Inventory – the Spectrum standard

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Vous devez disposer d’une politique sur la façon de tenir à jour l’information de l’inventaire de tous les objets sous votre responsabilité. Il peut s’agir d’un document autonome ou d’une partie d’une politique de gestion des collections globale. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

Où peut-on trouver l’information clé de l’inventaire dans votre système de documentation des collections?
Votre système de numérotation est-il conforme aux exigences minimales de cette procédure?
Comment vous assurerez-vous que cette information est à jour?
Comment vérifierez-vous l’information de l’inventaire?
Si vous ne respectez pas l’exigence minimale, comment vous y prendrez-vous pour y parvenir d’ici cinq ans?
Que doit faire le conseil d’administration pour que cela se concrétise?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique comment vous allez procéder pour tenir à jour l’information de l’inventaire actuelle ou comment vous allez gérer l’arriéré d’inventaire. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale	Pourquoi c’est important
Vous avez satisfait aux exigences minimales de toutes les autres procédures primaires.	Vous ne devez pas créer un nouvel arriéré d’objets pour lesquels vous ne possédez pas l’information de base.
À partir des différents enregistrements dans votre système, vous pourriez, au besoin, dresser une liste complète de chaque objet (ou lot d’objets) sous votre responsabilité.	Vous pouvez rendre compte de chaque objet dont vous êtes responsable, y compris vos propres collections, les prêts et les objets qui vous ont été confiés temporairement.
Chaque objet (ou lot d’objets) est assorti d’un numéro unique qui lui est solidement apposé, ce qui établit la correspondance entre vos enregistrements et les objets.	Vous pouvez identifier l’objet que vous cherchez sur une tablette remplie d’objets similaires.
Si un numéro unique fait référence à un lot d’objets, ou à un objet comportant plusieurs composantes, vous consignez le nombre des composantes.	Vous pouvez rapidement établir un enregistrement d’inventaire pour un tiroir contenant de nombreux spécimens d’insectes ou pour une boîte contenant de nombreux tessons de poterie.
Chaque objet (ou lot d’objets) est doté d’un nom normalisé et d’une courte description (ou image).	Vous connaissez, de façon générale, la nature de chaque objet (p. ex., pot, carte postale, tiroir de papillons) même s’il n’a pas été catalogué en détail.
Vous savez l’emplacement actuel de chaque objet (ou lot d’objets) et quand il a été déplacé à cet endroit.	Vous pouvez trouver les objets lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez produire une liste à jour des objets à un emplacement si nécessaire pour un audit ou une demande d’indemnisation.
Vous savez qui est propriétaire de chaque objet (ou lot d’objets) sous votre responsabilité, et comment ils sont devenus sous votre responsabilité (p. ex., acquis, prêtés).	Vous pouvez communiquer avec les propriétaires des objets qui doivent être retournés.Vous ne disposez d’aucun « objet orphelin » dont la propriété n’est pas claire.
Si vous possédez plus d’un type de collections (p. ex., objets acquis et collection destinée à l’interprétation), vous savez à quelle collection appartient un objet.	Vous pouvez prendre des décisions éclairées sur la façon d’utiliser les objets.
Si vous ne respectez pas actuellement les exigences ci-dessus, vous disposez d’un plan approprié qui vous permettra de les respecter au cours d’une période convenue.	Votre conseil d’administration peut respecter la norme minimale de reddition de comptes à l’égard des objets qui lui ont été confiés.