Sortie d’objet - Marche à suivre proposée

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Autorisez la sortie conformément à votre politique et à la procédure connexe.

Plusieurs procédures connexes peuvent occasionner la Sortie d’un objet. Dans tous les cas, la décharge des objets sous votre responsabilité doit être autorisée par écrit (p. ex., au moyen d’un formulaire de sortie ou d’un reçu). En plus de votre politique générale, vous devriez consulter les dossiers pertinents pour vous assurer qu’il n’existe aucune raison particulière pour laquelle certains objets devraient demeurer sous votre responsabilité.

Si les objets sont transportés, allez à Contrôle des emplacements et des déplacements.

Si les objets sont recueillis directement auprès de vous par le propriétaire, allez à la prochaine étape ci-dessous. Autrement, allez à Contrôle des emplacements et des déplacements.

Planifiez la collecte des objets.

Veillez à ce que les objets soient au point de cueillette convenu au moment convenu.

Obtenez une signature pour confirmer le transfert en toute sécurité des objets.

Cela peut se faire au moyen d’un formulaire de sortie des objets ou encore d’obtenir une autre signature sur le formulaire d’entrée des objets pertinent. Voir la note 1 pour obtenir des directives supplémentaires.

Mettez à jour les registres d’emplacement.

Consignez l’information suivante au registre d’emplacement d’un objet le plus tôt possible :

Information sur le déplacement

  • Nouvel emplacement – Emplacement actuel. Ce devrait être le Nom/numéro de référence de l’emplacement (utilisez une liste d’autorité).
  • Date du déplacement – Date du retrait (utilisez un format normalisé).
  • Personne responsable du déplacement – Responsable du déplacement (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Signature de la personne qui accepte la garde de l’objet.
  • Raison du déplacement – Raison du déplacement (utilisez une liste d’autorité).
  • Toute autre information concernant le déplacement, s’il y a lieu – Note sur le déplacement.

Si vous désirez savoir où était situé l’objet dans le passé, pour chaque emplacement précédent, consignez :

  • Emplacement précédent. Ce devrait être le Nom/numéro de référence de l’emplacement (utilisez une liste d’autorité).
    • Date de début des emplacements précédents (utilisez un format normalisé).
    • Date de fin des emplacements précédents (utilisez un format normalisé).

Consignez l’information sur la sortie.

Cela peut être fait sur un formulaire papier à exemplaires multiples ou dans un système informatisé. Si un objet figure sur un formulaire d’entrée et est simplement retourné à son propriétaire, il n’est pas nécessaire de remplir un formulaire de sortie séparé si le formulaire d’entrée comporte un espace dans lequel le propriétaire peut attester sa réception de façon sécuritaire. Voir la note 1.

L’information de sortie qui peut devoir être consignés comprend :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet (pour les objets qui vous appartiennent).
  • Courte description (utilisez une liste d’autorité).

Information sur l’entrée des objetsNuméro d’entrée (pour les objets qui appartiennent à des tiers).

Information sur la sortie des objets

  • Numéro de référence de sortie.
  • Personne de votre organisation autorisant la sortie – Autorisateur de sortie (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Date d’autorisation de sortie (utilisez un format normalisé).
  • Signature de la personne qui reçoit les objets sortants (ou référence à la signature; dans le cas d’un dossier informatisé, voir la Note de sortie ci-dessous).
  • Nom et adresse de la destination de sortie :
    • Destination de sortie (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
  • Raison de la sortie – Raison de sortie (utilisez une liste d’autorité).
  • Façon dont la sortie s’est déroulée – Méthode de sortie (utilisez une liste d’autorité).
  • Date de sortie (utilisez un format normalisé).
  • Quand et comment les objets seront retournés à vos locaux (s’il y a lieu) :
    • Date de retour prévue (utilisez un format normalisé).
    • Méthode de retour prévue (utilisez une liste d’autorité).
  • Note sur la sortie, précisant :
    • Référence au dossier approprié contenant l’information supplémentaire (p. ex., dossier des « emprunts » si l’objet était emprunté et est retourné).
    • Référence à une signature d’autorisation.
    • Toute autre information concernant la sortie non consigné ailleurs.

 

Information sur l’évaluation des objets

  • Évaluation de l’objet, si elle est exigée pour l’indemnité ou l’assurance.

Information sur l’état des objets et les analyses techniques

  • État.

Mettez à jour les dossiers d’assurance et indemnité, au besoin.

Allez à Assurance et indemnité si vous devez mettre à jour votre protection d’assurance ou d’indemnité, en particulier si des articles de grande valeur ont quitté vos immeubles et ne sont plus votre responsabilité.

Retournez à la procédure connexe qui déclenche la sortie de l’objet.

Notes d’orientation

Note 1 : Dossier de sortie des objets

Afin d’assurer la pérennité des dossiers de sortie des objets, utilisez du papier d’archives de bonne qualité et de l’encre permanente, et effectuez des copies de sauvegarde. Un exemplaire (préférablement les originaux) doit être entreposé de façon sécuritaire loin de l’exemplaire en usage.

Formulaires de sortie des objets

Les formulaires de sortie des objets sont toujours utilisés lorsque des objets de vos collections quittent le musée, par exemple, en cas de prêts ou d’aliénation. Les formulaires de sortie des objets varieront d’un musée à l’autre, mais bon nombre d’entre eux utilisent le formulaire de sortie de Collections Trust.

Formulaires d’entrée des objets

Ces formulaires peuvent être utilisés lorsqu’un objet, qui n’a jamais fait partie de votre collection, est renvoyé à son propriétaire. L’objet peut vous avoir été confié aux fins d’identification ou en guise de don. Lorsque vous renvoyez l’objet à son propriétaire, vous pouvez utiliser le formulaire d’entrée des objets original, lequel a été rempli au moment de vous confier l’objet, afin d’obtenir la signature du propriétaire pour attester le renvoi. Cela constitue la preuve que l’objet a quitté vos locaux; ne remplissez pas de formulaire de sortie des objets. Si vous utilisez le formulaire d’entrée des objets de Collections Trust, il comporte une section qui peut être signée par le propriétaire.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine