Utlevering av objekter - Forslag til arbeidsrutine

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Godkjenn utleveringen i henhold til museets policy og den lenkede prosedyren.

Det er flere prosedyrer som kan lede til utlevering av objekter. Utlevering av objekter skal alltid godkjennes skriftlig, for eksempel ved å bruke et utleveringsskjema eller en kvittering. Vurder alltid om det er noe i museets policy, eller andre relevante dokumenter, som tilsier at objektene ikke kan lånes ut.

Hvis objektene skal transporteres, gå til Plassering, flytting og transport.

Hvis objektene hentes hos museet av eieren, gå til neste trinn nedenfor. I andre tilfeller gå til Plassering, flytting og transport.

Planlegg henting av objekter.

Sørg for at objektene er på avtalt sted til avtalt tid for henting.

Få en signatur fra den som henter objektene for å dokumentere trygg overlevering.

Dette kan gjøres på et utleveringsskjema, eller det kan være en underskrift på det aktuelle mottaksskjemaet. Se Merknad 1 for ytterligere veiledning.

Oppdater plasseringsinformasjonen.

Registrer følgende informasjon om objektets plassering så snart som mulig.

Informasjon om flytting

  • Den nye plasseringen – Nåværende plassering. Dette bør være en Plasseringsreferanse (navn/nummer) (bruk standard terminologi).
  • Datoen for flyttingen – Flytting – gjennomført dato (bruk standardformat).
  • Personen som flytter objektet – Flytting – kontaktperson (bruk standardform for navnet).
  • Underskrift fra personen som tar over ansvaret for objektet.
  • Begrunnelse for flyttingen – Flytting – begrunnelse (bruk standard terminologi).
  • Ytterligere informasjon om flyttingen – Flytting – merknad.

For oversikt over hvor et objekt har vært oppbevart, registrer følgende om tidligere plasseringer:

  • Tidligere plassering. Dette bør være en Plasseringsreferanse (navn/nummer) (bruk standard terminologi).
    • Tidligere plassering – startdato (bruk standardformat).
    • Tidligere plassering – sluttdato (bruk standardformat).

Registrer informasjon om utleveringen.

Dette kan gjøres på et skjema i flere kopier, eller i et datasystem. Hvis et objekt er registrert i et mottaksskjema og det bare er snakk om å returnere objektet til eieren, er det ikke nødvendig med et eget utleveringsskjema, så lenge det er et felt for utlevering på mottaksskjemaet. Se Merknad 1.

Informasjon om utleveringen som skal registreres:

Informasjon for objektidentifisering

  • Objektnummer for objekter museet eier.
  • Kort beskrivelse (bruk standard terminologi).

Informasjon om mottak

  • Mottaksnummer for objekter som tilhører andre.

Informasjon om utlevering

  • Utlevering – referansenummer.
  • Personen som godkjenner utleveringen hos museet – Utlevering – godkjenner (bruk standardform for navnet).
    • Utlevering – dato for godkjenning (bruk standardformat).
  • Signaturen til personen som mottar objektene som leveres ut, eller referanse til signatur dersom den er digital, se Utlevering – merknad nedenfor.
  • Navn og detaljer om hvor objektet skal ved utlevering:
    • Utlevert til (bruk standardform for navnet).
    • Adresse.
  • Begrunnelse for utlevering – Utlevering – begrunnelse (bruk standard terminologi).
  • Hvordan utleveringen foregikk – Utlevering – metode (bruk standard terminologi).
  • Utlevering – dato (bruk standardformat).
  • Når og hvordan objekter skal returneres til museet, hvis det er relevant:
    • Forventet returdato (bruk standardformat).
    • Forventet – returmetode (bruk standard terminologi).
  • Utlevering – merknad med informasjon om:
    • Henvisning til relevante mapper med ytterligere informasjon. Dette kan for eksempel være informasjon om innlån, hvis objektet ble lånt og nå skal returneres til eier).
    • Henvisning til signaturen til personen som har godkjent flyttingen.
    • Informasjon om utleveringen som ikke er registrert andre steder.

 

Informasjon om verdivurdering av objektet

  • Objekt – verdivurdering hvis dette er påkrevd for forsikringer eller garantier.

Informasjon om tilstandsvurdering av objektet

  • Tilstand.

Oppdater informasjonen om forsikringer og garantier, om nødvendig.

Gå til prosedyren for Forsikrings- og garantiordning hvis forsikringen eller garantiordninger skal oppdateres. Dette er spesielt viktig for verdifulle objekter som er utlevert og ikke lenger er museets ansvar.

Returner til prosedyren som førte til utlevering av objekt.

Veiledning

Merknad 1: Utlevering av objekter

For å sikre at informasjonen om utlevering ikke går tapt bør det brukes arkivpapir og permanent blekk. Sørg også for sikkerhetskopiering. Ett eksemplar (helst orignaldokumenter) bør oppbevares trygt et annet sted enn det eksemplaret som er i bruk.

Utleveringsskjema for objekt

Et utleveringsskjema brukes alltid når objekter fra museets samling forlater museet, for eksempel som et utlån eller for avhending. Utformingen av slike skjemaer kan variere museer i mellom.

Mottaksskjema for objekt

Hvis museet benytter et tradisjonelt aksesjonsregister, bør dette være innbundet og på arkivpapir med nummererte sider. Det bør skrives med permanent blekk og føres i rekkefølge i henhold til aksesjonsnumrene. Aksesjonsregistre som holder arkivstandard, kan bestilles hos Collections Trust. Disse har 147 nummererte doble sider med forhåndstrykte overskrifter.