un objet, d’un lot d’objets ou d’une reproduction :

Information sur l’utilisation

  • Statut de l’utilisation – Statut de l’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
    • Date du statut – Date du statut de l’utilisation (utilisez un format normalisé).

Initially, the status will be ‘requested’. Faites une mise à jour à mesure que le statut change au cours de la procédure (demandée, autorisée, convenue, restauration, photographie).

Réservez les objets pour la période d’utilisation.

Réservez les objets afin qu’ils soient disponibles quand vous en aurez besoin, particulièrement dans les grands musées où quelqu’un d’autre pourrait aussi en avoir besoin en même temps.

Vérifiez l’état des objets.

Pour vérifier que les objets peuvent être utilisés en toute sécurité, consultez la procédure Constat d’état et analyse technique.

Si la vérification révèle qu’un traitement de restauration est nécessaire, consultez la procédure Soin et conservation des collections.

Déplacez les objets avant et après l’utilisation.

Si nécessaire, prenez des dispositions pour que les objets soient déplacés avant et, le cas échéant, après l’utilisation, et mettez à jour les dossiers d’emplacement. Consultez la procédure Contrôle des emplacements et des déplacements.

Documentation de l’utilisation des objets ou des reproductions

Ajoutez l’information pertinente découlant de l’utilisation.

Il peut notamment s’agir des éléments suivants :

Information sur l’utilisation

Données associées à l’utilisation (p. ex. conditions ambiantes, nombre de visiteurs, activité en ligne), consignées au besoin selon les catégories suivantes :

  • Type de mesure de l’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
  • Valeur de mesure de l’utilisation.
  • Unité de valeur de mesure de l’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
  • Qualificatif de la valeur de mesure de l’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
  • Date de la mesure de l’utilisation (utilisez un format normalisé).

Texte d’interprétation créé pour l’utilisation :

  • Numéro de référence du texte (utilisez un format normalisé).
  • Texte.
  • Audience du texte (utilisez une liste d’autorité).
  • Auteur du texte (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Date du texte (utilisez un format normalisé).
  • Langue du texte (utilisez une liste d’autorité).
  • Note sur le texte.
  • Raison du texte (utilisez une liste d’autorité).

Consignez l’information sur les nouvelles restrictions d’utilisation (p. ex. prêt interdit, accès réservé au personnel, ou accès interdit aux chercheurs externes) qui découlent de cette utilisation :

  • Nature de la restriction – Restriction d’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
    • La date à laquelle s’applique la restriction – Date de la restriction d’utilisation (utilisez un format normalisé).
  • Toute autre information concernant la restriction – Note sur la restriction de l’utilisation.

Information sur l’utilisation des collections

  • Numéro de référence unique pour l’utilisation – Numéro de référence de l’utilisation  (utilisez un format normalisé).
  • Le cas échéant, consignez-le Titre de l’utilisation (p. ex. titre de l’exposition ou du livre).
  • Le Type d’utilisation (p. ex. exposition, recherche) (utiliser une liste d’autorité).
  • Date à laquelle l’utilisation a eu lieu :
    • Pour une seule journée – Date de début de l’utilisation  (utilisez un format normalisé).
    • Pour une période, ajoutez – Date de fin de l’utilisation  (utilisez un format normalisé).
  • Qui était l’ Utilisateur  (utiliser des règles d’inscriptions des noms propres).
  • Qui, dans votre musée, était responsable de l’utilisation – Organisateur de l’utilisation  (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Détails sur l’autorisation de l’utilisation :
    • Qui a autorisé l’utilisation – Autorisateur de l’utilisation (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Quand l’autorisation a été donnée – Date d’autorisation de l’utilisation (utilisez un format normalisé).
  • Clauses liées à l’autorisation – Clauses d’utilisation.
  • Où l’utilisation a lieu – Lieu de l’utilisation (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Résultat de l’utilisation (utilisez une liste d’autorité).
  • Toute autre information sur l’utilisation – Note sur l’utilisation.

Si l’utilisation implique la collecte d’information ou d’autres réponses de la part des utilisateurs de votre musée, vous pourriez ajouter ce qui suit aux enregistrements de catalogue pertinents :

Information sur la contribution de l’utilisateur

  • Référence de l’utilisateur.
  • Rôle de l’utilisateur (utilisez une liste d’autorité).
  • Expérience personnelle de l’utilisateur.
  • Réaction personnelle de l’utilisateur.
  • Note sur la contribution de l’utilisateur.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine