Inkomende bruikleen (lenen van objecten)
- De Spectrumstandaard

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Uw organisatie dient een beleid te hebben inzake het lenen van objecten. Deze beleidsregels kunnen in een afzonderlijk document staan of deel uitmaken van een breder beleid ten aanzien van collectiebeheer. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:

  • Waarom zou uw organisatie objecten lenen?
  • Welke wettelijke en ethische kwesties worden binnen uw organisatie overwogen voordat er overgegaan wordt tot het in bruikleen nemen van objecten?
  • Wat is de minimale en maximale lengte van een bruikleenperiode?
  • Wie autoriseert overeenkomsten ten aanzien van het in bruikleen nemen van objecten?
  • Welke stappen zet u om de herkomst van potentiële bruiklenen te controleren?
  • Hoe gaat u om met geleende objecten als u geen contact meer kunt opnemen met de originele bruikleengever?

Uw organisatie dient tevens een schriftelijke procedure te hebben met daarin de te volgen stappen voor het lenen van objecten. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:

Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
Uw organisatie beschikt over een schriftelijke overeenkomst die door de organisatie en de bruikleengever is ondertekend voordat de bruikleen van start gaat. In deze overeenkomst staat een duidelijke verwijzing naar de standaard voor de zorg voor het object en andere voorwaarden waaraan u moet voldoen. Uw organisatie beschikt over een formeel document waarin de overeenkomst is vastgelegd; dit is nuttig in het geval er problemen optreden tijdens de bruikleen.
De reden voor elke bruikleen wordt duidelijk vastgelegd. U gebruikt geleende objecten niet voor een ander doel dan wat met de bruikleengever is overeengekomen.
Alle bruiklenen zijn voor een specifieke periode. U kunt langlopende bruiklenen regelmatig heroverwegen.Er ontstaat geen achterstand van objecten waarvan de eigendomsstatus onduidelijk is.
De geleende objecten zijn gedekt middels een verzekering of indemniteitsregeling wanneer de overeenkomst of de aansprakelijkheid dit vereist en voor zolang ze onder uw verantwoordelijkheid vallen (inclusief tijdens transport). U kunt waardevolle objecten zonder onaanvaardbaar risico lenen.Objecten zijn gedekt tijdens transport wanneer de overeenkomst of de aansprakelijkheid dit vereist.
U beschikt over up-to-date informatie over de standplaats en fysieke toestand van bruikleenobjecten tijdens de bruikleenperiode. Uw organisatie kan bruikleengevers gegevens verstrekken over de omgevingscondities waarin hun objecten worden tentoongesteld.Zorg dat geleende objecten niet kwijt raken terwijl ze onder uw beheer vallen; dit om reputatieschade te voorkomen.
Uw organisatie beschikt over schriftelijke gegevens van alle bruiklenen. U kunt de relevante bruikleengegevens raadplegen in geval er een probleem met een object aan het licht komt, nadat het aan de zorg van uw organisatie is onttrokken.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO