Kontroll av placering och förflyttning - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Identifiera och beskriv placeringar

Ge varje utställningsyta och förvaringsplats ett unikt namn eller nummer.

Skapa en detaljerad lista över alla placeringar som används. Planritningar över lokalerna med förklaringar kan vara till stor hjälp. Tilldela varje utställningsyta och förvaringsplats ett unikt namn eller nummer:

Information om placering

  • Placering – referensnamn/nummer (använd en standardterminologikälla).

Registrera grundinformation om varje placering.

Registrera vid behov information om varje placering, inklusive:

Information om placering

  • Typ av placering (använd en standardterminologikälla).
  • Adress (om annan än museets huvudadress) – Placering – adress.
  • Miljö- och klimatförhållanden:
    • Placering – kommentar om förhållanden.
    • Placering – datum för kommentar om förhållanden (använd ett standardformat).
  • Uppgifter om säkerhet – Placering – kommentar om säkerhet.
  • Uppgifter om tillgänglighet – Placering – kommentar om tillgänglighet.

Upprätthåll strukturen för placering.

Upprätthåll placeringsinformationen genom att göra ändringar vid behov, till exempel när nya förvarings- och utställningsplatser tillkommer eller tas bort.

Registrera vid behov klimat- och miljödata, till exempel temperatur och relativ luftfuktighet för utvalda placeringar:

Information om placering

  • Typ av klimat- och miljömätning (använd en standardterminologikälla).
  • Klimat- och miljömätning – värde.
    • Klimat- och miljömätning – enhet för värde (använd en standardterminologikälla).
    • Klimat- och miljömätning – kvalificerare för värde (använd en standardterminologikälla).
    • Klimat- och miljömätning – datum (använd ett standardformat).

Registrera placering för objekt

Registrera placeringen för alla objekt.

Registrera placeringen för alla objekt. Inkludera följande:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer.

Information om placering av objekt

  • Nuvarande placering. Detta bör vara ett Placering – referensnamn/nummer (se ovan).
  • Datum när objektet först placerades på platsen – Placering – datum (använd ett standardformat).
  • Basplacering, vid behov. Alla museer ger inte sina objekt en basplacering. Om det används bör det finnas Placering – referensnamn/nummer (se ovan).

Det bör normalt bara finnas ett ställe där det går att registrera ett objekts placering, då detta säkerställer att informationen är konsekvent och korrekt.

Flytta objekt

Förflyttning av objekt sker vanligtvis i samband med en annan Spectrumprocess.

Erhåll och registrera godkännanden av all förflyttning.

Erhåll och registrera godkännanden enligt museets policy när det gäller all förflyttning både internt och externt:

Information om förflyttning

  • Ett referensnummer för förflyttning – Förflyttning – referensnummer.
  • Förflyttning godkänd av (använd standardformat för namn).
    • Förflyttning – datum för godkännande (använd ett standardformat).

I mindre organisationer kan det vara samma person som flyttar ett objekt och som godkänner förflyttningen.

Kontrollera objektets tillstånd för att säkerställa att det kan flyttas.

Gå till och återvänd från Tillståndskontroll och teknisk bedömning.

Kontrollera om det finns speciella risker eller rekommendationer kring hantering eller förflyttning av objekt.

Kontrollera relevanta katalogposter för att se om det finns kommentarer om faror i samband med hantering av objekt och för hanteringsanvisningar. Detta kan till exempel vara kommentar om att handskar behövs eller rekommendationer för packning som till exempel måttbeställda stöd eller andra specifika behov:

  • Utställning – rekommendationer.
  • Klimat- och miljöförhållanden – rekommendationer.
  • Hantering – rekommendationer.
  • Packning – rekommendation.
  • Säkerhet – rekommendationer.
  • Speciella krav.
  • Förvaring – rekommendationer.

Se Kommentar 2 för ytterligare råd om risker.

Undersök om det finns några hinder för framkomligheten längs vägen och gör en bedömning av hanteringsproblem eller andra risker.

Undersök om det finns några hinder för framkomligheten vid platsen där objektet ska hämtas eller levereras till exempel trappor, trånga hörn eller begränsad tillgänglighet vid vissa tider. Bedöm också om det finns några hanteringssvårigheter, till exempel om det behövs hjälp från specialister eller specialutrustning. Bestäm transportväg med alla inblandade parter.

Ordna med den konservering eller packning som behövs för att säkerställa att objektet klarar flytten.

Även om objekt bara ska flyttas inom de egna lokalerna kan det krävas konservering och specialanpassad packning. Under transport kommer objekt att behöva lämpligt skydd mot klimat- och miljöförändringar samt vibrationer. Ta hjälp av en konservator vid behov.

Gå till och återvänd från Samlingsvård och konservering.

Om ingen transport ska ske, flytta objekten och gå till “Uppdatera placeringsinformationen för objekt”.

Förbered objekten för förflyttning med utgångspunkt i tillståndskontrollen och tillhörande risker eller rekommendationer.

Om transport krävs, fastställ och kom överens om det lämpligaste sättet.

Detta beslut påverkas av:

  • Museets policyer.
  • Storlek och vikt på packade kollin.
  • Kostnader.
  • Juridiska begränsningar, till exempel objekt som inte får transporteras med flyg.
  • Tillgängliga transportvägar.
  • Försäkring och långivares krav.
  • Om en kurir är nödvändig. Kurir är i detta sammanhang en utbildad person, oftast från den organisation som lånar ut ett objekt, som följer med objekt under transporten och övervakar överlämningen.

Robusta objekt av ringa värde kan ibland vara lämpligt och kostnadseffektivt att transportera som rekommenderad postförsändelse, via budfirma eller allmänna transportmedel. Inom landet kan sådana objekt alternativt transporteras i museets fordon eller i fordon tillhörande personal eller volontärer. För mer värdefulla objekt och speciellt om det gäller transport till andra länder kan ett transportföretag, specialiserade på museer, behöva anlitas. (Se Kommentar 3 för råd kring att anlita transportföretag.)

Om objekten inte tillhör museet ska skriftligt godkännande alltid inhämtas från ägaren.

När transporten bekräftats, informera alla som berörs via en kort skriftlig sammanfattning, till exempel intendent, konservator, säkerhetspersonal och övrig involverad personal.

Arkivera godkännanden och sammanfattande kommentar samt registrera Placering av dokument under relevanta objektposter så att informationen enkelt kan hittas i framtiden.

Ordna försäkring eller utställningsgaranti för de objekt som ska transporteras.

Ordna ändamålsenlig försäkring eller utställningsgaranti enligt museets policy.

Gå till och återvänd från Försäkring och utställningsgaranti.

Förbered lämpliga dokument som ska följa med det objekt som transporteras.

Förbered lämpliga dokument som ska följa med det objekt som transporteras, exempelvis kvitto, tulldeklaration, försäkringsinformation och instruktioner för uppackning.

Arkivera dokumenten och notera Placering av dokument under relevanta objektposter så att informationen går att hitta i framtiden.

Transportera objekt och bekräfta att de kommit fram.

När objektet kommit fram till sin slutdestination, be om att få ett mottagningskvitto och, om det är tillämpligt, en tillståndsrapport, som bekräftelse på att objekten inte skadats under transporten. Om en kurir från museet följt med, bör kuriren inspektera objekten vid ankomsten.

Gå till och återvänd från Tillståndskontroll och teknisk bedömning.

Arkivera dokumenten och notera Placering av dokument under relevanta objektposter så att informationen går att hitta i framtiden.

Uppdatera informationen om förflyttning och placering.

Registrera följande information så fort som möjligt efter det att ett objekt förflyttats:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer.

Information om förflyttning

  • Ett referensnummer för förflyttning – Förflyttning – referensnummer.
  • Datum för förflyttning – Datum för återflyttning (använd ett standardformat).
  • Person som utför förflyttningen – Förflyttning – kontaktperson (använd standardformat för namn).
  • Underskrift från person som tar över ansvaret för objektet.
  • Anledningen till förflyttning – Förflyttning – syfte (använd en standardterminologikälla).
  • Övrig information om förflyttningen – Förflyttning – kommentar.
  • Datum när objektet ska återgå till basplaceringen, vid behov – Datum för planerad återflyttning (använd ett standardformat).

Om transport användes vid förflyttningen registrera följande:

  • Person som följer med objektet under transporten – Organisationens kurir (använd standardformat för namn).
  • Person eller organisation som utför transporten:
    • Speditör (använd standardformat för namn).
    • Adress.
    • Kontaktperson hos speditören – Speditör – kontaktperson (använd standardformat för namn).
  • Övrig information om transport av objekt, inklusive uppgifter om behov av transportbyten – Transport – kommentar.

För att hålla reda var objekt varit placerade tidigare, registrera följande för varje äldre objektplacering:

  • Tidigare placering. Detta bör vara Placering – referensnamn/nummer (se ovan).
    • Tidigare placering – startdatum (använd ett standardformat).
    • Tidigare placering – slutdatum (använd ett standardformat).

Information om placering av objekt

  • Nuvarande placering. Detta bör vara Placering – referensnamn/nummer (se ovan).
  • Datum när objektet först placerades på platsen – Placering – datum (använd ett standardformat).
  • Basplacering, vid behov. Alla museer ger inte sina objekt en basplacering. Om det används bör det finnas Placering – referensnamn/nummer (se ovan).

Ovanstående information kan skrivas ned på en separat blankett för förflyttning. Om det görs, bör informationen så snart som möjligt överföras till huvudregistret för placering.

Återvänd till den länkade process som satte igång förflyttningen.

Rådgivning

Kommentar 1: Information för placering och förflyttning

Information om placering

Kan innehålla:

  • Ankomstinformation, till exempel ankomstblanketter. Det tillhör god praxis att registrera den första placeringen när ett objekt anländer till museet, till exempel samlingsansvarigs kontor eller skåp för förfrågningar.
  • Katalogpost. Denna finns oftast i ett digitalt samlingssystem och innehåller ofta information om ett objekts basplacering. Registrering av basplacering sker ofta enligt museets rutiner för placeringsbeskrivning, till exempel rum X, hylla Y, låda Z.
  • Placeringslistor. Dessa kan vara användbara exempelvis vid utställning. Vissa organisationer fäster listor med alla objekt på utsidan av en låda eller på en hylla. Placeringslistor kan fungera utmärkt temporärt. Men när det gäller permanenta placeringar är det enklare och mer effektivt att bara registrera basplacering centralt, på ett ställe, oftast i en katalogpost.

Blanketter för förflyttning av objekt

Dessa kan bestå av en blankett i tre exemplar som fylls i när ett objekt flyttas, beskriver vem som utfört flytten, anledningen till flytten, var objektet flyttats från och vart det flyttats. Så här kan blanketterna användas:

  • Ett exemplar lämnas på objektets plats.
  • Ett exemplar placeras i en temporär placeringsmapp i objektnummerordning. Detta dokument används sedan för att uppdatera den mer permanenta placeringsinformationen, som oftast finns i en katalogpost.
  • Ett exemplar fästs vid objektet.

När objektet återkommit till basplaceringen ska alla exemplar av blanketten slängas.

Andra förflyttningsmetoder

Förflyttning kan även hanteras med hjälp av halvautomatiska system som streckkoder eller RFID (Radio Frequency Identification), förutsatt att objektets vård och säkerhet beaktas. Dessa system skapar sin egen digitala information.

Kommentar 2: Riskbedömning

Som en del av det övergripande arbetsmiljöarbetet bör museet identifiera alla potentiella faror för objekt och definiera och beskriva säker praxis för hantering och förvaring. I detta ingår skyddsutrustning som ska användas när objekt flyttas.

I riskbedömningen ingår även att beakta relevant lagstiftning som kan gälla specifika typer av objekt som till exempel vapen eller hälsovådliga och farliga ämnen. I riskbedömningen ingår:

  • Identifiering av faror.
  • Vem som kan utsättas för risker och på vilket sätt, till exempel den person som flyttar ett objekt.
  • En värdering av hur allvarlig risken är och hur sannolik den är, till exempel obetydlig, måttlig, oacceptabel.

Förutom rapporten från riskbedömningen av en samling bör en kommentar göras i posten för ett objekt rörande:

  • Rekommendationer för hantering.
  • Rekommendationer för förvaring.
  • Information om potentiella faror för människor och andra objekt.

Alla system och processer bör uppmuntra till registrering av all sådan information, inklusive storlek och vikt för hela objektet samt för ingående delar där det är relevant. Hänvisa alltid till den informationen innan ett objekt eller delar av ett objekt förflyttas.

Kommentar 3: Använda speditörer

Hänvisa till museets policy för anlitande av externa leverantörer och följ nedanstående steg. Förse speditören med följande information:

  • Uppgifter om objekten som ska flyttas, slutdestination, anledning till transporten och önskade datum.
  • Alla kända svårigheter rörande till exempel tillgänglighet, hanteringsrestriktioner och lastningsvikt.
  • Ange om försäkring eller utställningsgaranti täcker transporten och speciella omständigheter.
  • Restriktioner enligt CITES eller transport av farliga eller hälsovådliga material.
  • Ge speditören möjlighet till ett besök på plats för att bedöma tillgänglighet, behov av personal, fordon och utrustning samt önskad transportmetod.

För utlandstransport av objekt bör speditören vara ansvarig för tullklarering, för att inhämta nödvändiga tillstånd (till exempel CITES) och för att säkerställa att alla juridiska skyldigheter efterföljs (till exempel lagstiftning gällande flygsäkerhet).

Inhämta speditörens bekräftelse för transporten, med följande information:

  • Information om resan med resväg och tider.
  • Transportmetod och resväg som ska godkännas, inklusive alla uppehåll vid långa transporter.
  • Alla speditörer i utlandet som är involverade.
  • Researrangemang för kurir.
  • Lastning och lossning vid flygplatser och säkerhetsrutiner på vid avresa och ankomst.
  • Registreringsnummer på fordon.
  • Namn på och mobiltelefonnummer till förare för att kunna hålla kontakt.
  • Överenskomna kostnader och villkor.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet