Inventaris - De Spectrumstandaard

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

In uw beleid dient vastgelegd te zijn hoe de inventarisinformatie wordt bijgehouden voor alle objecten die onder uw beheer vallen. Deze beleidsregels kunnen in een afzonderlijk document staan of deel uitmaken van een breder beleid ten aanzien van collectiebeheer. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:

  • Waar wordt cruciale inventarisinformatie bewaard in uw documentatiesysteem?
  • Voldoet uw nummeringsysteem aan de minimumstandaard van deze procedure?
  • Hoe zorgt u ervoor dat deze informatie up-to-date wordt gehouden?
  • Hoe wordt de inventarisinformatie gecontroleerd?
  • Als uw organisatie niet aan de minimumstandaard voldoet, hoe gaat u dit dan in de komende vijf jaar bereiken?
  • Hoe gaat uw bestuursorgaan dit mogelijk maken?

Er moet een schriftelijke procedure zijn waarin wordt uitgelegd hoe uw organisatie bestaande inventarisinformatie up-to-date houdt of hoe een eventuele achterstand wordt aangepakt. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:

Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
U voldoet aan de minimumstandaard voor alle andere primaire procedures. Er ontstaat geen nieuwe achterstand van objecten zonder basisinformatie.
Uit de diverse records in uw systeem kunt u indien nodig een volledige lijst samenstellen met daarin elk object of groep objecten die onder uw beheer vallen. U kunt verantwoording afleggen voor elk object dat onder uw verantwoordelijkheid valt, inclusief uw eigen collecties, bruikleenobjecten en objecten die tijdelijk bij uw organisatie zijn ondergebracht.
Elk object (of groep objecten) heeft een uniek nummer, onlosmakelijk verbonden met het object, dat de informatie koppelt aan de fysieke items die ze beschrijven. U kunt het gezochte object identificeren op een plank met vergelijkbare objecten.
Als een uniek nummer verwijst naar een groep objecten of naar één object met verschillende onderdelen, leg dan het aantal individuele items vast. U kan snel één inventarisrecord maken voor een lade met veel specimens van insecten of voor een doos met een groot aantal potscherven.
Elk object (of groep objecten) heeft een vastgelegde naam en korte beschrijving (of afbeelding). Van elk object weet u ongeveer wat het is (bijv. pot, ansichtkaart, lade met vlinders), ook als er verder geen gedetailleerde informatie over is vastgelegd.
U kent de huidige standplaats van elk object (of groep objecten) en wanneer die standplaats genoteerd is. U kan objecten terugvinden wanneer u deze nodig heeft.U kan een nauwkeurige lijst met objecten op een standplaats maken, mocht dit nodig zijn voor een audit of verzekeringsclaim.
U weet wie de eigenaar is van elk object (of groep objecten) dat onder uw beheer valt, en hoe het object verkregen is (bijv. verwerving, bruikleen). U kunt contact opnemen met de eigenaren van objecten die binnenkort moeten worden geretourneerd. U hebt geen verweesde objecten waarvan onduidelijk is wie de eigenaar is.
Als u meer dan één type collectie heeft (bijv. vaste collectie en steuncollectie), weet u bij welke collectie een object behoort. U kunt de juiste beslissingen nemen inzake het gebruik van objecten.
Als uw organisatie momenteel niet aan bovenstaande vereisten voldoet, beschikt u over een uitgewerkt plan om dit binnen een afgesproken termijn te realiseren. Uw bestuursorgaan kan voldoen aan de minimumstandaard voor verantwoordelijkheid ten aanzien van de objecten die aan uw organisatie zijn toevertrouwd.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO