Inventarkontroll - Standarden

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Museet skal ha en policy for hvordan inventarinformasjonen skal holdes oppdatert for alle objektene museet forvalter. Dette kan enten være ett enkelt dokument eller del av en større policy for hele samlingsforvaltningen. Policyen bør uansett svare på følgende spørsmål:

  • Hvor i dokumentasjonssystemet ligger den grunnleggende inventarinformasjonen?
  • Oppfyller nummereringssystemet til museet minstekravene for denne prosedyren?
  • Hvordan skal museet sikre at informasjonen holdes oppdatert?
  • Hvordan skal inventarinformasjonen kontrolleres?
  • Hvis minstekravene ikke oppfylles, hvordan skal dette oppnås i løpet av de neste fem årene?
  • Hva må museet gjøre for at dette skal skje?

Museet skal også ha en skriftlig prosedyre som forklarer enten hvordan den eksisterende inventarinformasjonen skal holdes oppdatert eller hvordan etterslep skal håndteres. Spectrums foreslåtte prosedyre er et godt utgangspunkt. Men uansett hvordan det gjøres, skal museets prosedyre oppfylle følgende minstekrav:

Minstekrav Hvorfor er dette viktig?
Museet har møter minstekravet for alle de andre primærprosedyrene. Det oppstår ikke nytt etterslep av objekter som mangler grunnleggende informasjon.
Ved behov skal det gå an å fremskaffe en komplett liste over alle objekter eller grupper av objekter museet forvalter ut fra informasjonen i de forskjellige delene av museets dokumentasjonssystem. Museet kan redegjøre for alle objektene det forvalter, inkludert egne samlinger, lånte objekter og objekter som midlertidig befinner seg i museets forvaring.
Hvert objekt, eller gruppe av objekter, har et unikt identifiserende nummer som er koblet til det fysiske objektet det representerer. Det er mulig å identifisere et bestemt objekt i en skuff med mange lignende objekter.
Hvis et unikt nummer er knyttet til en gruppe av objekter, eller ett objekt med flere deler, registreres antall individuelle deler. Det går raskt å lage en inventaroppføring over en skuff med mange insekteksemplarer eller en eske med mange potteskår.
Hvert objekt eller gruppe av objekter, har en betegnelse og en kort beskrivelse eller bilde. Det går an å si noe om hva hvert objekt er, for eksempel postkort eller en samling med sommerfugler, selv om objektet ikke har blitt detaljert katalogisert enda.
Museet kjenner den nåværende plasseringen for hvert objekt, eller gruppe av objekter, og når plasseringen ble registrert. Det går an å finne objekter ved behov. Museet kan ved behov fremskaffe en nøyaktig liste over objekter som befinner seg på en gitt plassering, for eksempel i forbindelse med en revisjon eller en forsikringssak.
Museet vet hvem som eier alle objekter eller grupper av objekter det forvalter, og hvordan det kom til museet, for eksempel om det er ervervet eller lånt. Museet kan kontakte eierne av objekter som skal returneres. Museet har ingen objekter uten kjent eierskap eller der eierskapet er uklart.
Hvis museet har flere typer samlinger, for eksempel aksesjonerte samlinger og rekvisitasamlinger, er det tydelig hvilken av samlingene et objekt tilhører. Museet kan ta riktig avgjørelse når det gjelder bruken av objekter.
Dersom museet ikke møter kravene ovenfor, er det en plan for hvordan det skal rettes i løpet av en gitt tidsperiode. Museet kan møte minstekravene til å redegjøre for alle objektene museet forvalter.