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Vous devez disposer d’une
- Où peut-on trouver l’information clé de l’inventaire dans votre système de documentation des collections?
- Votre système de numérotation est-il conforme aux exigences minimales de cette procédure?
- Comment vous assurerez-vous que cette information est à jour?
- Comment vérifierez-vous l’information de l’inventaire?
- Si vous ne respectez pas l’exigence minimale, comment vous y prendrez-vous pour y parvenir d’ici cinq ans?
- Que doit faire le conseil d’administration pour que cela se concrétise?
Vous devez également disposer d’une
Vous avez satisfait aux exigences minimales de toutes les autres procédures primaires. | Vous ne devez pas créer un nouvel arriéré d’objets pour lesquels vous ne possédez pas l’information de base. |
À partir des différents enregistrements dans votre système, vous pourriez, au besoin, dresser une liste complète de chaque objet (ou lot d’objets) sous votre responsabilité. | Vous pouvez rendre compte de chaque objet dont vous êtes responsable, y compris vos propres collections, les prêts et les objets qui vous ont été confiés temporairement. |
Chaque objet (ou lot d’objets) est assorti d’un numéro unique qui lui est solidement apposé, ce qui établit la correspondance entre vos enregistrements et les objets. | Vous pouvez identifier l’objet que vous cherchez sur une tablette remplie d’objets similaires. |
Si un numéro unique fait référence à un lot d’objets, ou à un objet comportant plusieurs composantes, vous consignez le nombre des composantes. | Vous pouvez rapidement établir un enregistrement d’inventaire pour un tiroir contenant de nombreux spécimens d’insectes ou pour une boîte contenant de nombreux tessons de poterie. |
Chaque objet (ou lot d’objets) est doté d’un nom normalisé et d’une courte description (ou image). | Vous connaissez, de façon générale, la nature de chaque objet (p. ex., pot, carte postale, tiroir de papillons) même s’il n’a pas été catalogué en détail. |
Vous savez l’emplacement actuel de chaque objet (ou lot d’objets) et quand il a été déplacé à cet endroit. | Vous pouvez trouver les objets lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez produire une liste à jour des objets à un emplacement si nécessaire pour un audit ou une demande d’indemnisation. |
Vous savez qui est propriétaire de chaque objet (ou lot d’objets) sous votre responsabilité, et comment ils sont devenus sous votre responsabilité (p. ex., acquis, prêtés). | Vous pouvez communiquer avec les propriétaires des objets qui doivent être retournés.Vous ne disposez d’aucun « objet orphelin » dont la propriété n’est pas claire. |
Si vous possédez plus d’un type de collections (p. ex., objets acquis et collection destinée à l’interprétation), vous savez à quelle collection appartient un objet. | Vous pouvez prendre des décisions éclairées sur la façon d’utiliser les objets. |
Si vous ne respectez pas actuellement les exigences ci-dessus, vous disposez d’un plan approprié qui vous permettra de les respecter au cours d’une période convenue. | Votre conseil d’administration peut respecter la norme minimale de reddition de comptes à l’égard des objets qui lui ont été confiés. |