Contrôle des emplacements et des déplacements - Marche à suivre proposée

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Identification et description des emplacements

Donnez un nom ou numéro unique à chaque emplacement d’exposition et d’entreposage.

Créez un dossier détaillé décrivant chaque emplacement que vous utilisez. Il est pratique de disposer de plans annotés des réserves et des salles d’exposition. Attribuez un nom ou un numéro unique à chaque emplacement d’exposition et d’entreposage :

Information sur l’emplacement

  • Nom/numéro de référence de l’emplacement (utilisez une liste d’autorité).

Consignez l’information clé sur chaque emplacement.

S’il y a lieu, enregistrez l’information sur chaque emplacement, y compris les suivants :

Information sur l’emplacement

  • Type d’emplacement (utilisez une liste d’autorité).
  • Adresse (si elle diffère de l’emplacement principal) – Adresse de l’emplacement.
  • Conditions ambiantes :
    • Note sur l’état de l’emplacement.
    • Date de la note sur l’état de l’emplacement (utilisez un format normalisé).
  • Information sur la sécurité – Note sur la sécurité de l’emplacement.
  • Information sur l’accès – Note sur l’accès à l’emplacement.

Tenez à jour le système des emplacements.

Tenez à jour les registres d’emplacement, modifiez-les au besoin (p. ex., nouvel emplacement de réserve et d’exposition, et fermeture des réserves, des expositions et des vitrines d’exposition).

Consignez les conditions ambiantes, le cas échéant (p.ex., température et humidité relative), pour les emplacements en particulier :

Information sur l’emplacement

  • Type de mesure des conditions ambiantes (utilisez une liste d’autorité).
  • Valeur de la mesure des conditions ambiantes.
    • Unité de valeur de la mesure des conditions ambiantes (utilisez une liste d’autorité).
    • Qualificatif de valeur de mesure des conditions ambiantes (utilisez une liste d’autorité).
    • Date de la mesure des conditions ambiantes (utilisez un format normalisé).

Consignation des emplacements des objets

Consignez l’emplacement de tous les objets.

Consignez l’emplacement de tous les objets. Pour chacun, indiquez :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet.

Information sur l’emplacement des objets

  • Son Emplacement actuel. Ce devrait être le Nom/numéro de référence de l’emplacement (voir ci-dessus).
  • La date d’arrivée à cet emplacement – Date de l’emplacement (utilisez un format normalisé).
  • Emplacement permanent (si pertinent, car les musées ne consignent pas tous leurs objets à un emplacement permanent). Si utilisé, ce devrait être le Nom/numéro de référence de l’emplacement (voir ci-dessus).

Il ne devrait y avoir qu’un seul endroit dans votre système de documentation où consigner l’emplacement d’un objet, car cela assure une uniformité et une exactitude.

Objets en déplacement

Les objets sont en général déplacés après l’application d’une autre procédure Spectrum.

Obtenez une autorisation pour tous les déplacements, et consignez celle-ci.

Conformément à votre politique, obtenez une autorisation appropriée relative à tous les déplacements, internes ou externes, et consignez celle-ci :

Information sur le déplacement

  • Numéro de référence pour le déplacement – Numéro de référence du déplacement.
  • Autorisateur du déplacement (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Date d’autorisation du déplacement (utilisez un format normalisé).

Dans les organisations plus petites, la personne qui déplace un objet peut être également celle qui autorise le déplacement.

Vérifiez l’état des objets pour vous assurer qu’ils peuvent être déplacés.

Allez à, et revenez de, Constat d’état et analyse technique.

Vérifiez la présence de recommandations ou de risques particuliers associés à la manipulation ou au déplacement des objets.

Consultez les enregistrements du catalogue pertinents pour y déceler des notes relatives aux dangers que représentent les objets, et toute recommandation concernant la manipulation (p. ex., porter des gants) ou des besoins précis :

  • Recommandations d’exposition.
  • Recommandations des conditions ambiantes.
  • Recommandations de manipulation.
  • Recommandations d’emballage.
  • Recommandations de sécurité.
  • Exigences particulières.
  • Recommandations d’entreposage.

Voir la note 2 pour obtenir des directives supplémentaires sur les risques.

Vérifiez s’il existe des problèmes d’accès à quelque endroit au long du trajet et évaluez les problèmes ou autres risques de manipulation.

Vous devriez établir s’il existe des problèmes relatifs à l’accès à l’emplacement de la destination ou de la livraison (p. ex., des marches, des angles serrés ou des zones d’accès restreint à certaines heures). Évaluez également tout problème de manipulation (p. ex., devrez-vous faire appel à des manutentionnaires ou à de l’équipement spécialisés?) Convenez du parcours avec toutes les parties concernées.

Mettez en place toute mesure de conservation ou d’emballage requise pour protéger les objets pendant leur déplacement.

Même les déplacements d’objets dans le musée peuvent nécessiter des mesures de conservation et d’emballage particulières. Les objets transportés devront être protégés contre les changements des conditions ambiantes ou la vibration au cours du déplacement. Demandez des conseils spécialisés à un restaurateur, au besoin.

Allez à, et revenez de, Soin et conservation des collections.

Si aucun transport n’est requis, déplacez les objets (puis allez à « Tenez à jour les registres de déplacements et d’emplacements des objets. »).

Préparez l’objet en vue du déplacement en fonction du constat d’état et des risques ou recommandations associés.

Si un transport est requis, définissez les moyens les plus appropriés et utilisez-les.

Les influences sur la décision comprennent ce qui suit :

  • Vos politiques.
  • La taille et le poids des objets emballés.
  • Le coût.
  • Les restrictions juridiques (p. ex., les objets ne peuvent pas être transportés par voie aérienne).
  • L’accessibilité des routes de transport.
  • Les exigences de la compagnie d’assurance ou des prêteurs.
  • Déterminez si un messager est requis. (Dans ce contexte, nous entendons par « messager » une personne formée, souvent auprès d’un musée prêteur, qui accompagne les objets pendant leur déplacement et supervise le transfert.)

Il est parfois approprié, et économique, de faire transporter les gros articles et de faible valeur par courrier recommandé, par une entreprise de messagerie générale ou par transport public. À l’intérieur du pays, les véhicules de votre musée (ou ceux du personnel ou de bénévoles) peuvent être une option dans ce cas. Pour les objets de grande valeur, et certainement si le transport des objets doit se faire à travers des frontières internationales, vous pourriez devoir recourir à des agents d’expédition spécialisés en muséologie. (Voir la note 3 pour obtenir des directives sur le recours à des agents d’expédition.)

Si les objets ne vous appartiennent pas, vous devriez toujours obtenir l’accord du propriétaire.

Une fois l’accord obtenu, faites circuler une note d’information sur les dispositions aux personnes concernées (p. ex., conservateur, restaurateur, personnel de sécurité et des collections).

Classez les autorisations et la note d’information, et consignez l’Emplacement des documents dans les dossiers des objets pertinents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Prenez les dispositions nécessaires pour obtenir une protection d’assurance ou une indemnité pour les objets transportés.

Prenez les dispositions nécessaires pour obtenir une protection d’assurance ou une indemnité, selon le cas, en conformité avec votre politique.

Allez à, et revenez de, Assurance et indemnité.

Préparez les documents appropriés qui accompagneront les objets transportés.

Préparez les documents appropriés qui accompagneront les objets transportés, comme les reçus, les documents des douanes et d’assurance et les directives de déballage.

Classez les copies et notez l’Emplacement des documents dans les dossiers des objets pertinents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Transportez les objets, puis confirmez leur bonne arrivée.

Lorsque les objets arrivent à leur destination, obtenez un reçu de livraison et, s’il y a lieu, un constat d’état, pour confirmer qu’ils n’ont pas été endommagés au cours du transport. Si vous avez envoyé un messager du musée, celui-ci doit inspecter les objets à leur arrivée.

Allez à, et revenez de, Constat d’état et analyse technique.

Classez les copies et notez l’emplacement des documents dans les dossiers des objets pertinents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Tenez à jour les registres de déplacements et d’emplacements des objets.

Consignez l’information suivante dès qu’un objet a été déplacé :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet.

Information sur le déplacement

  • Numéro de référence pour le déplacement – Numéro de référence du déplacement.
  • Date du déplacement – Date du retrait (utilisez un format normalisé).
  • Personne responsable du déplacement – Responsable du déplacement (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Signature de la personne qui accepte la garde de l’objet.
  • Raison du déplacement – Raison du déplacement (utilisez une liste d’autorité).
  • Toute autre information concernant le déplacement, s’il y a lieu – Note sur le déplacement.
  • Si pertinent, la date à laquelle l’objet retournera à son emplacement habituel – Date prévue du retrait (utilisez un format normalisé).

Si le transport a été utilisé pendant le déplacement, consignez :

  • Le nom de la personne qui a accompagné les objets pendant le transport – Messager de l’organisation (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Le nom de la personne ou de l’organisation responsable du transport :
    • Expéditeur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
    • Personne-ressource responsable du messager – Personne-ressource du messager (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Toute autre information concernant l’expédition d’un objet, y compris les détails relatifs aux exigences du transit – Note d’expédition.

Si vous désirez savoir où était situé l’objet dans le passé, pour chaque emplacement précédent, consignez :

  • Emplacement précédent. Ce devrait être le Nom/numéro de référence de l’emplacement (voir ci-dessus).
    • Date de début des emplacements précédents (utilisez un format normalisé).
    • Date de fin des emplacements précédents (utilisez un format normalisé).

Information sur l’emplacement des objets

  • Son Emplacement actuel. Ce devrait être le Nom/numéro de référence de l’emplacement (voir ci-dessus).
  • La date d’arrivée à cet emplacement – Date de l’emplacement (utilisez un format normalisé).
  • Emplacement permanent (si pertinent, car les musées ne consignent pas tous leurs objets à un emplacement permanent). Si utilisé, ce devrait être le Nom/numéro de référence de l’emplacement (voir ci-dessus).

L’information ci-dessus peut être consignée sur un formulaire d’enregistrement des déplacements séparé. Dans ce cas, les renseignements devraient être transférés dès que possible au registre d’emplacement principal.

Retournez à la procédure liée qui demandait le déplacement.

Notes d’orientation

Note 1 : Dossier des emplacements et des déplacements

Dossiers d’emplacement

Ils peuvent comprendre :

  • Dossiers d’entrée (comme un formulaire d’entrée de l’objet de Collections Trust). C’est une bonne pratique de consigner le premier emplacement d’un objet au moment de son entrée au musée (p. ex., bureau du gestionnaire des collections, armoire des demandes).
  • Enregistrement du catalogue. Cet élément est en général contenu dans un système de gestion des collections, et est habituellement l’enregistrement de l’emplacement permanent d’un objet. Dans le cas d’un emplacement permanent, vous suivez généralement les conventions de votre musée pour la consignation des emplacements (p. ex., salle X, tablette Y, boîte Z).
  • Listes des emplacements. Ces listes peuvent être utiles quand, par exemple, une exposition est créée, et les institutions attacheront occasionnellement une liste des objets à l’extérieur de la boîte ou sur une tablette. Les listes des emplacements peuvent constituer d’excellentes mesures temporaires. Néanmoins, pour les emplacements permanents, il est plus simple et plus efficace d’enregistrer seulement les emplacements permanents de façon centrale à un endroit, ce qui est généralement dans l’enregistrement du catalogue.

Billets de déplacements des objets

Des billets de déplacements des objets préimprimés sont offerts par Collections Trust. Ils consistent en un billet carbone en trois copies sur lequel il faut écrire au stylo lorsqu’un objet est déplacé, décrivant qui a déplacé l’objet, pour quelle raison, de quel endroit il provient et à quel endroit il est acheminé. Lors de l’utilisation de ces billets :

  • La copie supérieure (blanche) est placée à la place de l’objet.
  • La copie du centre (jaune) est placée dans un dossier des emplacements temporaires selon l’ordre des numéros de l’objet, de l’endroit où il est utilisé afin de mettre à jour le dossier le plus permanent des emplacements, généralement l’enregistrement du catalogue.
  • La copie inférieure (carte) est attachée à l’objet.

Lorsque l’objet est retourné à son emplacement permanent, vous devez jeter toutes les parties du billet.

Autres méthodes de déplacement

Le déplacement peut également être géré par des systèmes semi-automatiques, comme des codes à barres ou l’identification par radiofréquence (IRF), en tenant compte du soin et de la sécurité des objets. Ceux-ci produiront leurs propres dossiers numériques.

Note 2 : Évaluation des risques

Dans le cadre de son approche globale en matière de santé et de sécurité, votre musée devrait identifier les dangers potentiels des objets, et définir et décrire les pratiques sûres d’entreposage et de manipulation requises. Ces pratiques comprendront l’équipement de protection à porter pendant le déplacement des objets.

Les évaluations des risques tiendront compte de la législation pertinente pouvant s’appliquer à certains types d’objets (p. ex., concernant les armes à feu ou les substances dangereuses). L’évaluation des risques comprendra :

  • L’identification du danger.
  • Qui est exposé au risque et de quelle façon (p. ex., la personne qui déplace un objet).
  • Une évaluation de la sévérité et de la probabilité d’un risque (p. ex., futile, modéré, intolérable).

Outre le rapport découlant de l’évaluation des risques d’une collection, une note devrait être ajoutée à l’enregistrement de l’objet en ce qui concerne les points suivants :

  • Les recommandations de manipulation.
  • Les recommandations d’entreposage.
  • L’information relative à tout danger potentiel pour les personnes ou les autres objets.

Les systèmes de documentation et les procédures devraient favoriser l’enregistrement de toute cette information, y compris les dimensions et le poids de l’ensemble de l’objet et des composantes, le cas échéant. Cette documentation devrait toujours être consultée avant le déplacement d’une composante d’un objet.

Note 3 : Recours à des commissionnaires

Consultez votre politique concernant l’embauche à contrat de fournisseurs externes et suivez les étapes requises en matière d’approvisionnement. Fournissez au commissionnaire l’information suivante :

  • L’information des objets à déplacer, leur destination, le motif du déplacement et les dates désirées.
  • Toutes les difficultés possibles, comme l’accès, les restrictions de manipulation, le poids de chargement.
  • Précisions quant à la protection par l’assurance ou l’indemnité du transport et toute condition spéciale.
  • Toute restriction en vertu de la CITES ou de la réglementation des matières dangereuses.
  • Surligner la possibilité d’une visite des lieux pour permettre au commissionnaire d’examiner les exigences en matière d’accès, de personnel, de véhicules et d’équipement, ainsi que l’énoncé des méthodes.

Si les objets franchissent les frontières internationales, le commissionnaire devrait être responsable du dédouanement, de l’obtention de tout permis requis (p. ex, CITES) et de la conformité aux lois pertinentes (p. ex., réglementation relative à la sécurité des aéronefs).

Réception de la confirmation du transport du commissionnaire, de même que de l’information suivante :

  • L’itinéraire détaillé, comprenant le trajet et les délais.
  • La méthode de transport et le trajet aux fins d’approbation, y compris toute escale en cas de longs trajets.
  • Tout agent outremer concerné.
  • Organisation des déplacements des messagers.
  • Procédures de chargement/déchargement et de sécurité de l’aéroport au début ou à la fin du parcours.
  • L’enregistrement du véhicule.
  • Le nom des chauffeurs et un numéro de téléphone cellulaire pour rester en communication avec eux.
  • Coûts et modalités convenus.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine