Försäkring och utställningsgaranti - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Identifiera behov av försäkring och utställningsgaranti

Skapa en policy för försäkring och utställningsgaranti.

Med policy menas i detta steg museets beslut om vad som ska försäkras eller ingå i utställningsgarantin. Vanligtvis måste följande försäkras eller ingå i utställningsgarantin:

  • Inlånade objekt, inklusive tiden under transport. För inlånade objekt gäller vanligtvis ingångna avtal där krav på försäkring eller utställningsgaranti ingår.

  • Utlånade objekt, inklusive tiden under transport. Vanligtvis är det låntagaren som ansvarar för försäkring eller utställningsgaranti för objekt och museet bör få skriftliga bevis för att lämpligt försäkringsskydd arrangerats. I vissa fall kan museet i förväg komma överens om att stå för försäkring av objekt som lånas ut och inkludera detta i avtalet med låntagaren.

Följande måste också vanligtvis försäkras:

  • Utställning med fungerande teknik. Det kan finnas omständigheter som kräver speciellt försäkringsskydd för flygplan, bilar, båtar, lok, ångmaskiner, mekaniska utställningar och gruvutrustning.

Följande borde försäkras:

  • Objekt som har ett högt och enkelt identifierbart marknadsvärde, till exempel konstverk, ädelmetaller, ädelstenar, mynt, ur, klockor och vissa kategorier av biologiskt material (som till exempel elfenben som dock saknar ett lagligt marknadsvärde, eftersom det är förbjudet att handla med. Försäkring kan endast sättas utifrån bevarandekostnad).

  • Objekt som inte har ett högt marknadsvärde men som är värdefulla för museet. Detta kan inkludera objekt som är centrala i museets utställningar, är av lokal betydelse eller där en ersättning skulle innebära en hög kostnad som till exempel en kopia av en motor.

  • Objekt som är under transport eller tillfälligt befinner sig hos en annan organisation, till exempel för att konserveras, där ansvaret för försäkring ibland kan överföras enligt överenskommelse med den andra parten.

Se Kommentar 1 för rådgivning kring objekt under transport.

Arkivera museets fastställda policy för försäkring och utställningsgaranti och registrera Placering av dokument så att museet och andra kan hitta den.

Försäkring och utställningsgaranti för objekt

Kontakta försäkringsbolag eller utfärdare av utställningsgaranti för att ordna försäkringsskydd.

Försäkrings- eller utställningsskydd eller uppdatering av ett befintligt skydd kan aktualiseras som ett resultat av andra processer i Spectrum.

Förse försäkringsbolag eller utfärdare av utställningsgaranti med korrekt information.

Försäkringsbolaget eller utfärdare av utställningsgaranti kommer att behöva information om museet, dess säkerhetsarrangemang och katastrofplanering.

Förse försäkringsbolaget med aktuella ekonomiska värderingar för alla objekt som ska försäkras. Ekonomisk värdering av objekt som museet inte äger bör fastställas skriftligen från ägarna. Om museet inte redan har uppdaterade ekonomiska värderingar gå till Ekonomisk värdering.

Kom överens om försäkring eller utställningsgaranti och registrera information om detta.

Registrera följande information om försäkring och utställningsgaranti:

Information om identifiering av objekt

  • Referensnummer för aktuella objekt – Objektnummer.

  • Kort beskrivning för aktuella objekt.

Eller

Information om inlån

  • Referensnummer för aktuella objekt under den tid de är inlånade – Inlån – referensnummer.

Registrera följande information för försäkringsskydd:

Information om försäkring

  • Museets referensnummer för garantin – Försäkring – referensnummer.

  • Namn och kontaktuppgifter till försäkringsbolag:

    • Försäkringsgivare (använd standardformat för namn).

    • Adress.

  • Vem i organisationen som godkänt försäkringsskyddet – Försäkring godkänd av (använd standardformat för namn).

    • Datum för godkännandet – Försäkring – datum för godkännande (använd ett standardformat).

  • Försäkring – kommentar (till exempel speciella villkor).

  • Försäkringsperiod:

    • Försäkring – startdatum (använd ett standardformat).

    • Försäkring – slutdatum (använd ett standardformat).

  • Datum när skyddet bör förnyas – Försäkring – förnyelsedatum (använd ett standardformat).

  • Försäkring – nummer.

  • Belopp för skyddet – Försäkringsbelopp.

Registrera följande för utställningsgaranti:

Information om utställningsgaranti

  • Museets referensnummer för garantin – Utställningsgaranti – referensnummer.

  • Namn och kontaktuppgifter för utfärdare av utställningsgaranti:

    • Utställningsgaranti – utfärdare (använd standardformat för namn).

    • Adress.

  • Vem i organisationen som godkänt skyddet – Utställningsgaranti godkänd av (använd standardformat för namn).

    • Datum för godkännandet – Utställningsgaranti – datum för godkännande (använd ett standardformat).

  • Datum när ansökan om utställningsgaranti gjordes – Utställningsgaranti – datum för ansökan (använd ett standardformat).

  • Period för utställningsgaranti:

    • Utställningsgaranti – startdatum (använd ett standardformat).

    • Utställningsgaranti – slutdatum (använd standardformat).

  • Utställningsgaranti – kommentar (till exempel speciella villkor).

  • Datum när utställningsgarantin bör förnyas – Utställningsgaranti – förnyelsedatum (använd standardformat).

  • Summa museet måste betala vid ersättningsanspråk – Självrisk vid ersättningsanspråk.

  • Datum när utställningsgarantin bekräftades – Utställningsgaranti – bekräftelsedatum (använd ett standardformat).

Behåll skriftliga bevis för försäkring och utställningsgaranti.

Behåll skriftliga bevis för försäkring och utställningsgaranti och kontrollera att alla uppgifter är korrekta.

Arkivera beviset och notera Placering av dokument under relevanta objektposter så att informationen går att hitta i framtiden.

Säkra och kontrollera tillgänglighet till information som rör försäkring och utställningsgaranti.

Begränsa åtkomst till och skydda dokumentation som rör försäkringar eftersom den kan innehålla sekretessbelagd information, till exempel ekonomiska värderingar och säkerhetsåtgärder.

Övervaka och uppdatera försäkringsskyddet vid behov.

Att fastställa försäkring för objekt i museets accederade samling sker troligen löpande, med en årlig förnyelse som behandlar ungefär samma risker. Skyddet kan behöva uppdateras vid förändringar av den ekonomiska värderingen eller vid förvärv av högt värderade objekt. Inlån och utlån från museet behöver också övervakas och försäkringsskyddet uppdateras i enlighet med detta.

Vid försäkring mot potentiella konserveringskostnader vid skada, följ utveckling av konserveringsmetoder och de kostnadsförändringar det kan medföra.

Begär ersättning från försäkring eller utställningsgaranti

Sammanställ information som underlag till anmälan.

Om museets behöver göra en anmälan om skada på eller förlust av försäkrade objekt eller objekt som skyddas av utställningsgaranti behövs information om objektet och händelsen. Gå till Skada och förlust.

Gäller det en stor grupp av objekt, se till att ta fram så mycket information som möjligt på gruppnivå och för ett genomsnittligt eller typiskt objekt som ingår i gruppen.

Arkivera anmälan och notera Placering av dokument i relevanta objektposter så att informationen kan hittas i framtiden.

Rådgivning

Kommentar 1: Objekt under transport

När transporten ordnas, avgör vilka objekt, om några, som ska täckas av försäkring under transporten, vem som ansvarar för skyddet och vilken nivå på försäkringsskydd som behövs. Det kan vara nödvändigt att konsultera försäkringsgivare för att kunna godkänna transportsättet.

När inlämning av fynd- och dokumentationsmaterial från arkeologiska projekt planeras, förväntas projektansvarig arkeolog ansvara för försäkring av materialet under transport. Andra fall där transportförsäkring kan vara bra är vid hämtning eller lämning av inlösenärenden eller objekt som förvärvas från antikvitetshandlare och auktioner.

För utlånade objekt från museet bör låneavtalet innehålla villkor om att objektet ska försäkras till ett angivet värde för alla risker, inklusive transport från det att objektet lämnar museet till dess att det återlämnas.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet