Utlån - Forslag til arbeidsrutine

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Vurdering av låneforespørselen

Opprett en mappe for utlånet.

Når museet mottar en forespørsel om å låne objekter, skal det opprettes en mappe med et Utlån – referansenummer. Låneforespørsler skal være skriftlige.

Registrer informasjon om låneforespørselen.

Kontroller at den potensielle låntakeren har oppgitt følgende informasjon, og registrer den:

Informasjon for objektidentifisering

Detaljert informasjon om hvert objekt som er nødvendig for bruk, inkludert:

  • Objektnummer.
  • Kort beskrivelse.

Informasjon om utlån

  • Et referansenummer for utlånet – Utlån – referansenummer.
  • Navn og kontaktperson til låntaker:
    • Låntaker (bruk standardform for navnet).
    • Låntakers kontakt (bruk standardform for navnet).
    • Adresse.
  • Status for låntaker – Låntaker – status (bruk standard terminologi).
  • Begrunnelsen for utlånet – Utlån – begrunnelse (bruk standard terminologi).
  • Hvis lånet skal benyttes i en utstilling, noteres informasjon om utstillingen og alle utstillingslokaler – Utlån – merknad.
  • Foreslåtte datoer for utlånet:
    • Utlån – startdato (bruk standardformat).
    • Utlån – sluttdato (bruk standardformat).
  • En kort beskrivelse av nødvendig forsikring eller garantiordning – Utlån – spesielle betingelser.
  • Det aktuelle stadiet (start med «forespurt») i låneprosessen for objektet – Utlånt objekt – status (bruk standard terminologi).
    • Datoen for stadiet – Utlånt objekt – dato for status (bruk standardformat).

Vurder forespørselen.

Museets policy for utlån av objekter bør definere kriterier for å vurdere forespørsler om å låne ut objekter, samt ha informasjon om hvem som kan fatte beslutninger. Det kan være opplagt at en låneforespørsel ikke møter museets kriterier, eller museet kan vurdere utlån etter å ha fått mer informasjon slik at det er mulig å inngå en tilfredsstillende låneavtale.

Svar på forespørselen.

Svar på forespørselen, informer om objektene er tilgjengelige for utlån og hvorvidt museet vil vurdree forespørselen. Gi en forklarding dersom det ikke er aktuelt å låne ut. Lagre svaret i mappen for utlånet, og registrer Dokumentplassering for dokumentet, slik at det kan gjenfinnes i fremtiden.

Reserver objekter som skal lånes ut.

Dersom objekter potensielt skal lånes ut, må de reserverers i tilfelle det er andre som ønsker å bruke dem i samme periode. Gå til og returner fra Bruk av samlinger.

Be om ytterligere informasjon

Be om mer informasjon fra låntakeren.

Dersom museet vurderer å låne ut objektene, sendes museets generelle vilkår til låntaker med spørsmål om ytterligere informasjon om lånet. Dette kan inkludere krav om en fasilitetsrapport (kontrollrapport).

Vurder forespørselen.

Vurder utlånet med utgangspunkt i den informasjonen museet har mottatt. Faktorer som kan spille inn er:

Hvorvidt låntaker er egnet, vurdert på bakgrunn av:

  • Erfaringer fra tidligere utlån til en gitt låntaker eller et gitt lånested.
  • Informasjon samlet ved et besøk til det foreslåtte lånestedet.
  • Informasjon fra relevant regional myndighet eller sikkerhetsekspert.
  • Garanti for at objektene kommer til å ha tilstrekkelig forsikringsdekning ved skader eller tap.
  • Om foreslått låneperiode passer med museets øvrige aktiviteter.
  • Kostnader, for eksempel til konservering.
  • Spesielle krav for de forespurte objektene, for eksempel behov for kurér.
  • Sikkerhetshensyn.
  • Miljømessige hensyn.
  • Hvordan samlingen skal brukes.

Send en skriftlig begrunnelse dersom museet bestemmer seg for å avslå lånesøknaden. Lagre svaret i mappen for utlånet, og registrer Dokumentplassering for dokumentet, slik at det kan gjenfinnes i fremtiden.

Avtale om utlån

Gi låntakeren dokumentasjon av hvert objekt

Hvis museet beslutter å låne ut, sendes følgende informasjon om hvert objekt til låntakeren:

  • Objektnummer.
  • Beskrivelse av objektet.
  • Vurdering av verdien til objektet.
  • Tilstanden til objektet.
  • Krav ved utstilling av objektet.
  • Miljømessige betingelser.
  • Vilkår for hvordan objektet skal håndteres.
  • Eventuelle risikofaktorer.
  • Størrelsen på objektet.
  • Bilder til forskning eller publisering hvis rettighetene tillater det.
  • Informasjon om alle immaterielle rettigheter og tilknyttede lisenser.
  • Eventuell annen beskrivende og historisk informasjon, ved behov.
  • En vurdering av kostnaden for låntakeren, for eksempel for konservering, rammer eller montre.

Registrer de endelige vilkårene for lånet og opprett låneavtalen.

Avtal vilkårene for utlånet og lag en låneavtale basert på dette (se Merknad 1). Oppdater mappen med korrespondanser, objektinformasjon og annen dokumentasjon, slik at informasjonen lett kan gjenfinnes og henvises til senere.

Dokumenter godkjenningen av utlånet:

Informasjon om utlån

  • Navnet på personen som godkjente utlånet – Utlån – godkjenner (bruk standardform for navnet).
  • Dato for godkjenningen – Utlån – dato for godkjenning (bruk standardformat).

Begge parter signerer avtalen.

Når lånet er bekreftet, skal alle dokumenter signeres av både utlåner og låntaker. Avtalen skal henvise til alle vilkårene for lånet. Lagre den signerte avtalen i mappen for utlånet, og registrer Dokumentplassering for dokumentet, slik at det kan gjenfinnes i fremtiden.

Forberedelser til utlån av objekter

Vurder og registrer tilstanden til objektene som skal lånes ut, med bilder.

Gå til Tilstandsvurdering og analyse.

Utfør nødvendig konservering, inkludert bestilling av rammer og montre.

Gå til Bevaring og konservering.

Bekreft at alle sikkerhetsvilkårene er oppfylt.

Bekreft, ved behov, at det foreligger en sikkerhetsrapport fra korrekt instans, og at alle vilkårene for sikkerheten er oppfylt. Hvis rapporten ikke er tilfredsstillende, kan det vurderes om låntaker skal få anledning til å oppfylle alle nødvendige krav for sikkerheten, før det tas en endelig beslutning.

Skaff dokumentasjon av forsikringspoliser eller garantiordninger, og oppdater aktuelle poster i systemet.

Skaff dokumentasjon av forsikringspoliser eller garantiordninger før objekter leveres ut. Oppdater informasjonen, og gå til Forsikrings- og garantiordninger.

Levere ut objekter

Planlegg utleveringen av objektene og bekreft trygg ankomst.

Gå til Utlevering og fra der til Plassering, flytting og transport.

Oppfølging av utlånet

Overvåk objektenes tilstand og plassering under låneperioden.

Overvåk objektene ved å oppdatere følgende informasjon i henhold til låneavtalen:

  • Objektets tilstand (minst årlig).
  • Oppbevaringsforhold (minst årlig).
  • Forsikringer og garantier (før hver forlengelsesdato).

Forlenge låneperioden

Ønsker låntakeren å forlenge låneperioden?

Dersom låntaker ønsker å forlenge låneavtalen, gå tilbake til trinnene for å avtale utlån. Både forespørsel om å forlenge utlånet og museets svar skal være skriftlig. Det er kanskje ikke nødvendig å opprette helt nye lånedokumenter. Museet bør i alle tilfeller kontrollere at informasjonen i den eksisterende avtalen fremdeles er riktig. Dette kan bety at det må utføres en ny Verdivurdering og at Forsikrings- og garantiordninger må oppdateres.

Forberedelser for tilbakelevering

Bekreft organiseringen av tilbakeleveringen og planlegg ankomsten til museet.

Gå til Plassering, flytting og transport.

Avslutte utlånet

Fakturer låntakeren for eventuelt utestående kostnader.

Fakturer låntakeren for utestående kostnader i henhold til låneavtalen.

Bekreft trygg ankomst av objektene og at alle lånevilkårene er oppfylt.

Bekreft at objektene har ankommet trygt ved å returnere låntakerens kvittering, og bekreft at de siste vilkårene er oppfylt, for eksempel at alle utgifter er dekket.

Legg relevant informasjon om utlånet i objektenes katalogposter.

Dette kan inkludere henvisninger til utstillinger eller annen bruk som utgjør en del av objektenes historikk. Gå til Bruk av samlinger.

Avslutt mappen for utlånet.

Gjør eventuelle avsluttende endringer i låneinformasjonen. Registrer all informasjon, for eksempel om sikkerhetsbrudd eller rapporter fra kurér, som kan være relevant for senere låneforespørsler fra låntakeren. Arkiver lånemappen som dokumentasjon på utlånet.

Veiledning

Merknad 1: Lånedokumenter

En låneavtale inneholder ofte følgende:

  • Informasjon om objektet, inkludert: hvordan objektet skal ivaretas, stilles ut, håndteres og brukes, avtaler for sikkerhet og miljøbetingelser, tilstandsrapporter og overvåkning, avtaler om konservering, utlåners rett til å sette i verk tiltak (hvis for eksempel objektet skulle vise seg å være utsatt for skadedyr).
  • Krav i forhold til forsikrings- og garantiordninger.
  • Kostnader og ansvarsforhold, inkludert: konservering, transport, personalkostnader og uforutsette utgifter.
  • Vilkår for reproduksjon og immaterielle rettigheter.
  • Pakking, transport, kurér og andre transportkrav.
  • Forberedelser for lån til forskning, inkludert for destruktiv analyse og teknisk preparering. Dette bør inkludere vilkår for hvor omfattende destruktiviteten eller prøvetakingen er og informasjon om eierretten til resultatet av denne forskningen. Se også Merknad 2.
  • Ytterligere vilkår som avtalt med utlåner, inkludert: metoden som brukes for å kreditere eier på etiketter, eierens rettighet til objektet under låneperioden, samt at museet ikke tar ansvar for å spore eieren hvis omstendighetene skulle endre seg i løpet av låneperioden.
  • Dato for søknad om forlenget lånetid, hvis utlånet skal fornyes.
  • Kontaktinformasjon som understreker utlåners ansvar for å holde låntaker informert om enhver endring.

Når museet låner fra andre organisasjoner, kan skje at at utlåner har en egen standardavtale for innlån, mens museet bruker en annen for utlån. Det er ikke anbefalt å undertegne begge avtalene. Det er låntakers ansvar å godta vilkårene til utlåner som eier av objektet. Ved behov kan det skrives en egen avtale der alle relevante punkter tas med, slik at begge parter er tilfreds.

Merknad 2: Utlån for vitenskapelig forskning

Når det gjelder forskningssamlinger, skjer lån oftere og er mindre formelle. Lån skjer vanligvis i tråd med internasjonale normer, som kan være spesifikke for forskjellige fagområder. Det kan hende museet allerede har etablerte låneavtaler med andre organisasjoner.