Emprunt d’objets - La norme Spectrum

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Vous devez disposer d’une politique couvrant l’emprunt d’objets. Il peut s’agir d’un document autonome ou d’une partie d’une politique de gestion des collections globale. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

  • Pourquoi pouvez-vous emprunter des objets?
  • Quelles questions juridiques et éthiques allez-vous prendre en compte avant d’emprunter des objets?
  • Quelle est la durée minimale et maximale de la période de prêt?
  • Qui peut autoriser les ententes vous permettant d’emprunter des objets?
  • Quelles mesures allez-vous prendre pour vérifier la provenance d’emprunts potentiels?
  • Comment allez-vous procéder avec des objets empruntés si le prêteur initial ne peut plus être joint?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lorsque vous empruntez des objets. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale Pourquoi c’est important
Avant tout emprunt, vous et le prêteur signez un accord écrit établissant clairement les normes de soins et les autres conditions à respecter. Vous disposez d’un dossier officiel indiquant ce qui a été entendu au cas où des problèmes surviendraient dans le cadre du prêt.
La raison de chaque prêt est clairement indiquée. Vous n’utilisez pas les objets empruntés d’une manière qui ne correspond pas à leur fin convenue avec le prêteur.
Tous les prêts sont d’une durée déterminée. Vous pouvez examiner les prêts à long terme à intervalles réguliers.Vous ne créez pas d’arriéré futur d’objets dont la propriété n’est pas claire.
Vous disposez d’une couverture d’assurance ou d’indemnisation appropriée pour les objets empruntés pendant qu’ils sont sous votre responsabilité (y compris durant leur transport). Vous pouvez emprunter des objets de grande valeur sans risque inacceptable.Vous ne laissez pas d’objet sans protection d’assurance pendant leur transport.
Vous possédez, pendant la durée du prêt, des renseignements à jour sur l’emplacement et l’état physique des objets empruntés. Vous pouvez fournir aux prêteurs des données sur les conditions ambiantes dans lesquelles leurs objets sont exposés.Les objets empruntés ne sont pas égarés lorsqu’ils sont en votre possession, ce qui risquerait de porter atteinte à votre réputation.
Vous conservez un dossier écrit sur tous les emprunts. Vous pouvez consulter le dossier de prêt pertinent si un problème touchant un objet survient une fois qu’il n’est plus en votre possession.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine