Prêt d'objets - Marche à suivre proposée

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Évaluation de la demande

Ouvrez un dossier pour le prêt.

Lorsque vous recevez une demande d’emprunt de vos objets, créez un dossier pour le prêt potentiel et attribuez-y un Numéro de référence de prêt. Les demandes de prêt doivent être présentées par écrit.

Consignez les détails de la demande.

Vérifiez si l’emprunteur potentiel a fourni les renseignements suivants, et consignez-les :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro d’objet.
  • Courte description.

Information sur le prêt

  • Numéro de référence du prêt – Numéro de référence de prêt.
  • Nom et coordonnées de l’emprunteur :
    • Emprunteur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Personne-ressource de l’emprunteur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
  • Statut de l’emprunteur – Statut de l’emprunteur (utilisez une liste d’autorité).
  • Raison du prêt – Raison du prêt (utilisez une liste d’autorité).
  • Si le prêt doit être utilisé dans le cadre d’une exposition, la portée de l’exposition et les détails de tous les lieux d’exposition. Note sur le prêt.
  • Les dates proposées du prêt :
    • Date du début du prêt (utilisez un format normalisé).
    • Date de fin du prêt (utilisez un format normalisé).
  • Un court énoncé des dispositions d’indemnité ou d’assurance nécessaires – Conditions spéciales du prêt.
  • L’étape actuelle (commençant par « demandée ») atteinte par l’objet dans le processus de prêt – Statut de l’objet prêté (utilisez une liste d’autorité).
    • La date à laquelle l’étape a été réalisée – Date du statut de l’objet prêté (utilisez un format normalisé).

Examinez la demande.

Votre politique de prêts doit définir vos critères d’évaluation des demandes d’emprunt d’objets, et les personnes autorisées à prendre de telles décisions. Il peut vous apparaître immédiatement évident qu’une demande de prêt particulière ne respecte pas vos critères, ou vous pouvez décider en principe que les objets pertinents pourraient être prêtés si un accord de prêt satisfaisant pouvait être accepté à la lumière de plus ample information.

Accusez la réception de la demande.

Accusez réception de la demande, en confirmant si les objets sont disponibles pour le prêt et si vous êtes disposé à envisager le prêt. Si ce n’est pas le cas, expliquez les raisons. Conservez une copie dans le dossier de prêt et notez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse éventuellement le retrouver.

Réservez les objets pour le prêt.

S’il est possible de prêter les objets, notez la réservation au cas où quelqu’un d’autre souhaiterait les utiliser au cours de la période de prêt proposée. Allez à et revenez du Utilisation des collections.

Demande d’information supplémentaire

Demandez de plus ample information à l’emprunteur.

Si vous envisagez d’accorder le prêt, envoyez à l’emprunteur potentiel toutes les conditions générales applicables, de même qu’une demande d’information supplémentaire sur le prêt. Cela peut comprendre une demande de rapport sur les installations de l’emprunteur (p. ex., le formulaire normalisé de rapport sur les installations prévues par le Groupe des registraires du Royaume-Uni).

Examinez la demande.

À la lumière de l’information supplémentaire, examinez si vous voulez aller de l’avant et prêter les objets proposés. Les facteurs peuvent comprendre :

La pertinence de l’emprunteur, en prenant en compte :

  • Une référence des prêts précédents à l’emprunteur ou au lieu concerné.
  • L’information obtenue suite à une visite du lieu proposé.
  • Consultation de l’organisme régional pertinent ou du conseiller national pour la sécurité.
  • L’assurance que l’objet sera adéquatement protégé en cas de dommage ou de perte.
  • Échéancier suffisant pour répondre au prêt.
  • Les coûts (p. ex, travail de restauration).
  • Les exigences particulières des objets demandés (p. ex., messagers requis).
  • Considérations de sécurité.
  • Considérations environnementales.
  • Ce à quoi serviront les collections (p. ex., objets pratiques).

Si vous décidez de refuser le prêt, écrivez et expliquez-en les raisons. Conservez une copie dans le dossier de prêt et notez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse éventuellement le retrouver.

Acceptation du prêt

Fournissez à l’emprunteur l’information sur chaque objet.

Si vous décidez d’accepter le prêt, fournissez à l’emprunteur potentiel l’information suivante sur chaque objet :

  • Son numéro d’objet.
  • Description de l’objet.
  • Son évaluation.
  • Son état.
  • Ses exigences en matière d’exposition.
  • Ses exigences environnementales.
  • Ses exigences en matière de manipulation.
  • Tous les risques potentiels.
  • Ses dimensions.
  • Des photographies pour la recherche ou la publicité (si les droits le permettent).
  • Des détails sur les droits de propriété intellectuelle pertinents et les exigences de licence qui s’y rattachent.
  • Toute information descriptive et historique supplémentaire, au besoin.
  • Les coûts estimés auxquels l’emprunteur devra s’attendre à faire face (p. ex., travail de restauration, encadrements ou supports sur mesure).

Consignez les conditions définitives du prêt et créez l’accord de prêt.

Peaufinez les conditions du prêt, et créez un accord de prêt qui en tient compte (voir la note 1). Conservez le dossier de prêt contenant la correspondance, l‘information sur l’objet et tout autre document, de façon à pouvoir les retrouver facilement et les consulter.

Consignez l’autorisation du prêt :

Information sur le prêt

  • Nom de la personne autorisant le prêt – Autorisateur du prêt (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • La date à laquelle l’autorisation a été accordée Date d’autorisation du prêt (utilisez un format normalisé).

Les deux parties signent l’accord de prêt.

Lorsque le prêt est confirmé, le prêteur et l’emprunteur doivent signer les accords appropriés. L’accord doit faire référence à toutes les conditions du prêt. Ajoutez votre copie signée de l’accord dans le dossier de prêt et notez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse éventuellement le retrouver.

Préparation en vue du prêt

Vérifiez et consignez, avec des images, l’état des objets pour le prêt.

Allez à Constat d’état et analyse technique.

Effectuez le travail de restauration nécessaire, y compris les encadrements et supports sur mesure.

Allez à Soin et conservation des collections.

Confirmez que toutes les conditions sur la sécurité sont satisfaites.

S’il y a lieu, confirmez que vous avez reçu un rapport satisfaisant du conseiller national pour la sécurité, ou de toute autre personne qualifiée, et que toutes les conditions de sécurité ont été satisfaites. Si le rapport n’est pas satisfaisant, examinez la possibilité d’accorder à l’emprunteur une occasion de se conformer entièrement aux normes requises en matière de sécurité pour obtenir le prêt avant que toute décision ne soit prise.

Obtenez une preuve des dispositions d’assurance et d’indemnité, et mettez les dossiers à jour.

Obtenez la preuve des dispositions d’assurance et d’indemnité avant d’acheminer les objets. Mettez les dossiers à jour, puis allez à Assurance et indemnité.

Envoi des objets

Prenez les dispositions nécessaires pour envoyer les objets et confirmez leur arrivée en toute sécurité.

Allez à Sortie d’objet, puis à Contrôle des emplacements et des déplacements.

Suivi du prêt

Surveillez l’état et l’emplacement des objets au cours du prêt.

Surveillez les prêts en mettant à jour l’information suivante, conformément à l’accord de prêt :

  • État de l’objet (au moins annuellement).
  • Conditions ambiantes et d’exposition (au moins annuellement).
  • Polices d’assurance et d’indemnité (avant les dates de renouvellement).

Prolongation du prêt

L’emprunteur veut-il prolonger le prêt?

Si l’emprunteur souhaite prolonger un prêt au-delà du terme fixe de l’accord de prêt pertinent, retournez aux étapes relatives au consentement du prêt. La demande de prolongation et la réponse du prêteur doivent toutes deux être effectuées par écrit, bien que vous n’ayez pas toujours besoin de rédiger un nouvel accord de prêt. Dans tous les cas, vous devez vérifier si l’information incluse dans l’accord existant demeure à jour. Ce qui pourrait demander une nouvelle Évaluation et une mise à jour de votre Assurance et indemnité.

Organisation du retour

Confirmez les dispositions pour le retour des objets, et planifiez leur retour.

Allez à Contrôle des emplacements et des déplacements.

Fermeture du prêt

Facturez à l’emprunteur tous les frais restants qui sont dû.

Facturez tous les frais restants engagés, conformément aux conditions de l’accord de prêt.

Accusez la réception en toute sécurité des objets et confirmez que toutes les conditions du prêt ont été satisfaites.

Accusez la réception en toute sécurité des objets en retournant le reçu de l’emprunteur et confirmez que toutes les conditions définitives du prêt ont été satisfaites (p. ex., paiement des frais, réception des catalogues).

Ajoutez l’information pertinente sur le prêt à l’enregistrement des objets.

Cette information peut comprendre des références aux expositions et d’autres utilisations qui font partie de l’historique de vos objets. Allez à Utilisation des collections.

Fermez le dossier du prêt.

Apportez les changements définitifs à l’information sur le prêt. Consignez toute information, comme des détails d’incidents en matière de sécurité ou de rapports de messagers, lesquels peuvent être pertinents en cas de demandes ultérieures de l’emprunteur. Conservez le dossier de prêt comme un dossier permanent et une piste de vérification du prêt.

Notes d’orientation

Note 1 : Accords de prêt

  • Information sur les objets, y compris : normes de soin, exposition, manipulation, utilisation (p. ex., expositions pratiques, machinerie), dispositions pour la sécurité et les conditions ambiantes, constat d’état et surveillance, accord sur la nature et la portée de tout type de traitement de restauration analytique, intrusif ou correctif qui doit être effectué, le droit de l’emprunteur de prendre des mesures (p. ex., un objet emprunté qui se révèle infesté).
  • Exigences pour l’assurance et l’indemnité.
  • Coûts et responsabilités, y compris : conservation, transport, heures de travail des employés et coûts imprévus.
  • Conditions des droits de reproduction et intellectuels.
  • Exigences pour l’emballage, le transport, le messager et l’expédition.
  • Dispositions de prêts pour la recherche scientifique y compris l’analyse destructive ou la préparation technique. Elles doivent comprendre une condition concernant la portée de la destruction ou de la préparation, et une déclaration de propriété des produits de cette recherche. Voir la note 2.
  • Autres conditions convenues par le prêteur, y compris : la mention de crédit des étiquettes, les droits du propriétaire à l’égard de son objet au cours de la période de prêt, la non-acceptation de responsabilité de l’organisation emprunteuse visant la recherche du propriétaire en cas de changement de circonstances au cours de la période de prêt.
  • Date de renouvellement de la demande, si le prêt doit être renouvelé.
  • Coordonnées de la personne-ressource, mettant l’accent sur la responsabilité du prêteur de tenir l’emprunteur informé de tout changement.

Lorsque le prêt est effectué auprès d’une autre organisation, il pourrait arriver que le prêteur ait un accord de prêt normalisé et que l’emprunteur en ait un pour les emprunts. Il n’est pas recommandé d’utiliser les deux accords, et il incombe à l’emprunteur d’accepter l’accord du prêteur à titre de propriétaire de l’objet. Au besoin, rédigez l’ébauche d’un accord ponctuel qui porte sur tous les points pertinents et qui satisfait les deux parties.

Note 2 : Prêts pour la recherche scientifique

Pour les collections scientifiques, il est reconnu que les prêts sont généralement plus fréquents et moins officiels. Les prêts sont de façon générale organisés suivant une tradition internationale, souvent propre à une discipline. Par exemple, vous avez peut-être déjà établi les accords de prêt avec d’autres organismes, ou le prêt en soi peut comporter un accord en matière de retour avec l’accusé de réception.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine