Uitgaande bruikleen (uitlenen van objecten) - Voorgestelde procedure

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Beoordeling van het bruikleenverzoek

Open een gegevensbestand voor de bruikleen.

Als u een verzoek ontvangt om uw objecten te lenen, maakt u een bestand aan voor de potentiële uitgaande bruikleen en kent u het een Referentienummer voor uitgaande bruikleen toe. Elke bruikleenaanvraag moet schriftelijk worden ingediend.

Leg details van het verzoek vast.

Controleer of de potentiële bruikleennemer de volgende informatie heeft verstrekt en leg deze gegevens vast:

Objectidentificatie

Details van elk in bruikleen gevraagd object, waaronder:

  • Objectnummer .
  • Korte beschrijving.

Uitgaande bruikleen

  • Een referentienummer voor de bruikleen – Uitgaande bruikleen – Referentienummer .
  • Naam en contactgegevens van de bruikleennemer:
    • Bruikleennemer (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Bruikleennemer – Contactpersoon (gebruik een standaardvorm voor namen).
    • Adres .
  • Status van de bruikleennemer – Bruikleennemer – Status (gebruik een standaardterm).
  • De reden voor de bruikleen – Uitgaande bruikleen – Reden (gebruik een standaardterm).
  • Als de bruikleen bedoeld is voor een tentoonstelling, vermeld dan de gegevens van de tentoonstelling en details van alle tentoonstellingslocaties – Uitgaande bruikleen – Bijzonderheden .
  • De voorgestelde data van de bruikleen:
    • Uitgaande bruikleen – Begindatum (gebruik een standaard datumnotatie).
    • Uitgaande bruikleen – Einddatum (gebruik een standaard datumnotatie).
  • Een korte beschrijving van de afspraken m.b.t. aansprakelijkheid en de benodigde indemniteit of verzekeringsvoorwaarden – Speciale voorwaarden van bruikleen.
  • Het huidige stadium (te beginnen met ‘aangevraagd’) van het bruikleenproces waarin het object zich bevindt – Uitgeleend object – Status (gebruik een standaardterm).
    • De datum dat dit stadium is bereikt – Uitgeleend object – Status – Datum (gebruik een standaard datumnotatie).

Neem het verzoek in overweging.

In uw beleid inzake uitgaande bruikleen moeten de criteria staan voor het beoordelen van bruikleenverzoeken en wie dergelijke beslissingen kan autoriseren. Het kan meteen duidelijk zijn dat een bepaald bruikleenaanvraag buiten uw criteria valt. Of u kunt in principe besluiten dat de betreffende objecten uitgeleend kunnen worden als er een geschikte bruikleenovereenkomst kan worden gesloten, nadat u verdere informatie hebt ontvangen.

Bevestig ontvangst van het bruikleenverzoek.

Bevestig ontvangst van het bruikleenverzoek en geef aan of de objecten al dan niet beschikbaar zijn om te worden uitgeleend, en of u bereid bent om een bruikleen in overweging te nemen. Zo niet, vermeld dan de redenen om het verzoek af te wijzen. Bewaar een kopie en noteer de Document – Locatie, zodat u en anderen het later gemakkelijk terug kunnen vinden.

Reserveer de objecten voor de bruikleen.

Als objecten uitgeleend kunnen worden, maak dan een aantekening om ze te reserveren, voor het geval iemand anders ze tijdens de voorgestelde bruikleenperiode wil gebruiken. Ga naar de procedure Gebruik collecties en hervat vervolgens deze procedure.

Verdere informatie opvragen

Vraag de bruikleennemer om meer informatie.

Stuur bij overweging van een bruikleen aan de toekomstige bruikleennemer de algemene bruikleenvoorwaarden, samen met een verzoek om bijkomende informatie over de bruikleen. Dit kan ook het verzoek omvatten om een faciliteitenrapport in te vullen.

Neem het verzoek in overweging.

Overweeg of u het bruikleen wilt toekennen, in het licht van de aanvullende informatie. Doorslaggevende factoren kunnen zijn:

De geschiktheid van de voorgestelde bruikleennemer, rekening houdend met:

  • Verwijzingen naar eerdere bruiklenen aan de bruikleennemer of locatie.
  • Informatie over de voorgestelde locatie van de bruikleen, ingewonnen ter plekke.
  • Het raadplegen van relevante organisaties.
  • Bevestiging dat er een toereikende dekking is in geval van schade of verlies.
  • De geplande tijd nodig voor het organiseren van de bruikleen.
  • De kosten (bijv. conservering).
  • Specifieke vereisten voor de aangevraagde objecten (bijv. de inzet van koeriers).
  • Veiligheidsoverwegingen.
  • Overwegingen met betrekking tot de omgevingsomstandigheden.
  • Het gebruik van collecties (bijv. werkende objecten).

Als u besluit om niet tot bruikleen over te gaan, geef hier dan schriftelijke uitleg over. Bewaar een kopie in het betreffende bestand en maak een notitie van de Document – Locatie, zodat het later gemakkelijk kan worden teruggevonden.

Goedkeuring van de bruikleen

Verschaf de bruikleennemer informatie over elk object.

Als u besluit om een of meerdere objecten uit te lenen, verschaf de potentiële bruikleennemer dan de volgende informatie over elk object:

  • Het objectnummer.
  • Objectbeschrijving.
  • De waardebepaling van het object.
  • De conditie van het object.
  • De vereisten voor het tentoonstellen.
  • De omgevingsvereisten.
  • De vereisten voor het hanteren van het object.
  • Potentiële risico’s.
  • De afmetingen van het object.
  • Foto’s voor onderzoek of publicatie (indien juridisch mogelijk).
  • Details van relevante intellectuele eigendomsrechten en geassocieerde licentievereisten.
  • Aanvullende beschrijvende en historische informatie.
  • Raming van mogelijke kosten voor de bruikleennemer (bijv. conserveringswerk, lijsten of steunen op maat).

Leg de definitieve voorwaarden van de bruikleen vast en stel een bruikleenovereenkomst op.

Leg de definitieve voorwaarden van de bruikleen vast en stel op basis hiervan een bruikleenovereenkomst op (zie Toelichting 1). Houd het bestand bij met daarin de correspondentie, objectinformatie en eventuele andere documenten, zodat u ze gemakkelijk kunt terug vinden en ernaar kunt verwijzen.

Leg autorisatie van de bruikleen vast:

Uitgaande bruikleen

  • De naam van de persoon die toestemming verleent voor de bruikleen – Uitgaande bruikleen – Autorisator (gebruik een standaardvorm voor namen).
  • De datum waarop de toestemming is verleend – Uitgaande bruikleen – Machtigingsdatum (gebruik een standaard datumnotatie).

De bruikleenovereenkomst wordt door beide partijen ondertekend.

Wanneer de bruikleen bevestigd wordt, moeten bruikleengever en bruikleennemer de benodigde overeenkomst ondertekenen. De bruikleenovereenkomst moet alle bruikleenvoorwaarden bevatten. Voeg uw exemplaar van de ondertekende overeenkomst bij het bestand en maak een notitie van de Document – Locatie, zodat het later gemakkelijk kan worden teruggevonden.

Planning en voorbereiding van de bruikleen

Controleer de conditie van de bruikleenobjecten en leg de conditie vast inclusief afbeeldingen.

Ga naar Conditiecontrole en technisch onderzoek.

Voer de noodzakelijke conserveringswerkzaamheden uit, zoals het op maat maken van lijsten en steunen.

Volg de procedure Actieve en preventieve conservering.

Bevestig dat er aan alle beveiligingsvoorwaarden is voldaan.

Bevestig, voor zover van toepassing, dat er een goed onderbouwd rapport is ontvangen van de verantwoordelijke instantie (of een andere bevoegde persoon) en dat er aan alle veiligheidsvoorschriften is voldaan. Als het rapport ontoereikend is, overweeg dan om de bruikleennemer de gelegenheid te geven om aan alle veiligheidsvereisten voor de bruikleen te voldoen voordat er een definitieve beslissing wordt genomen.

Vraag bewijs van de verzekering of indemniteitsregeling op en werk de records bij.

Verzamel schriftelijk bewijs van de verzekering of de indemniteitsregeling alvorens de objecten te laten vertrekken. Werk de records bij en ga naar Verzekering en indemniteit.

Verzending van de objecten

Tref regelingen voor het verzenden van de objecten en zorg ervoor dat u bevestiging krijgt dat de objecten goed zijn aangekomen.

Ga naar de procedure Uitgaand object en vervolgens naar Standplaats en verplaatsing.

Volgen van de bruikleen

Volg de conditie en de standplaats van de objecten tijdens de bruikleen.

Volg bruiklenen door de volgende informatie bij te werken volgens de voorwaarden van de overeenkomst:

  • Conditie van het object (minstens jaarlijks).
  • Omgevings- en tentoonstellingsfactoren (minstens jaarlijks).
  • Verzekeringspolis en indemniteitsbewijs (voor de verlengingsdatum).

Verlenging van de bruikleen

Wil de bruikleennemer de bruikleen verlengen?

Als de bruikleennemer een bruikleen wil verlengen nadat de betreffende bruikleenovereenkomst is afgelopen, ga dan terug naar de stappen voor het aanvaarden van de bruikleen. Zowel het verzoek om te verlengen en uw reactie dient op schrift te zijn gesteld, maar u hoeft niet altijd een volledig nieuwe overeenkomst op te tellen. U dient in elk geval te controleren dat de informatie uit de bestaande overeenkomst nog steeds actueel is. Hiervoor is misschien een nieuwe Waardebepaling nodig en moeten Verzekering en indemniteit worden bijgewerkt.

Teruggave regelen

Bevestig de afspraken over de teruggave van het object en plan de terugkeer ervan naar uw organisatie.

Ga naar Standplaats en verplaatsing.

Beëindiging van de bruikleen

Factureer de uitstaande kosten aan de bruikleennemer.

Factureer aan de bruikleennemer de uitstaande onkosten volgens de voorwaarden van de bruikleenovereenkomst.

Bevestig goede ontvangst van het object door het ontvangstbewijs van de bruikleennemer terug te sturen en bevestig dat er aan alle voorwaarden is voldaan.

Bevestig goede ontvangst van het object door het ontvangstbewijs van de bruikleennemer terug te sturen en bevestig dat er aan alle voorwaarden is voldaan (bijv. vergoeding kosten, ontvangst van catalogi).

Voeg relevante informatie over de bruikleen toe aan het bruikleenrecord in uw systeem.

Dit kunnen onder meer verwijzingen naar tentoonstellingen zijn en andere gebruiksvormen die deel uitmaken van de geschiedenis van uw objecten. Ga naar Gebruik collecties.

Sluit het bruikleenbestand.

Breng definitieve wijzigingen aan in de bruikleengegevens. Leg alle informatie (bijv. details van beveiligingsincidenten of koeriersrapporten) vast die relevant kan zijn als de bruikleennemer in de toekomst een nieuw verzoek indient. Houd het bruikleenbestand bij als een permanent controlespoor van de bruikleen.

Richtlijnen

Toelichting 1: Bruikleenovereenkomsten

Een bruikleenovereenkomst kan het volgende bevatten:

  • Informatie betreffende het object, zoals richtlijnen voor conservering, tentoonstelling, hantering, gebruik (bijvoorbeeld hands on-toepassingen, machinerie), veiligheid en omgeving; conditiecontrole en -rapportage; een akkoord over de aard en de omvang van elke benodigde onderzoeksgerichte, invasieve of remediërende conservering; het recht van de bruikleennemer om maatregelen te treffen (bijvoorbeeld wanneer blijkt dat het geleende object besmet is).
  • Vereisten inzake verzekering en indemniteit.
  • Kosten en verantwoordelijkheden, zoals die voor conservering, transport, mensuren en onvoorziene kosten.
  • Van toepassing zijnde auteurs- en gebruiksrechten en daaruit voortvloeiende voorwaarden en kosten.
  • Vereisten inzake verpakking, transport, koerier en overige transportgerelateerde vereisten.
  • Afspraken voor bruiklenen bestemd voor wetenschappelijk onderzoek, waaronder onderzoek voor destructieve analyse of het maken van een preparaat. Deze afspraken omvatten voorwaarden betreffende de omvang van de vernietiging of het preparaat, naast een eigendomsverklaring voor de resultaten van dit onderzoek. Zie ook Toelichting 2.
  • Bijkomende voorwaarden die met de bruikleengever worden overeengekomen, zoals de wijze van bronvermelding in teksten, de rechten van de eigenaar op het object tijdens de bruikleenperiode, het niet aanvaarden van verantwoordelijkheid door de bruikleennemende organisatie om de eigenaar op te sporen mochten er tijdens de bruikleenperiode wijzigingen in de omstandigheden optreden.
  • De datum voor de verlengingsaanvraag, indien de bruikleen verlengd zou worden.
  • Contactgegevens, met nadruk op de verantwoordelijkheid van de bruikleengever om de bruikleennemer op de hoogte te houden van alle wijzigingen.

Bij bruikleenverkeer tussen musea is het waarschijnlijk dat de bruikleengever een standaard overeenkomst heeft voor uitgaande bruiklenen en dat de bruikleennemer een standaard overeenkomst heeft voor inkomende bruiklenen. Het is niet aan te raden meer dan één overeenkomst te gebruiken. Het is de plicht van de bruikleennemer om de overeenkomst van de bruikleengever, als eigenaar van het object, te aanvaarden indien deze alle noodzakelijke punten bevat. Maak indien nodig een voorstel op maat dat alle relevante punten bevat en door beide partijen wordt aanvaard.

Toelichting 2: Bruiklenen in het kader van wetenschappelijk onderzoek

Bruiklenen van wetenschappelijke collecties zijn doorgaans frequenter en minder formeel. Ze worden gewoonlijk georganiseerd op basis van internationale afspraken, die vaak specifiek voor een vakgebied zijn. Zo kunnen organisaties onderling afspraken hebben gemaakt over bruikleenverkeer; of de bruikleen zelf kan het voorwerp zijn van een overeenkomst voor teruggave met kennisgeving van ontvangst, zoals bij natuurhistorische collecties.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO