Utlämning av objekt - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Godkänn utlämning enligt museets policy och enligt den länkade processen.

Det finns flera länkade processer som kan leda fram till Utlämning av objekt. Överföringen av ansvaret för ett objekt bör alltid godkännas skriftligt, till exempel genom en utlämningsblankett eller ett kvitto. Kontrollera i museets policy och i relevant information att det inte finns särskilda skäl till att vissa objekt inte ska lämnas ut.

Om objekten ska transporteras, gå till Kontroll av placering och förflyttning.

Om objekten ska hämtas direkt av ägaren, gå till nästa steg nedan. I annat fall, gå till Kontroll av placering och förflyttning.

Planera hämtning av objekt.

Se till att objekten finns på överenskommen plats vid den överenskomna tidpunkten för hämtning.

Be den som hämtar objekten om en underskrift för att bekräfta att objekten överlämnats på ett säkert sätt.

Detta kan antingen ske på en blankett för utlämning eller som en ytterligare underskrift på rätt ankomstblankett. Se Kommentar 1 för ytterligare rådgivning.

Uppdatera placeringsinformationen.

Registrera följande information i rätt objektpost för placering så fort som möjligt:

Information om förflyttning

  • Ny placering – Nuvarande placering. Detta bör vara ett Placering – referensnamn/nummer (använd en standardterminologikälla).
  • Datum för förflyttning – Datum för återflyttning (använd ett standardformat).
  • Den som flyttar objektet – Förflyttning – kontaktperson (använd standardformat för namn).
  • Underskrift från person som tar över ansvaret för objektet.
  • Anledningen till förflyttning – Förflyttning – syfte (använd en standardterminologikälla).
  • Övrig information om förflyttningen – Förflyttning – kommentar.
  • Tidigare placering. Detta bör vara ett Placering – referensnamn/nummer (använd en standardterminologikälla).
    • Tidigare placering – startdatum(använd ett standardformat).
    • Tidigare placering – slutdatum (använd ett standardformat).

Registrera information om utlämning.

Det kan antingen göras på en blankett i flera exemplar eller digitalt. Om objektet har en ankomstblankett och bara ska återlämnas till ägaren, behövs inte någon separat utlämningsblankett om det på ankomstblanketten finns möjlighet för ägaren att kvittera att objektet tagits emot. Se Kommentar 1.

Information om utlämning av objekt som behöver registreras:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer, för objekt som tillhör museet.
  • Kort beskrivning (använd en standardterminologikälla).

Information om inkommande objekt

  • Ankomstnummer, för de objekt som inte tillhör museet.

Information om utlämning av objekt

  • Utlämning – referensnummer.
  • Den inom organisationen som godkänner utlämning – Utlämning godkänd av (använd standardformat för namn).
    • Utlämning – datum för godkännande (använd ett standardformat).
  • Underskrift av den som tar emot de objekt som lämnas ut eller hänvisning till underskrift om dokumentationen är digital, se Utlämning – kommentar nedan.
  • Namn och uppgifter om objektets slutdestination efter utlämning:
    • Utlämning – slutdestination (använd standardformat för namn).
    • Adress.
  • Anledning till utlämning – Utlämning – syfte (använd en standardterminologikälla).
  • Hur utlämningen skedde – Utlämningssätt (använd en standardterminologikälla).
  • Utlämning – datum (använd ett standardformat).
  • När och hur objekt ska återlämnas till museet, om det är relevant:
    • Förväntat återlämningsdatum (använd ett standardformat).
    • Förväntad återlämning – sätt (använd en standardterminologikälla).
  • Utlämning – kommentar som ska innehålla:
    • Hänvisning till korrekt mapp med ytterligare information, till exempel mapp för inlån om objektet lånats in och nu lämnas tillbaka.
    • Hänvisning till underskrift från den person som godkänt utlämning.
    • Övrig information om utlämning som inte registrerats på annan plats.

 

Information om ekonomisk värdering av objekt

  • Ekonomisk värdering av objekt, om det krävs för utställningsgaranti eller försäkring.

Information om objektets tillstånd och tekniska bedömning

  • Tillstånd.

Uppdatera informationen om försäkring och utställningsgaranti om det behövs.

Gå till Försäkring och utställningsgaranti om försäkring eller utställningsgaranti behöver uppdateras, speciellt om värdefulla objekt lämnat museets byggnader och inte längre är museets ansvar.

Återvänd till den länkade process som föranledde utlämning av objektet.

Rådgivning

Kommentar 1: Utlämningsinformation

För att säkerställa bevarandet av utlämningsinformation använd arkivbeständigt papper och permanent bläck samt gör säkerhetskopior. En uppsättning av dokumenten, helst i original, bör förvaras säkert på annan plats än den uppsättning som används.

Utlämningsblanketter

Blanketter för utlämning av objekt ska alltid användas när objekt ur samlingarna lämnar museet till exempel vid utlån eller avyttring. Blanketter för utlämnande av objekt kan variera mellan olika museer.

Ankomstblanketter för objekt

Ankomstblanketter kan användas när ett objekt som aldrig har blivit en del av museets samlingar återlämnas till sin ägare. Objektet kan ha varit på museet för ett utlåtande eller för påseende inför ett potentiell förvärv. När objektet återlämnas till sin ägare kan den ursprungliga ankomstblanketten, som upprättades när objektet togs emot, användas för att få en underskrift som bekräftar återlämnandet. Detta är beviset för att objektet lämnat museets lokaler och någon utlämningsblankett behöver inte fyllas i.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet