Entrega de objetos en préstamo - Procedimiento sugerido

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Evaluación de la solicitud

Crear un archivo para el préstamo.

Cuando reciba una solicitud de préstamo de objetos del museo, cree un archivo para el préstamo potencial y colóquele un Número del préstamo otorgado. Las solicitudes de préstamo deben hacerse por escrito.

Registrar los detalles de la solicitud.

Verifique que el posible prestatario le haya brindado la siguiente información y proceda a registrarla:

Información de identificación del objeto

Detalles de cada objeto solicitado, incluyendo:

  • Número del objeto.

  • Descripción breve.

Información sobre el préstamo otorgado

  • Un número de referencia del préstamo – Número de referencia del préstamo otorgado.

  • Nombre e información de contacto del prestatario:

    • Prestatario (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • Información de contacto del prestatario (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

    • Dirección.

  • El estatus del prestatario – Estatus del prestatario (usar lista predeterminada).

  • La razón del préstamo – Razón del préstamo otorgado (usar lista predeterminada).

  • Si el objeto se usará para una exposición, el alcance de la exposición y los detalles de todas las instalaciones – Nota de la entrega del préstamo otorgado.

  • Las fechas propuestas del préstamo:

    • Fecha inicial de la entrega del préstamo otorgado (usar un formato preestablecido).

    • Fecha final del préstamo otorgado (usar un formato preestablecido).

  • Una breve indicación de las disposiciones de indemnización y seguro necesarias – Condiciones especiales del préstamo.

  • La etapa actual (comenzando por «solicitado») a la que ha llegado el proceso de préstamo del objeto – Estatus del objeto prestado (usar lista predeterminada).

    • La fecha en la que llegó a esa etapa – Fecha de estatus del objeto prestado (usar un formato preestablecido).

Considerar la solicitud.

La política de préstamos otorgados del museo debe establecer los criterios que tiene el museo para evaluar las solicitudes de préstamo de objetos, e indicar quién es la persona autorizada para tomar esas decisiones. Puede darse el caso de que una solicitud de préstamo específica no corresponda con los criterios del museo. También podría darse el caso de que, en principio, el museo decida que los objetos pertinentes podrían darse en préstamo si se suscribe un contrato de préstamo satisfactorio en función de la información adicional.

Admisión de la solicitud.

El museo admite la solicitud, indica si los objetos están disponibles para préstamo y si está dispuesto a darlos en préstamo. Si no es el caso, explicar los motivos. Guarde una copia en el archivo de préstamo y haga una nota con la Ubicación del documento para que pueda encontrarse en el futuro.

Reserve los objetos para el préstamo.

Si los objetos están disponibles para el préstamo, haga una nota para reservarlos en caso de que alguien más quiera usarlos durante el mismo tiempo que el préstamo solicitado. Ir a Uso de colecciones y volver a esta sección.

Solicitar información adicional

Solicite información adicional al prestatario.

Si considera dar un préstamo, envíele las condiciones generales que tenga al prestatario junto con una solicitud para obtener información adicional sobre el préstamo. Esto podría incluir una solicitud para que los prestatarios llenen un reportes de instalaciones (por ejemplo, el formulario de reporte de instalaciones que elabora el UK Registrars Group).

Considerar la solicitud.

El museo evalúa si quiere proceder con el préstamo de los objetos propuestos en función de la información adicional. Algunos factores son:

La idoneidad del prestatario propuesto, teniendo en cuenta:

  • Referencias sobre préstamos anteriores entregados a un mismo prestatario o lugar.

  • Información recabada durante una visita al lugar propuesto.

  • Consultar a la agencia regional pertinente o al Asesor de Seguridad Nacional.

  • Garantía de que el objeto tendrá la cobertura adecuada en caso de daño o pérdida.

  • Cronograma necesario para cumplir con el préstamo.

  • Gastos (por ejemplo, trabajos de conservación).

  • Requisitos específicos relacionados a los objetos solicitados (por ejemplo, se requieren correos).

  • Consideraciones de seguridad.

  • Consideraciones ambientales.

  • El uso que se le dará a las colecciones (por ejemplo, objetos que estarán operativos).

Si decide no prestarlos, escriba y explique los motivos. Guarde una copia en el archivo de préstamo y haga una nota con la Ubicación del documento para que pueda encontrarse en el futuro.

Acuerdo de préstamo

El museo brinda información de cada objeto al prestatario.

Si decide proceder con un préstamo, bríndele al prestatario potencial la siguiente información para cada objeto:

  • Número de objeto.

  • Descripción del objeto.

  • Su valorización.

  • Su estado.

  • Requisitos de exposición.

  • Requisitos ambientales.

  • Requisitos de manipulación.

  • Cualquier riesgo potencial.

  • Sus dimensiones.

  • Fotografías para fines de investigación o publicidad (si los derechos lo permiten).

  • Información sobre cualquier derecho de propiedad intelectual relevante y requisitos de licencia asociados.

  • Cualquier información descriptiva e histórica adicional según proceda.

  • Las estimación de gastos que el prestatario debería cubrir (por ejemplo, trabajo de conservación, marcos o soportes hechos a la medida).

Registre las condiciones finales del préstamo y elabore el contrato de préstamo.

Llegue a un acuerdo sobre las condiciones del préstamo y elabore un contrato de préstamo basado en estas (ver Nota 1). Guarde el archivo relacionado que contenga correspondencia, información del objeto y cualquier otro documento para que pueda encontrarlos y consultarlos con facilidad.

Registre la autorización del préstamo:

Información sobre el préstamo otorgado

  • El nombre de la persona que autoriza el préstamo – Persona que autoriza el préstamo otorgado (usar formato preestablecido para registrar el nombre).

  • La fecha en que se dio la autorización – Fecha de autorización del préstamo otorgado (usar un formato preestablecido).

Ambas partes firman el contrato de préstamo.

Tras confirmar el préstamo, el prestamista y el prestatario deberán firmar los contratos pertinentes. Estos contratos deberían incluir todas las condiciones del préstamo. Adjunte la copia firmada del contrato que corresponde al museo al archivo de préstamo. Haga una nota con la Ubicación del documento para que pueda encontrarse en el futuro.

Preparación para el préstamo

Verifique y registre, con imágenes, el estado de los objetos para el préstamo.

Ir a Verificación de estado y evaluación técnica.

Lleve a cabo cualquier trabajo de conservación necesario, incluyendo los marcos y soportes hechos a la medida.

Ir a Cuidado y conservación de colecciones.

Confirme que se haya cumplido con todas las condiciones de seguridad.

De ser el caso, confirme la recepción de un reporte satisfactorio del Asesor de Seguridad Nacional, u otra autoridad calificada, y que se hayan cumplido todas las condiciones de seguridad. De lo contrario, considere si debería darle una oportunidad al prestatario para cumplir con todos los estándares de seguridad requeridos para el préstamo antes de tomar una decisión final.

Obtenga evidencia del acuerdo de seguros o indemnización y actualice los registros.

Obtenga evidencia de los acuerdos de seguro o indemnización antes de despachar los objetos. Actualizar registros e ir a Seguro e indemnización.

Envío de los objetos

Coordine el envío de los objetos y verifique que lleguen a salvo.

Ir a Salida de objetos y luego ir a Ubicación y control del movimiento.

Monitorear el préstamo

El museo monitorea el estado y la ubicación de los objetos durante el proceso de préstamo.

Monitoree los préstamos actualizando la siguiente información conforme al contrato de préstamo:

  • Estado del objeto (mínimo una vez al año).

  • Condiciones ambientales y de exposición (mínimo una vez al año).

  • Pólizas de seguros e indemnización (antes de las fechas de renovación).

Extensión del préstamo

¿El prestatario quiere extender el plazo de préstamo?

Si el prestatario desea extender el plazo de préstamo más allá de lo estipulado en el contrato de préstamo pertinente, revise nuevamente los pasos para realizar un contrato de préstamo. Tanto la solicitud de extensión de plazo como la respuesta del museo deben constar por escrito, aunque el museo no siempre tenga que redactar un nuevo contrato de préstamo. En todo caso, debería comprobar que la información incluida en cualquier contrato siga vigente. Esto podría implicar una nueva Valorización y actualizar el Seguro e indemnización.

Coordinar la devolución

Una vez que se haya dado la confirmación, coordine la devolución de los objetos al museo.

Ir a Ubicación y control del movimiento.

Cerrar el préstamo

Facturar al prestatario por los gastos pendientes.

Emita facturas por los gastos pendientes conforme a los términos del contrato de préstamo.

Confirmar que los objetos llegaron bien y verificar que se hayan cumplido todas las condiciones del préstamo.

El museo confirmó que recibió los objetos devolviendo el recibo al prestatario y confirmando que se han cumplido todas las condiciones establecidas (por ejemplo, pago de gastos, recepción de catálogos).

Agregar información relevante sobre el préstamo a los registros de catálogo de los objetos

Esto incluye referencias a exposiciones y a otros usos que forman parte del historial de los objetos del museo. Ir a Uso de colecciones.

Cierre el archivo de préstamo.

El museo actualiza la información del préstamo. A su vez, registre cualquier información que sea relevante, como reportes de incidentes o correos, en caso de futuras solicitudes por parte del prestatario. Actualice el archivo de préstamo y considérelo un registro permanente y pista de auditoría del préstamo.

Guía de orientación

Nota 1: Contratos de préstamo.

La página web de Collections Trust incluye enlaces a algunos ejemplos de contratos de préstamo. Estos contratos suelen incluir lo siguiente:

  • Información relacionada a los objetos, incluyendo: estándares de cuidado, exhibición y manipulación original (por ejemplo, objeto operativo en exhibición, maquinaria); planificaciones ambientales y de seguridad; reporte del estado y monitoreo; acuerdos relacionados a la naturaleza y al grado de cualquier proceso de conservación investigativo, intrusivo o de restauración que deba ejecutarse; y el derecho de intervención del prestatario (por ejemplo, en el caso de que se descubra que un objeto prestado está infestado).

  • Requisitos de seguro e indemnización.

  • Gastos y obligaciones, incluyendo: conservación, transporte, horas laborales del personal y gastos imprevistos.

  • Términos de reproducción y derechos de propiedad intelectual.

  • Embalaje, transporte, correos y otros requisitos de envío.

  • Planificación de préstamos para investigaciones científicas, incluyendo préstamos con propósitos de análisis destructivo o de preparación técnica. Estos deben incluir un informe de estado sobre el grado de destrucción o preparación y una declaración de propiedad para los productos de esta investigación. Ver también la Nota 2.

  • Términos y condiciones adicionales acordados con el prestamista, incluyendo: el método de reconocimiento de las etiquetas; los derechos de propiedad de los objetos durante el periodo de préstamo; y el deslinde de responsabilidad de la organización prestataria si las circunstancias cambian durante el plazo del préstamo.

  • Fecha de solicitud de renovación, si el préstamo se renovará.

  • Información de contacto, haciendo hincapié en la responsabilidad del prestamista de informar al prestatario si hubiera algún cambio.

Al prestarse objetos de otra organización, es muy probable que surjan situaciones donde el prestamista tenga un formato estándar para otorgar préstamos mientras que el prestatario tiene uno para recibir préstamos. No se recomienda usar ambos formatos y es responsabilidad del prestatario aceptar el contrato del prestamista, ya que este último es el propietario del objeto. De ser necesario, redacte un contrato único que incluya todos los puntos pertinentes que satisfagan a ambas partes.

Nota 2: Préstamos para investigaciones científicas

Por lo general, los préstamos se reconocen como algo frecuente y no tan formal dentro del ámbito de las colecciones científicas. Generalmente, los préstamos se desarrollan dentro de una tradición internacional que, a menudo, es específica para una disciplina. Por ejemplo, es posible que el museo ya tenga contratos de préstamo establecidos con otros órganos o que el mismo préstamo puede prever que la devolución se realice según lo estipulado en el recibo.