Utlån - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Bedömning av låneförfrågan

Skapa en mapp för lånet.

När en förfrågan om lån av objekt kommer in, skapa en mapp för det potentiella lånet och ge den ett Utlån – referensnummer. Förfrågningar om lån ska göras skriftligt.

Registrera information om låneförfrågan.

Kontrollera att den potentiella låntagaren har lämnat följande information och registrera:

Information om identifiering av objekt

  • Objektnummer.
  • Kort beskrivning.

Information om utlån

  • Ett referensnummer för lånet – Utlån – referensnummer.
  • Låntagarens namn och kontaktuppgifter:
    • Låntagare (använd standardformat för namn).
    • Låntagare – kontaktperson (använd standardformat för namn).
    • Adress.
  • Låntagares status – Låntagare – status (använd en standardterminologikälla).
  • Anledningen till lånet – Utlån – syfte (använd en standardterminologikälla).
  • Om det gäller en utställning, beskriv utställningens omfattning och information om alla anläggningar – Utlån – kommentar.
  • Föreslagen tidsperiod för lånet:
    • Utlån – startdatum (använd ett standardformat).
    • Utlån – slutdatum (använd ett standardformat).
  • En kort beskrivning av försäkringsvillkor och utställningsgaranti som krävs – Speciella utlåningsvillkor.
  • Det aktuella steget i utlåningsprocessen (inleds med förfrågan) som objektet för närvarande befinner sig i – Status för objekt i låneprocessen (använd en standardterminologikälla).
    • Datum när steget i utlåningsprocessen nåddes – Status för objekt i låneprocessen – datum (använd ett standardformat).

Överväg förfrågan.

Policyn för utlån bör innehålla museet kriterier för att bedöma förfrågningar om utlån av objekt och vem som får fatta beslut. Det kan vara uppenbart med en gång att en förfrågan om lån inte uppfyller kriterierna. Eller så kan museet besluta att relevanta objekt kan lånas ut om mer information inhämtas och ett tillfredsställande låneavtal kan skrivas.

Svara på förfrågan.

Svara på förfrågan och ange om objekten finns tillgängliga för lån och om förfrågan kan övervägas. Om så inte är fallet, ange skäl till varför. Behåll ett exemplar av svaret i lånemappen och notera Placering av dokument så att svaret kan hittas i framtiden.

Reservera de objekt som ska lånas ut.

För de objekt som eventuellt ska lånas ut, registrera en notering om att de kan vara reserverade, ifall någon annan skulle vilja använda dem under den föreslagna låneperioden. Gå till och återvänd från Användning av samlingar.

Begär ytterligare information

Begär ytterligare information från låntagaren.

Om utlån övervägs, förse den potentiella låntagaren med alla allmänna villkor som finns, tillsammans med en begäran om ytterligare information om lånet. Detta kan innefatta en begäran att låntagaren ska fylla i en verksamhets- och säkerhetsrapport (facility report).

Överväg förfrågan.

Med hjälp av den ytterligare information som lämnats, överväg om museet ska gå vidare och låna ut de föreslagna objekten. Faktorer som kan spela roll:

Om den tilltänkta låntagaren är lämplig, med hänsyn till:

  • Erfarenheter från tidigare lån till en viss låntagare eller anläggning.
  • Information från platsbesök på den tilltänkta platsen.
  • Samråd med relevanta regionala myndigheter eller säkerhetsexpert.
  • Garanti att objekten kommer att ha tillräckligt försäkringsskydd vid skada eller förlust.
  • Att låneperioden passar övrig planering.
  • Kostnader för till exempel konservering.
  • Speciella krav som hör ihop med de objekt som efterfrågats, till exempel krav på kurir.
  • Överväganden som gäller säkerhet.
  • Överväganden som gäller omgivande klimat och miljö.
  • Hur samlingar ska användas, till exempel för rörliga objekt och maskiner.

Om beslut fattas att avslå förfrågan om utlån, gör en skriftlig förklaring om vad det beror på. Behåll ett exemplar av svaret i lånemappen och notera Placering av dokument så att den kan hittas i framtiden

Avtala om lån

Förse låntagaren med information om varje objekt.

Om beslut fattas om att godkänna begäran, förse låntagaren med följande information om varje objekt:

  • Objektnummer.
  • Beskrivning av objekt.
  • Ekonomisk värdering av objekt.
  • Objektets tillstånd.
  • Krav vid utställning av objekt.
  • Krav på omgivande klimat och miljö.
  • Krav vid hantering av objektet.
  • Potentiella risker.
  • Objektets storlek.
  • Fotografier för forskning eller publicering, om rättigheterna tillåter det.
  • Information om alla relevanta immateriella rättigheter och tillhörande licenskrav.
  • Ytterligare beskrivning och historisk information som behövs.
  • En uppskattning av de kostnader utlånet innebär för låntagaren, till exempel för konservering, måttbeställda ramar eller monteringar.

Registrera de slutgiltiga villkoren för utlånet och skapa ett låneavtal.

Fastställ lånevillkoren och skapa ett låneavtal som baseras på dem, se Kommentar 1. Uppdatera relaterad mapp för ärendet med korrespondens, objektinformation och andra dokument så att de enkelt kan hittas och hänvisas till.

Registrera godkännande av lån:

Information om utlån

  • Namn på den person som godkänner lånet – Utlån godkänt av (använd standardformat för namn)
  • Datum när godkännandet gjordes – Utlån – datum för godkännande (använd ett standardformat).

Låneavtalet undertecknas av båda parter.

När lånevillkoren bekräftats undertecknas avtalet av båda parter. Avtalet ska hänvisa till alla lånevillkor. Arkivera ett exemplar av det undertecknade avtalet i lånemappen och ange Placering av dokument så att det kan hittas i framtiden.

Förbered för lånet

Kontrollera och registrera tillståndet för de objekt som ska lånas ut, med foton.

Gå till Tillståndskontroll och teknisk bedömning.

Utför allt nödvändigt konserveringsarbete, inklusive måttbeställda monteringar och ramar.

Gå till Samlingsvård och konservering.

Säkerställ att alla villkor som gäller säkerhet uppfyllts.

Bekräfta, vid behov, att en tillfredsställande säkerhetsrapport från nödvändig instans finns, samt att alla villkor för säkerhet uppfyllts. Om säkerhetsrapporten inte är tillfredsställande, överväg om låntagaren ska få möjlighet att uppfylla de krav på säkerhet som ställts, innan ett slutgiltigt beslut fattas.

Inhämta bevis på försäkring och utställningsgaranti och uppdatera informationen.

Inhämta bevis på försäkring och utställningsgaranti innan objekten överlämnas. Uppdatera informationen och gå till Försäkring och utställningsgaranti.

Lämna ut objekt

Planera utlämning av objekt och bekräfta säker ankomst.

Gå till Utlämning av objekt och sedan till Kontroll av placering och förflyttning.

Övervaka lånet

Övervaka objektens tillstånd och placering under låneperioden.

Övervaka lånet genom att uppdatera följande information enligt låneavtalet:

  • Objektets tillstånd, åtminstone årligen.
  • Klimat- och miljöförhållanden och utställningsförhållanden, åtminstone årligen.
  • Försäkring och utställningsgaranti, innan de ska förnyas.

Förlänga låneperioden

Vill låntagaren att låneperioden förlängs?

Om låntagaren vill förlänga låneperioden efter det fastställda datumet i låneavtalet, gå tillbaka till stegen för godkännandet av lånet. Både förfrågan om förlängning och museets svar bör vara skriftliga, även om ett helt nytt låneavtal inte behöver upprättas. Kontrollera dock alltid att informationen i befintliga avtal fortfarande är aktuell. Det kan innebära en ny Ekonomisk värdering och en uppdatering av Försäkring och utställningsgaranti.

Förbereda för återlämning

Godkänn arrangemanget kring återlämning av objekt och planera återlämningen till museet.

Gå till Kontroll av placering och förflyttning.

Avsluta lån

Fakturera låntagaren för återstående kostnader.

Fakturera låntagaren för återstående kostnader i enlighet med villkor i låneavtalet.

Bekräfta säkert mottagande av objekten och att alla villkor för lånet uppfyllts.

Bekräfta säkert mottagande av objekten genom att återlämna inlånarens kvitto och bekräfta att de sista villkoren för lånet uppfyllts, till exempel betalning av kostnader och kvitto för kataloger.

Lägg till relevant information om lånet i objektets katalogpost.

Det kan inkludera hänvisningar till utställningar och annan användning som utgör delar av objektens historia. Gå till Användning av samlingar.

Avsluta lånemappen.

Gör avslutande ändringar i låneinformationen. Registrera all information, till exempel om säkerhetsincidenter eller rapporter från kurirer som kan vara relevanta vid framtida förfrågningar från låntagaren. Arkivera lånemappen som permanent dokumentation för att kunna granska lånet i efterhand.

Rådgivning

Kommentar 1: Låneavtal

Låneavtal innehåller ofta följande:

  • Information rörande objekt, inklusive nivån på bevarandeinsatser, utställning, hantering, användning (till exempel utställningar som ska röra sig och maskiner), säkerhets-, miljö- och klimatarrangemang, tillståndsrapportering och övervakning, överenskommelser om omfattning och metod för undersökande, förändrande eller aktiva konserveringsinsatser som måste utföras, låntagarens rätt att agera (till exempel om ett objekt upptäcks vara angripet).
  • Krav på försäkring och utställningsgaranti.
  • Kostnader och ansvarsförhållanden, inklusive: konservering, transport, arbetstid och oförutsedda utgifter.
  • Villkor för reproduktion och immateriella rättigheter.
  • Packning, transport, kurirer och övriga transportkrav.
  • Förberedelser för lån för forskningsändamål, inklusive destruktiv analys eller teknisk preparering. Detta bör inkludera ett villkor gällande omfattningen av destruktivitet eller provtagning och ett klargörande av äganderätt till forskningsresultaten. Se även Kommentar 2.
  • Övriga villkor enligt överenskommelse med långivaren, inklusive metod som används för att erkänna långivaren i skyltning, ägarens tillgång till sina objekt under låneperioden samt att låntagarmuseet inte tar ansvar för att spåra ägaren om omständigheterna förändras under låneperioden.
  • Datum för förnyad ansökan, om låneperioden kommer att förlängs.
  • Kontaktuppgifter som understryker långivarens ansvar att hålla låntagaren underrättad om alla förändringar.

Vid inlån från andra organisationer är det troligt att långivaren har ett standardavtal för utlån och låntagaren ett för inlån. Att använda båda avtalen rekommenderas inte, då låntagaren är skyldig att godkänna långivarens avtal eftersom denne är ägare av objektet. Om det är nödvändigt bör ett fristående avtal som täcker alla relevanta frågor för båda parter ställas upp.

Kommentar 2: Lån för forskningsändamål

När det gäller forskningssamlingar förekommer lån vanligtvis mer frekvent och är inte så formella. Lån arrangeras oftast enligt internationella traditioner, som kan vara specifika för olika ämnesområden. Museet kan till exempel redan ha etablerade låneavtal med andra organisationer. Lånet kan också ha med sig en fysisk överenskommelse som återlämnas i samband med att mottagandet har bekräftats.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet