Contrôle des emplacements et des déplacements - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique sur le déplacement des objets dans votre musée et sur la consignation de l’emplacement de vos objets, au musée ou ailleurs. Il peut s’agir d’un document autonome ou d’une partie d’une politique de gestion des collections globale. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • Comment allez-vous faire pour que les registres d’emplacement d’objets soient toujours à jour?
  • Comment procéderez-vous pour effectuer la vérification?
  • Y a-t-il des occasions où les objets peuvent être déplacés temporairement sans mettre à jour les registres d’emplacement?
  • Comment procéderez-vous pour assurer une sécurité adéquate et la confidentialité des registres sur les emplacements et les déplacements d’objets?
  • Comment ferez-vous pour veiller à ce que les objets ne soient pas déplacés à des endroits indésirables?
  • Qui peut consulter et modifier les registres d’emplacements et de déplacements?
  • Qui peut demander et approuver le déplacement d’objets à l’intérieur de votre musée?
  • Qui peut déplacer des objets à l’intérieur de votre musée?
  • Existe-t-il des restrictions quant au moment où les objets peuvent être déplacés (p. ex., aucun déplacement en présence de visiteurs)?
  • Quand vous chargerez-vous du transport et quand ferez-vous appel à des spécialistes externes?
  • Quand un messager de votre musée doit-il escorter les objets transportés?
  • Quelles normes de soin allez-vous appliquer aux objets que vous transportez, et existe-t-il des situations dans lesquelles ces normes peuvent varier?
  • Qui est responsable des frais de transport dans divers scénarios (p. ex., pour les prêts, c’est normalement l’emprunteur qui assume les frais)?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre au moment du déplacement des objets. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Vous disposez d’un système de consignation de tous les emplacements où les objets sont exposés ou entreposés dans votre musée. Vous pouvez déterminer rapidement et facilement l’endroit précis où se trouve un objet.Vous pouvez noter les endroits qui ne conviennent pas à certains types d’objets.
Vous disposez des données nécessaires pour vérifier si les conditions ambiantes convenues sont respectées. Vous pouvez prendre les mesures nécessaires si l’humidité relative d’une réserve est trop élevée. Vous n’exposez pas une peinture d’aquarelle dans un endroit trop éclairé.
Vous consignez chaque déplacement d’un objet, y compris la date de ce déplacement, et modifiez le registre d’emplacement en conformité avec votre politique. Vous savez à tout moment où se trouve chaque objet.Vous ne perdez pas de temps à chercher des objets qui ont été déplacés, mais dont le registre d’emplacement n’a pas été mis à jour.
Vous pouvez accéder à l’information sur l’emplacement par numéro d’objet et nom d’emplacement. Vous savez à tout moment ce qui se trouve dans chacun de vos salles d’exposition et réserves, et à quel endroit se situe chaque objet.
Vous consignez qui a déplacé des objets (et qui a autorisé ces déplacements, s’il y a lieu). Les individus cités sont responsables du déplacement des objets.Les objets ne sont pas déplacés sans autorisation.
Vous disposez d’un historique des emplacements précédents des objets aussi complets que possible. Vous pouvez dresser une liste de tous les objets d’un emplacement à un moment donné qui pourrait se révéler éventuellement nécessaire pour des raisons de sécurité ou de conservation.
Vous évaluez les risques associés au déplacement des objets (tant pour les objets en soi que pour les personnes) et, au besoin, vous disposez d’un plan écrit pour les atténuer. Vous ne causez pas d’accident en raison d’un manque de planification. Vous pouvez montrer que vous n’avez pas été négligent si quelque chose tourne mal.
Vous bénéficiez d’une protection d’assurance ou d’une indemnisation appropriée avant que ne commence le transport des objets, en particulier dans le cas d’objets empruntés. Vous ne courez pas le risque de devoir assumer la responsabilité financière si jamais un problème survenait.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine