Uitgaand object - Voorgestelde procedure

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Autoriseer het vertrek van het object conform uw beleid en de daaraan gekoppelde procedure.

Er zijn diverse procedures die kunnen leiden tot de procedure Uitgaand object. De machtiging voor het vrijgeven van een object moet op het vertrekformulier of ontvangstbewijs worden vermeld. Controleer uw beleid en de relevante records om ervoor te zorgen dat er geen specifieke redenen zijn waarom de verantwoordelijkheid voor bepaalde objecten niet aan anderen mag worden overgedragen.

Als de objecten worden getransporteerd, ga dan naar ‘Standplaats en verplaatsing’.

In uitzonderingsgevallen, zoals bij een object dat tijdelijk was achtergelaten ter identificatie, kan de stap Standplaats en verplaatsing worden overgeslagen.

Plan het ophalen van de objecten.

Regel dat de objecten op de afgesproken plaats en tijdstip worden opgehaald.

Zorg dat u een handtekening krijgt om de veilige overdracht van de objecten te bevestigen.

Deze handtekening kan op een vertrekformulier worden gezet of toegevoegd aan het inkomstformulier van het betreffende object. Zie Toelichting 1 voor meer informatie.

Werk de standplaatsgegevens bij.

Leg zo snel mogelijk de volgende informatie over de standplaats van een object vast:

Verplaatsing

  • Nieuwe standplaats – Huidige standplaats. Dit moet een Standplaats – Referentienaam/-nummer zijn (gebruik een standaardterm).
  • Datum van verplaatsing – Verplaatsing – Datum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • De persoon die het object verplaatst heeft – Verplaatsing – Contactpersoon (gebruik een standaardvorm voor namen).
  • Handtekening van de persoon die het object in bewaring neemt.
  • Reden voor de verplaatsing – Verplaatsing – Reden (gebruik een standaardterm).
  • Eventuele bijkomende informatie over de verplaatsing – Verplaatsing – Bijzonderheden .

Als u wilt weten waar een object zich in het verleden bevond, leg dan voor elke vorige standplaats vast:

  • Vorige standplaats . Dit moet een Standplaats – Referentienaam/-nummer zijn (gebruik een standaardterm).
    • Vorige standplaats – Begindatum (gebruik een standaard datumnotatie).
    • Vorige standplaats – Einddatum (gebruik een standaard datumnotatie).

Leg informatie over het uitgaand object vast.

Dit kan op een papieren formulier met doorslagen of in een computersysteem. Wanneer een inkomstformulier is opgemaakt en het betreffende object wordt teruggegeven aan de eigenaar, dan is een afzonderlijk vertrekformulier niet nodig als er op het inkomstformulier ruimte is waar de eigenaar de veilige ontvangst van het object kan bevestigen. Zie Toelichting 1.

De volgende gegevens moeten onder meer vastgelegd worden omtrent het uitgaand object:

Objectidentificatie

  • Objectnummer (voor objecten die toebehoren aan uw organisatie).
  • Korte beschrijving (gebruik een standaard term).

Inkomend object

  • Inkomend object – Nummer (voor objecten die aan anderen toebehoren).

Uitgaand object

  • Uitgaand object – Referentienummer .
  • De persoon die machtiging heeft gegeven voor het vertrek – Uitgaand object – Autorisator (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Uitgaand object – Machtigingsdatum  (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Handtekening van de persoon die de uitgaande objecten ontvangt (of een verwijzing naar de handtekening, als het gaat om digitale gegevens – zie ‘Uitgaand object – Bijzonderheden’).
  • Naam en gegevens van de bestemming:
    • Uitgaand object – Bestemming (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Adres.
  • Reden voor vertrek – Uitgaand object – Reden (gebruik een standaardterm).
  • Hoe het vertrek is uitgevoerd – Uitgaand object – Methode  (gebruik een standaardterm).
  • Uitgaand object – Datum  (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Wanneer en hoe de objecten zullen worden teruggebracht naar uw gebouw (voor zover relevant):
    • Retour – Verwachte datum  (gebruik een standaard datumnotatie).
    • Retour – Verwachte methode  (gebruik een standaardterm).
  • Uitgaand object – Bijzonderheden, waarbij vermeld wordt:
    • Verwijzing naar het betreffende bestand met aanvullende details (bijv. een bestand ‘inkomende bruikleen’ als het object in bruikleen was gegeven en teruggezonden wordt).
    • Verwijzing naar een handtekening van de autorisator.
    • Andere informatie over het vertrek die niet elders is vastgelegd.

Objectwaarde

  • Objectwaarde, indien vereist voor indemniteit of verzekering.

Objectconditiecontrole en -onderzoek

  • Conditie.

Werk waar nodig de verzekerings- en indemniteitsgegevens bij.

Ga naar Verzekering en indemniteit als u de dekking van de verzekering of indemniteit moet bijwerken, vooral als waardevolle objecten uw gebouwen hebben verlaten en niet meer onder uw verantwoordelijkheid vallen.

Ga terug naar de procedure die heeft geleid tot het volgen van de procedure Uitgaand object.

Richtlijnen

Toelichting 1: Records uitgaand object

Maak altijd een back-up van de digitale records in uw computersysteem.

Vertrekformulieren

Vetrekformulieren worden altijd gebruikt wanneer objecten uit uw collecties de organisatie verlaten, bijvoorbeeld bij bruikleen of afstoting. Vertrekformulieren verschillen per organisatie.

Inkomstformulieren

Traditionele aanwinstenregisters bestaan uit ingebonden archiefpapier met genummerde pagina’s. De objectgegevens moeten genoteerd worden in permanente inkt, in volgorde van inschrijvingsnummer.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO