Inventaire - Portée

Version Français Canadien

En utilisant cette page, vous acceptez la licence Spectrum

Utilisez cette procédure pour vérifier si vous possédez l’information de base permettant de rendre compte des objets sous vos soins. Si votre musée a toujours respecté les exigences minimales à l’égard des autres procédures primaires, la réponse sera oui et vous n’aurez qu’à poursuivre votre bon travail. En continuant de suivre ces autres procédures, vous tiendrez à jour l’information de l’inventaire. Dans le cas contraire, cette procédure vous aidera à gérer l’arriéré.

Bien que certains musées se voient parfois dans l’obligation d’ajouter des éléments à cette liste afin d’établir une distinction entre un nombre important d’objets très similaires, l’information de base de l’inventaire dont vous avez besoin pour chaque objet (ou lot d’objets) est :

  • Numéro d’objet unique (qui devrait indiquer clairement si l’objet provient de vos collections acquises, d’un prêt, ou s’il a un autre statut, comme un objet pour l’interprétation) – Numéro d’objet.
  • Nom de l’objet – Nom de l’objet.
  • Nombre d’objets (s’il s’agit d’un lot) – Nombre d’objets.
  • Courte description (ou image) – Courte description.
  • Emplacement actuel – Emplacement actuel.
  • Si ce n’est pas votre musée, un enregistrement des personnes à qui appartient l’objet – Propriétaire actuel (et, si votre musée n’en est pas le propriétaire, un enregistrement de l’emplacement d’où il provient).
  • Note précisant qui a consigné cette information et quand – Personne responsable de l’inventaire et Date de l’inventaire.

Vous saurez quand il est logique de regrouper vos objets. Un cabinet de spécimens d’insectes épinglés, ayant fait l’objet d’un seul enregistrement lors de son acquisition, en est un bon exemple. Pour les besoins de l’inventaire, vous pouvez enregistrer le cabinet en entier et indiquer combien de spécimens se trouvent dans chaque tiroir.

Cette procédure permet d’être en mesure de dresser la liste de tous vos objets si et quand vous en avez besoin. Si votre collection a été bien documentée dès le début, l’information sera répartie entre les dossiers d’acquisition, les enregistrements du catalogue, les formulaires d’entrée des objets, les formulaires de prêt et d’autres dossiers. Ils ne seront peut-être jamais regroupés dans une seule liste, mais ils pourraient l’être sans trop de difficultés.

Si votre collection n’a pas été bien documentée et que vous ne possédez pas cette information minimale (même pour les lots d’objets, le cas échéant), lisez les directives ci-dessous et élaborez une politique et une procédure appropriées pour votre musée. Votre conseil d’administration devrait se donner pour but de respecter la norme minimale pour cette procédure dans une période convenue, et faire tout son possible pour y arriver.

Il s’agit d’une procédure primaire Spectrum.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine