Beståndsinventering - Omfattning

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Den här processen används för att kontrollera att den grundinformation som behövs för att redogöra för alla objekt som museet ansvarar för finns. Om museet har uppnått miniminivån i de andra primära processerna är det bara att jobba på. Om de andra processerna utförs korrekt innebär det att inventeringsinformationen upprätthålls. Om så inte är fallet kan denna process användas för att hantera eftersläpande arbete.

Även om en del museer kommer att behöva göra tillägg i listan nedan för att kunna skilja på stora mängder av liknande objekt, behövs följande grundläggande inventeringsinformation för varje objekt eller objektgrupp:

  • Ett unikt objektnummer. Av numret bör det framgå om objektet ingår i den accederade samlingen, är inlånat eller till exempel är rekvisita – Objektnummer.

  • En benämning på objektet – Benämning på objekt.

  • Antalet objekt om det gäller en grupp – Antal objekt .

  • En kort beskrivning eller bild – Kort beskrivning.

  • Den nuvarande placeringen – Nuvarande placering.

  • Information om vem som äger objektet om museet inte gör det – Nuvarande ägare och om museet äger objektet, information om var det kommer ifrån.

  • En kommentar om vem som registrerat informationen och när det gjordes – Registrerat av och Registrering – datum.

Det blir ofta tydligt när olika objekt borde grupperas tillsammans. Ett exempel kan vara ett skåp med en insektssamling som förvärvats och accederats som en helhet. I samband med beståndsinventering kan hela skåpet inventeras som en helhet och antalet insekter i varje låda noteras.

Processen för Beståndsinventering handlar om att kunna lista alla objekt om och när det behövs. Om samlingen har dokumenteras noggrant från början finns informationen i accessionsförteckningar, katalogposter, ankomstblanketter, låneblanketter och annan dokumentation. Informationen kanske aldrig kommer att samlas i en enda lista, men det ska kunna göras utan större svårighet.

Om samlingarna inte har dokumenterats ordentligt och denna information saknas, även för grupper av objekt där den borde finnas, läs rådgivningen nedan och skapa en policy och en arbetsrutin som är anpassad för det egna museet. Museets organisation bör inrikta sig på att uppnå miniminivån för processen inom en fastställd tidsperiod och göra allt som går för att det ska genomföras.

Det här är en av de primära processerna i Spectrum.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet