Assurance et indemnité - Marche à suivre proposée

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Identification des besoins d’assurance et d’indemnité

Créez votre politique d’assurance et d’indemnité.

À cette étape, « politique » fait référence aux décisions de votre propre musée sur la protection d’assurance ou d’indemnité. Vous devez généralement assurer ou indemniser pour :

  • Les objets qui vous ont été prêtés (y compris en transit) – les prêts sont en général soumis à des accords contractuels, y compris à une obligation d’obtenir de l’assurance ou de l’indemnité.
  • Les objets que vous prêtez (y compris en transit) – en général, il incombe à l’emprunteur d’obtenir de l’assurance et de l’indemnité sur les objets qui leur sont prêtés, et vous devez demander une preuve écrite confirmant qu’il a pris les mesures nécessaires pour obtenir une protection appropriée. Dans certains cas, vous pouvez accepter à l’avance d’assurer les objets que vous prêtez, et inclure cette protection dans votre accord de prêt avec l’emprunteur.

En général, vous devez aussi assurer :

  • Les expositions pratiques – Certaines responsabilités imposées par la loi nécessitent une protection spécialisée associée aux aéroplanes, aux automobiles, aux bateaux, aux locomotives, aux véhicules à vapeur, aux expositions mécanisées et à l’équipement d’exploitation minière.

Il est prudent d’assurer :

  • Les objets d’emblée identifiés comme ayant une valeur marchande élevée – ils peuvent englober les objets d’art, les métaux précieux, les collections de gemmes et de monnaies, les horloges, les montres et certaines classes de matériel biologique (p. ex., ivoire, bien que cela ne puisse jamais être vendu légalement et qu’il n’y a donc aucune « valeur marchande »; l’assurance devrait servir aux fins de conservation seulement).
  • Les objets qui ne peuvent avoir de valeur marchande élevée, mais qui sont pour vous d’une grande valeur – ils peuvent englober les objets importants de vos présentations, d’importance locale ou ayant un coût de remplacement élevé (p.ex., une réplique de moteur à combustible).
  • Les objets en transit ou temporairement sous la responsabilité d’une autre organisation (p. ex., pour un travail de conservation) – dans certains cas, la responsabilité relative à l’assurance peut être transférée par le biais d’un accord avec l’autre partie.

Voir la note 1 pour obtenir des directives sur les objets en transit.

Consignez votre politique dûment approuvée sur l’assurance et l’indemnité de vos collections et notez l’Emplacement des documents de sorte que quiconque puisse les retrouver.

Assurance et indemnisation des objets

Travaillez avec l’assureur ou le garant pour obtenir une protection.

Bien souvent vous devrez obtenir une protection d’assurance ou d’indemnité (ou mettre à jour votre protection existante) en raison d’autres procédures Spectrum.

Envoyez l’information appropriée à l’assureur ou au garant.

Votre assureur ou garant aura besoin d’information sur votre organisation, et ses dispositions en matière de sécurité et son plan en cas de sinistre.

Fournissez aux assureurs des évaluations courantes pour tous les objets à assurer. Les évaluations des objets qui ne vous appartiennent pas doivent être consenties par écrit avec les propriétaires concernés. Si vous n’avez pas déjà d’évaluation à jour, allez à Évaluation.

Acceptez la protection d’assurance ou d’indemnité et consignez l’information à ce sujet.

Consignez l’information suivante concernant la protection d’assurance ou d’indemnité :

Information sur l’identification des objets

  • Numéro de référence des objets faisant l’objet de la protection – Numéro d’objet.
  • Courte description des objets protégés.

Ou

Information sur l’emprunt

  • Numéro de référence des objets faisant l’objet de la protection lorsqu’ils sont prêtés – Numéro de référence de l’emprunt.

Pour le dossier de protection d’assurance :

Information sur l’assurance

  • Votre numéro de référence pour la protection – Numéro de référence de l’assurance.
  • Nom et coordonnées de l’assureur :
    • Assureur (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
  • Nom de la personne de votre organisation qui autorise la protection – Autorisateur de l’assurance (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Date d’autorisation – Date d’autorisation de l’assurance (utilisez un format normalisé).
  • Note sur l’assurance (p.ex., conditions particulières jointes à cette protection).
  • Dates couvertes par l’assurance :
    • Date de début de l’assurance (utilisez un format normalisé).
    • Date de fin de l’assurance (utilisez un format normalisé).
  • Date à laquelle la protection doit être renouvelée – Date de renouvellement de l’assurance (utilisez un format normalisé).
  • Numéro de police d’assurance.
  • Montant de la protection – Montant de l’assurance.

Pour le dossier de protection d’indemnité :

Information sur l’indemnisation

  • Votre numéro de référence pour la protection – Numéro de référence de l’indemnisation.
  • Nom et coordonnées du garant :
    • Garant (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Adresse.
  • Nom de la personne de votre organisation qui autorise la protection – Autorisateur de l’indemnisation (utilisez des règles d’inscription des noms propres).
    • Date d’autorisation – Date d’autorisation de l’indemnisation (utilisez un format normalisé).
  • Date à laquelle l’indemnité a été demandée – Date de la demande d’indemnisation (utilisez un format normalisé).
  • Dates couvertes par l’indemnité :
    • Date de début de l’indemnisation (utilisez un format normalisé).
    • Date de fin de l’indemnisation (utilisez un format normalisé).
  • Note sur l’indemnisation (p.ex., conditions particulières jointes à cette protection).
  • Date à laquelle la protection doit être renouvelée – Date de renouvellement de l’indemnité (utilisez un format normalisé).
  • Le montant d’argent que vous êtes prêt à verser en cas de sinistre – Montant d’assurance responsabilité minimale de l’objet.
  • Date à laquelle l’indemnité a été confirmée par le garant – Date de confirmation de l’indemnisation (utilisez un format normalisé).

Conservez la preuve écrite de votre protection d’assurance ou d’indemnité.

Conservez la preuve écrite de votre protection d’assurance ou d’indemnité, et faites-en la vérification pour vous assurer que tous les renseignements sont exacts.

Consignez les documents et notez l’Emplacement des documents dans les dossiers des objets pertinents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Sécurisez et contrôlez l’accès aux dossiers d’assurance et d’indemnité.

Limitez l’accès à vos dossiers d’assurance, et protégez leur sécurité, car ils contiennent de l’information confidentielle comme des évaluations et des dispositions en matière de sécurité.

Surveillez et mettez à jour la protection au besoin.

La protection convenue des objets de votre collection acquise a de fortes chances d’être permanente et de faire l’objet de renouvellements annuels reflétant de façon générale les mêmes risques, mais vous devrez peut-être mettre à jour votre protection à la lumière de changements touchant l’évaluation ou d’acquisitions particulières de grande valeur. Vous devrez également surveiller les emprunts et les prêts de votre musée, et mettre à jour votre protection en conséquence.

Lorsque vous obtenez de l’assurance pour vous protéger des coûts potentiels liés au travail de restauration en cas de dommages, notez les progrès des techniques et les changements conséquents touchant les coûts.

Réclamation auprès de l’assurance ou du garant

Rassemblez l’information à l’appui de la demande d’indemnisation.

Si vous devez présenter une demande d’indemnisation à la suite de dommages aux objets protégés par l’assurance ou l’indemnité, ou de pertes de ceux-ci, vous devrez fournir de l’information sur les objets et les circonstances; allez à Dommages et pertes.

Dans le cas d’un vaste lot d’objets, fournissez le plus d’information possible sur le lot, puis pour un objet moyen ou type au sein de ce groupe.

Consignez la demande d’indemnisation et notez l’Emplacement des documents dans les dossiers des objets pertinents de sorte que quiconque puisse éventuellement les retrouver.

Notes d’orientation

Note 1 : Objets en transit

Au moment de prendre des dispositions, déterminez si les articles doivent être protégés par l’assurance en transit, et lesquels, qui est responsable de dispenser la protection et à quel niveau. Il peut être nécessaire d’améliorer le mode de transport en consultation avec les assureurs.

Pour ce qui est du dépôt des archives archéologiques du projet, on s’attend à ce que l’archéologue du projet soit responsable de l’assurance des archives en transit. Dans le cas de d’autres situations où une assurance en transit est très souhaitable, notons la collecte ou livraison de trésors et d’objets achetés dans des salles de ventes ou chez des antiquaires.

En ce qui concerne les articles qui vous ont été empruntés, l’accord de prêt doit comprendre une disposition selon laquelle l’article est assuré pour la valeur précisée pour tous les risques, y compris la protection en transit depuis le moment du départ de vos locaux jusqu’au moment du retour (couverture « garantie totale »).

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine