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Debe existir una política sobre cómo el museo debería asegurar o indemnizar los objetos que están a su cuidado. Esta puede estar en un documento independiente o ser parte de una política de gestión de colecciones más amplia. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:
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¿El museo puede asegurar sus colecciones (ya que muchos museos nacionales no pueden)?
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¿Qué objetos debe asegurar y contra qué riesgos?
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¿Qué objetos sería prudente asegurar y contra qué riesgos?
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¿Bajo qué circunstancias se deberá proceder con la revisión de la cobertura de un objeto?
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¿Cómo asegurará o indemnizará los objetos que el museo pidió prestado?
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¿Cómo se asegurará de que los objetos tengan una cobertura adecuada mientras estén en préstamo o fuera de las instalaciones del museo?
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¿Quién es responsable de contratar y renovar el seguro?
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¿Cómo se actualizará la cobertura de seguro?
También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para la gestión y documentación del seguro. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:
| Requisito mínimo | ¿Por qué es importante? |
| En lo posible, todos los objetos que estén bajo el cuidado del museo están asegurados o indemnizados de conformidad con las políticas acordadas, ya sea que estos estén dentro o fuera del museo. | El museo puede obtener una compensación por la pérdida o daño de sus propios objetos. El museo puede dar compensaciones si pierde o daña los objetos de los prestadores. |
| De ser necesario, el museo pagará una suma o monto adicional mínimo por responsabilidad civil. | Si ocurriera algo peor, el museo tiene recursos financieros para cubrir esos cargos adicionales. |
| La cobertura del seguro e indemnización se revisa con frecuencia y se actualiza según sea el caso. | Se reflejan los cambios en las valorizaciones. Las nuevas adquisiciones tienen cobertura. |
| Los registros de catalogación del museo cumplen con los estándares especificados por la aseguradora para poder recuperar objetos robados. | Es posible que el museo no tenga cobertura por el robo de objetos valiosos si no tiene imágenes e información suficiente para identificarlos. |
