Beståndsinventering - Standarden

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Museet ska ha en policy för hur inventeringsinformationen för alla objekt som museet ansvarar för upprätthålls. Policyn kan antingen vara ett fristående dokument eller utgöra en del av museets övergripande samlingsförvaltningspolicy. Oavsett vilket behöver troligen följande frågor övervägas när policyn formuleras:

  • Var finns den grundläggande inventeringsinformationen i museets system?
  • Uppfyller systemet för numrering den miniminivå som krävs för denna process?
  • Hur säkerställer museet att informationen hålls uppdaterad?
  • Hur kommer inventeringsinformationen att granskas?
  • Om miniminivån inte uppnås, hur kan detta åstadkommas inom de kommande fem åren?
  • Vad gör museets organisation för att underlätta detta?

Museet ska också ha en nedskriven process som beskriver antingen hur den befintliga inventeringsinformationen ska hållas uppdaterad eller hur det eftersläpande arbetet ska hanteras. Spectrums föreslagna arbetsrutin är en bra utgångspunkt. Oavsett hur museet väljer att göra, bör museets egen arbetsrutin för processen åtminstone uppnå följande miniminivå:

Miniminivå Varför är detta viktigt?
Museet har uppnått miniminivån för alla andra primära processer. Det uppstår inget nytt eftersläpande arbete med objekt som saknar grundinformation.
Vid behov går det att genom olika informationskällor skapa en komplett lista över alla objekt eller objektgrupper som museet ansvarar för. Det går att redogöra för alla objekt som museet ansvar för, inklusive de egna samlingarna, inlånande objekt och objekt som tillfälligt befinner sig på museet.
Varje objekt eller objektgrupp har ett unikt nummer som på ett säkert sätt hålls ihop med det och gör så att information kan kopplas till det fysiska objektet. På en hylla med flera liknande objekt går det går att identifiera precis det objekt som eftersöks.
Om ett unikt nummer består av flera objekt eller ett objekt med flera delar så registreras antalet objekt eller delar. Det går snabbt att skapa inventeringsinformation över en låda med många olika exemplar av insekter eller en låda som innehåller många krukskärvor.
Varje objekt (eller objektgrupp) har en registrerad benämning och en kort beskrivning eller bild. I stora drag går det att ta reda på vad varje objekt är, till exempel en kruka, ett vykort eller en låda med fjärilar, även om det inte har katalogiserats i detalj.
Museet vet den aktuella placeringen för varje objekt (eller objektgrupp) och när det senast sågs där. Det går att hitta objekt när de behövs. Det går att skapa en korrekt lista över objekten på en viss plats om det behövs för en granskning eller ett försäkringsärende.
Museet vet vem som äger varje objekt (eller objektgrupp) som museet har ansvaret för, samt även hur objektet hamnat på museet, till exempel om det är förvärvat eller inlånat. Det går att kontakta ägaren till objekt som ska återlämnas. Det finns inga objekt som saknar ägare eller där äganderätten är oklar.
Om det finns mer än en typ av samling, till exempel accederade objekt och rekvisitasamlingar, finns det information om vilken samling ett objekt tillhör. Det går att fatta lämpliga beslut om användning av objekt.
Om kraven ovan ännu inte uppfyllts finns det en ändamålsenlig plan för att göra detta inom en bestämd tidsperiod. Museets organisation kan nå miniminivån för ansvarsskyldighet för alla objekt som museet ansvarar för.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet