Inventario - El estándar Spectrum

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Debe existir una política para mantener actualizada la información del inventario de todos los objetos que están al cuidado del museo. Esta puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:

  • ¿Dónde se encuentra la información clave del inventario en su sistema de documentación?

  • ¿Su sistema de numeración cumple con los requisitos mínimos de este procedimiento?

  • ¿Cómo se asegurará de que esta información se mantenga actualizada?

  • ¿Cómo se auditará la información de inventario?

  • Si no cumple con el requisito mínimo, ¿cómo se logrará en los próximos cinco años?

  • ¿Qué hará el órgano rector para que esto suceda?

También se debe tener un procedimiento escrito que explique cómo actualizará la información en el inventario o cómo abordará el trabajo pendiente del inventario. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Requisito mínimo ¿Por qué es importante?
Ha cumplido con los requisitos mínimos para todos los demás procesos primarios. No genera nuevos casos de objetos que no cuenten con la información básica.
De ser necesario, podría elaborar una lista completa con cada objeto (o conjunto de objetos) a cuidado del museo a partir de los diversos registros del sistema del museo. Puede hacerse responsable de todos los objetos a su cuidado, esto incluye sus propias colecciones, préstamos y objetos que queden temporalmente a su cuidado.
Cada objeto (o conjunto de objetos) tiene un número único asociado de forma segura que vincula los registros con los objetos físicos que describe. Puede identificar el objeto que está buscando en un estante con objetos similares.
Si un número único hace referencia a un conjunto de objetos o a un objeto con muchas partes, registre la cantidad de partes individuales. Puede hacer un registro de inventario rápidamente para una gaveta que contiene muchos especímenes de insectos, o para una caja que contiene muchos fragmentos de vasijas.
Cada objeto (o conjunto de objetos) tiene un nombre y una breve descripción (o imagen) registrados. El museo tiene una idea general de qué es cada objeto (por ejemplo, vasija, postal, gaveta de mariposas) incluso si no se han catalogado de forma detallada.
El museo sabe la ubicación actual de cada objeto (o conjunto de objetos) y cuándo se anotó allí. El museo puede encontrar objetos cuando los necesite.El museo podría elaborar una lista precisa de los objetos que se encuentran en una ubicación determinada si fuese necesario para fines de una auditoría o una indemnización de seguro.
El museo sabe quién es el propietario de cada objeto (o conjunto de objetos) a su cuidado, y cómo llegaron a estar a su cuidado (por ejemplo, adquirido, en calidad de préstamo). Puede contactar a los propietarios para devolver los objetos pendientes. El museo no tiene «objetos huérfanos», es decir, cuya propiedad no está clara.
Si tiene más de un tipo de colección (por ejemplo, objetos accesionados y colección de libre manipulación), sabe a qué colección pertenece cada objeto. El museo puede tomar decisiones adecuadas respecto al uso de objetos.
Si en la actualidad el museo no cumple con los requisitos previos, tiene un plan adecuado para cumplir con ellos dentro de un plazo acordado. El órgano rector del museo puede cumplir con el estándar mínimo de responsabilidad sobre los objetos que están a su cuidado.