Emprunt d’objets - Marche à suivre proposée

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Recherche sur les emprunts

Établissez le bien-fondé de l’emprunt des objets et obtenez une autorisation.

Les emprunts visés par la politique doivent énoncer quand votre musée peut emprunter des objets et comment les emprunts proposés doivent être autorisés à l’interne avant que vous approchiez des prêteurs potentiels.

Envoyez une demande au prêteur.

Les demandes de prêt doivent être effectuées par écrit et soumises le plus tôt possible, en gardant à l’esprit que les prêteurs établissent souvent des délais minimums pour le traitement des emprunts. Selon le prêteur, cela peut prendre des mois, voire des années. Vous devez donc prévoir ces délais dans votre planification de projet.

Les demandes de prêts doivent comprendre ce qui suit :

  • Dates du prêt proposé.
  • Lieux pour le prêt proposé.
  • Contexte et but du prêt proposé (y compris de l’information comme les thèmes d’une exposition proposée).
  • Nom et adresse du prêteur.
  • Nom de la personne-ressource et coordonnées.
  • Numéros d’objet des objets demandés.
  • Courtes descriptions des objets demandés.
  • Énoncé de l’assurance ou indemnité prévue.

L’ensemble de la correspondance et de l’information supplémentaire sur le prêt doivent être consignés dans un dossier connexe et accessible au moins à partir du nom du prêteur et du numéro de prêt. Notez l’Emplacement des documents de ce dossier, de sorte que quiconque puisse éventuellement le retrouver.

Consignez les détails de la demande

Consignez les éléments suivants de votre demande de prêt :

Information sur l’emprunt

  • Un numéro de référence pour l’emprunt – Numéro de référence de l’emprunt.
  • Nom et coordonnées du prêteur :
    • Prêteur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Coordonnées du prêteur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
  • Personne responsable de la gestion du prêt en votre nom – Personne-ressource pour l’emprunt (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Raison de l’emprunt – Raison de l’emprunt (utilisez une liste d’autorité).
  • Les dates proposées du prêt :
    • Date du début de l’emprunt (utilisez un format normalisé).
    • Date de fin de l’emprunt (utilisez un format normalisé).
  • Statut de l’emprunt – Statut de l’emprunt (utilisez une liste d’autorité).
    • Date du statut de l’emprunt – Date du statut de l’emprunt (utilisez un format normalisé).

Information sur l’identification des objets

  • Numéros d’objet du prêteur pour les articles empruntés :
    • Autre numéro.
    • Autre type de numéro (consigné comme le « prêteur »).

Par exemple, si vous effectuez l’emprunt auprès d’un particulier et qu’il n’y a pas de numéro d’objet du prêteur, vous devriez attribuer un numéro temporaire de votre choix à chaque article. Ce numéro pourrait comporter deux parties séparées par un trait d’union : d’abord, le Numéro de référence de l’emprunt, ensuite le sous-numéro pour chaque objet individuel emprunté auprès du même prêteur.

Conservez un dossier à jour sur le statut du prêt pendant la durée du processus.

Échange d’information supplémentaire

Préparez un rapport sur les installations et envoyez-le au prêteur.

Si le prêteur accepte d’étudier le prêt, fournissez plus d’information sur vos emplacements, au besoin. Le prêteur vous demandera probablement un rapport sur les installations, et peut vous envoyer un formulaire vierge pour ce faire ou il vous demandera d’utiliser un modèle comme celui prévu par le groupe des registraires du Royaume-Uni.

Obtenez de plus ample information sur chaque objet auprès du prêteur, et mettez le dossier de prêt à jour.

Lorsque le prêteur a accepté en principe le prêt, et comme la liste des objets qui seront empruntés se stabilise, demandez de plus ample information sur les objets et consignez cette information dans le fichier s’y rapportant. Pour chaque objet, fournir l’information suivante :

  • Numéro d’objet du prêteur (le cas échéant).
  • Description de l’objet.
  • Nom et adresse du propriétaire.
  • Son évaluation.
  • Son état.
  • Ses exigences en matière d’exposition.
  • Ses exigences environnementales.
  • Ses exigences en matière de manipulation.
  • Tous les risques potentiels.
  • Ses dimensions.
  • Des photographies de l’objet, pour la recherche.
  • Des détails sur les droits de propriété intellectuelle pertinents et les exigences de licence qui s’y rattachent.
  • Toute information descriptive et historique supplémentaire, au besoin.
  • Le numéro d’exposition (s’il y a lieu).

Il peut être nécessaire de répéter ces étapes selon les conditions, comme l’accessibilité des objets, la sécurité et les conditions ambiantes.

Conservez le dossier de prêt contenant la correspondance, l‘information sur l’objet et tout autre document, de façon à pouvoir les retrouver facilement et les consulter.

Acceptation du prêt

Créez et signez l’accord de prêt.

Établissez la version définitive des conditions du prêt. Si vous faites un emprunt auprès d’un autre musée, il est probable que ce dernier, en tant que prêteur, créera l’accord de prêt. Le cas contraire (p. ex., vous empruntez d’un particulier), créez un accord de prêt reposant sur les conditions convenues (voir la note 1).

Lorsque le prêt est confirmé, le prêteur et l’emprunteur doivent signer les accords appropriés. L’accord doit faire référence à toutes les conditions du prêt.

Versez votre copie de l’accord dûment signé au dossier de prêt, ainsi que toute autre correspondance.

Consignez l’information sur le prêt.

Consignez et ajoutez l’information suivante sur l’emprunt :

Information sur l’emprunt

  • Nom de la personne autorisant le prêt au nom du prêteur – Autorisateur du prêteur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
  • Date de l’autorisation – Date d’autorisation du prêteur (utilisez un format normalisé).
  • Les conditions qui s’appliquent aux objets dans le cadre de l’accord de prêt – Conditions de l’emprunt.
  • Information générale sur l’emprunt – Note sur l’emprunt.

Préparation à la réception du prêt

Planifiez et préparez en vue de l’arrivée des objets empruntés.

Cela peut comprendre la réservation d’un espace d’entreposage, et la communication de l’information relative aux conditions de l’accord de prêt. Vous devrez envoyer au prêteur une preuve selon laquelle vous possédez une protection d’assurance et d’indemnité, prendre des dispositions de transport et obtenir les autres permis nécessaires à l’utilisation proposée des objets. Allez à Entrée des objets, puis à Contrôle des emplacements et des déplacements afin de prendre les dispositions nécessaires au transport.

À l’arrivée, envoyez un reçu et une mise à jour de l’état au prêteur.

Envoyez un reçu au prêteur pour confirmer l’arrivée des objets. Son état doit avoir été vérifié dans le cadre de la procédure d’ Entrée des objets, et être suffisamment détaillé pour satisfaire à l’accord de prêt, ou par les assureurs ou les responsables de l’indemnité. En cas de problèmes, veuillez en aviser le prêteur immédiatement.

Ajoutez des copies de cette correspondance au dossier de prêt.

Si un travail de restauration est nécessaire, confirmez-le avec le prêteur.

Si les objets sont endommagés, ou s’il a toujours été entendu que vos restaurateurs effectueraient certains travaux sur les objets (p. ex., le nettoyage avant une exposition), allez à Soin et conservation des collections.

Suivi du prêt

Surveillez l’état des objets au cours du prêt et faites rapport à ce sujet.

Fournissez des constats d’état au prêteur, conformément à l’accord de prêt. Si un objet a été endommagé, vous devez en informer le prêteur immédiatement et lui fournir un rapport complet. Allez à Constat d’état et analyse technique.

Si l’accord de prêt l’exige, envoyez les données ambiantes (p. ex., l’indication de la température et de l’humidité relative) et tout renseignement sur l’emplacement des objets. Faites rapport de tout changement de circonstances même si les objets empruntés ne sont pas directement touchés (p. ex., une infraction touchant la sécurité d’un emplacement où sont conservés les objets empruntés), et allez à Contrôle des emplacements et des déplacements.

Prolongation du prêt

Voulez-vous prolonger la période de prêt?

Si vous souhaitez prolonger un prêt au-delà du terme fixe de l’accord de prêt pertinent, retournez aux étapes relatives au consentement du prêt. La demande de prolongation et la réponse du prêteur doivent toutes deux être effectuées par écrit, bien que vous n’ayez pas toujours besoin de rédiger un nouvel accord de prêt. Dans tous les cas, vous devez vérifier si l’information incluse dans l’accord existant demeure à jour. Une nouvelle évaluation et une mise à jour de votre protection d’assurance et d’indemnité peuvent se révéler nécessaires. Les prolongations de la période du prêt doivent toujours se faire selon un terme fixe.

Au besoin, allez à Assurance et indemnité et potentiellement à Évaluation.

Retour et fermeture

Communiquez avec le prêteur pour organiser le retour des objets.

En prévision de la fin du prêt, organisez le retour des objets. Confirmez le type d’emballage, le transport et la réception, conformément à l’entente avec le prêteur. Si les dates du prêt sont changées, consultez le prêteur dans les meilleurs délais avant un retour hâtif du prêt.

Préparez un dernier constat d’état des objets.

Préparez un dernier constat d’état de l’objet, comprenant des photographies, si possible, et allez à Constat d’état et analyse technique.

Retournez les objets au prêteur.

Allez à Sortie d’objet, puis à Contrôle des emplacements et des déplacements afin de prendre les dispositions nécessaires au transport.

Vérifiez que toutes les conditions du prêt ont été respectées et fermez le dossier de prêt.

Obtenez une confirmation écrite auprès du prêteur selon laquelle toutes les conditions de l’entente du prêt ont été respectées et, le cas contraire, prenez toute mesure nécessaire (p. ex., paiement de frais non réglés). Apportez les derniers changements à l’information sur le prêt, et conservez le dossier de prêt comme un dossier permanent et une piste de vérification du prêt.

Notes d’orientation

Note 1 : Accords de prêt

Le site Web de Collections Trust comporte des liens vers quelques exemples d’accords de prêt. Ces accords comprennent généralement les éléments suivants :

  • Information sur les objets, y compris : normes de soin, exposition, manipulation, utilisation (p. ex., expositions pratiques, machinerie), dispositions pour la sécurité et les conditions ambiantes, constat d’état et surveillance, accord sur la nature et la portée de tout type de traitement de restauration analytique, intrusif ou correctif qui doit être effectué, le droit de l’emprunteur de prendre des mesures (p. ex., un objet emprunté qui se révèle infesté).
  • Exigences pour l’assurance et l’indemnité.
  • Coûts et responsabilités, y compris : conservation, transport, heures de travail des employés et coûts imprévus.
  • Conditions des droits de reproduction et intellectuels.
  • Exigences pour l’emballage, le transport, le messager et l’expédition.
  • Dispositions de prêts pour la recherche scientifique y compris l’analyse destructive ou la préparation technique. Elles doivent comprendre une condition concernant la portée de la destruction ou de la préparation, et une déclaration de propriété des produits de cette recherche. Voir également la note 2.
  • Autres conditions convenues par le prêteur, y compris : la mention de crédit des étiquettes, les droits du propriétaire à l’égard de son objet au cours de la période de prêt, la non-acceptation de responsabilité de l’organisation emprunteuse visant la recherche du propriétaire en cas de changement de circonstances au cours de la période de prêt.
  • Date de renouvellement de la demande, si le prêt doit être renouvelé.
  • Coordonnées de la personne-ressource, mettant l’accent sur la responsabilité du prêteur de tenir l’emprunteur informé de tout changement.

Lorsque le prêt est effectué auprès d’une autre organisation, il pourrait arriver que le prêteur ait un accord de prêt normalisé et que l’emprunteur en ait un pour les emprunts. Il n’est pas recommandé d’utiliser les deux accords, et il incombe à l’emprunteur d’accepter l’accord du prêteur à titre de propriétaire de l’objet. Au besoin, rédigez l’ébauche d’un accord ponctuel qui porte sur tous les points pertinents et qui satisfait les deux parties.

Note 2 : Prêts pour la recherche scientifique

Pour les collections scientifiques, il est reconnu que les prêts sont généralement plus fréquents et moins officiels. Les prêts sont de façon générale organisés suivant une tradition internationale, souvent propre à une discipline. Par exemple, vous avez peut-être déjà établi les accords de prêt avec d’autres organismes, ou le prêt en soi peut comporter un accord en matière de retour avec l’accusé de réception.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine