Katastrofplanering för samlingar - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Bedöm risker

Gör en riskbedömning för de objekt som museet har ansvaret för.

Gör en bedömning av vilka risker vid olika katastrofsituationer som kan påverka de objekt som museet har ansvaret för. Dessa kan till exempel vara isolerade incidenter eller krissituationer som berör hela museet eller hela samhället. Se även Kommentar 1. Bedömningen bör omfatta:

  • Potentiella risker för objekt på dess nuvarande placering, till exempel stöld, översvämning, brand, vandalism eller felaktiga klimat- och miljöförhållanden.
  • Andra risker för objekt som inte enkelt kan flyttas från sina nuvarande placeringar, till exempel för att de är mycket stora, sköra eller tunga.
  • Potentiella risker med objekt som kan utgöra ett hot för andra objekt eller människor, till exempel giftiga pilspetsar, bränsle i motorer och silvernitratfilm.

Registrera Placering av dokument för bedömningarna så att informationen enkelt kan hittas och hänvisas till.

Upprätta en plan med rekommendationer för att minimera riskerna.

Riskbedömningen kan efterföljas av planer för att minimera riskerna, till exempel:

  • Reparation och underhåll av byggnader.
  • Omplacering av objekt.
  • Ändringar i allmänna lokalvårds- och underhållsrutiner.
  • Ändringar i rutiner för hantering, förvaring (inklusive material och utrustning), rekommendationer för omgivande klimat- och miljö eller säkerhetsrekommendationer för objekt.
  • Ny bedömning av försäkringssituationen.
  • Översyn av insamlingspolicyn.
  • En rutin för att registrera nödvändig grundinformation som behövs efter en förlust av objekt, inklusive fotografier (se webbplatsen ObjectID för exempel på sådan information).
  • Ny bedömning av museets policy och praxis för åtkomst och användning av samlingar.
  • Konservering av objekt.

Registrera Placering av dokument för dessa planer så att de enkelt kan hittas och hänvisas till.

Det bör finnas ett väl fungerade system för lokalvård och förvaltning av byggnader. Detta minskar risken för katastrofer och gör det möjligt att vara bättre förberedd på att hantera de problem som kan uppstå. Identifiera och gör listor över god praxis för samlingsvård och lokalvård som exempelvis städrutiner och riktlinjer för förvaring. Ett exempel kan vara att alla samlingar ska förvaras minst 15 cm ovanför golvytan.

Omsätt rekommendationerna i praktiken.

Omsätt rekommendationerna i praktiken genom att hantera riskerna på något av följande sätt:

  • Acceptera risken. Kostnader för åtgärder kan till exempel vara ekonomiskt oförsvarbar och museet kan därför föredra att acceptera risken.
  • Överlåta risken En del risker går att överlåta på andra, till exempel genom att teckna en försäkring.
  • Eliminera risken Det kan vara bäst att avsluta vissa aktiviteter om de utgör för stor risk.
  • Förebygga risken Många risker hamnar i denna kategori och genom förebyggande åtgärder kan de kontrolleras.
  • Se möjligheter med risken Här gäller det att se riskhantering som en möjlighet, inte bara för att minska hot utan även som ett sätt att skapa positiva möjligheter.

Uppdatera riskbedömningen regelbundet.

Museets bör uppdatera riskbedömningen regelbundet för att säkerställa att åtgärdsförslag hålls aktuella och att det görs en bedömning av nya risker.

Skapa en katastrofplan

Lista nyckelpersoner och deras kontaktuppgifter.

Identifiera och lista namn, adresser och telefonnummer för följande. Personuppgifter ska hanteras enligt museets policy för dataskydd och relevant lagstiftning:

  • Fastighetsförvaltare, nyckelansvariga, annan relevant personal och volontärer. Planen bör även innehålla roller som tilldelats för en katastrofsituation, till exempel vem som är chef för katastrofsituationen, materialansvarig och dokumentationsansvarig, med ersättare om de nämnda personerna inte finns tillgängliga.
  • Viktiga serviceföretag och myndigheter.
  • Företag som museet har avtal med, till exempel inom brand, restvärderäddning och säkerhet.
  • Företag som kan behöva anlitas, till exempel glasmästare, rörmokare, låssmeder, skadedjursbekämpare, frys- och torkning, värderare, saneringsfirmor, flyttfirmor och speditörer.

Om museets samlingar och byggnader är försäkrade, upprätta en lista över relevanta organisationer och kontaktpersoner.

Lista platser som kan användas vid en eventuell evakuering.

Identifiera och lista de platser som kan användas vid en eventuell evakuering. Detta kan även vara platser utanför museet. Det behövs även en lokal för att koordinera räddningsarbetet ifrån, om de vanliga kontorslokalerna inte kan användas. Ett mindre kostsamt alternativ är att göra överenskommelser med organisationer i närheten.

Registrera prioriteringskoder för flytt av objekt från ett katastrofområde.

Upprätta och registrera prioriteringskoder som identifierar de objekt som ska evakueras direkt från det drabbade området. Dessa koder bör listas i planen. (I Sverige görs detta ofta form av prioriteringslistor i en restvärdeplan) Det kan vara lämpligt att märka upp platser och förvaringsboxar med dessa koder eller också kan museet skapa listor med objekt eller samlingar i prioritetsordning.

Se över eller skapa planritningar över byggnader och lokaler. (Följande ingår i Sverige i en insatsplan som tas fram i samarbete med räddningstjänsten)

Se över eller skapa planritningen över byggnader och lokaler för att visa:

  • Koder för varje byggnad eller utrymme.
  • In- och utgångar vid nödsituationer.
  • Placering av rör och ledningar samt hur och var de kan stängas av.
  • Placering av nödutrustning, till exempel kontrollpaneler för larm, brandsläckare, första-hjälpen-utrustning och räddningsutrustning.
  • Placering av högriskområden samt vilka risker de utgör, till exempel objekt som innehåller små mängder radioaktivt material eller asbest, beskrivna och kvantifierade i tillräckligt hög grad för att räddningstjänsten ska kunna göra en korrekt riskbedömning.
  • Placering av samlingar och prioriteringslista för evakuering.

Vissa av dessa planer bör vara säkerhetsklassade. Planerna bör hållas uppdaterade och det bör finnas möjlighet för räddningstjänsten att ta del av dessa när den anländer till platsen. Kopior av planerna bör förvaras på annan plats. Planerna måste vara enkla och tydliga om de ska kunna användas vid en katastrofsituation.

Identifiera och lista den utrustning som kan behövas vid en katastrofsituation.

Identifiera och lista den utrustning som kan behövas vid en katastrofsituation baserat på riskbedömningar av tänkbara händelser. Skriv ned var katastrofutrustning förvaras. Tänk på att om allt finns samlat i en enda lokal så kanske just den lokalen inte är åtkomlig vid en större katastrof.

Skriv ned vilka akuta åtgärder som kan vara aktuella på objekt efter en katastrofsituation.

Upprätta och registrera en checklista för de akuta åtgärder som ska vidtas vid hantering av objekt vid en katastrofsituation; till exempel att larma, ringa räddningstjänst eller evakuera samlingar. Här bör även ingå åtgärder för att skydda samlingar som fortfarande finns i skadade byggnader.

Notera akuta åtgärder för skadade objekt, beroende på material.

Upprätta och registrera en checklista för akuta åtgärder för skadade samlingar, beroende på material. Detta görs i samarbete med konservatorer. Lämpligt material och utrustning bör finnas tillgängliga för att dessa åtgärder ska kunna utföras.

Notera var säkerhetskopior av grundläggande inventeringsinformation finns.

Upprätta och registrera var kopior av inventeringsinformation finns, för att museet ska kunna redogöra för alla objekt omedelbart efter katastrofen. Rutiner bör finnas för att säkerhetskopiera information om samlingarna

Sammanställ denna information i en katastrofplan som är enkel att följa.

Registrera Placering av dokument för katastrofplanen med restvärdeplan och andra dokument så att de enkelt kan hittas och hänvisas till. Inkludera placeringen av säkrade kopior som förvaras på annan plats

Att vara förberedd

Utbilda personal och volontärer i hur de ska agera enligt katastrofplanen och öva regelbundet.

Anordna övningar för ny och befintlig personal samt volontärer där det säkerställs att katastrofplanen fungerar. Vid övningstillfällena bör det ingå uppdatering av kunskap och träning för att hantera förändringar av byggnader, policyer, planer, övervakning, risker och typer av risker. Museet bör specificera hur ofta dessa utbildningar bör hållas.

Se över katastrofplanen regelbundet.

Planen bör ses över regelbundet, minst varje år, och uppdateras direkt vid förändringar av nyckelpersoner, rutiner, lokaler och vid alla aktiviteter som innebär ökade risker som exempelvis vid byggnadsarbeten och liknande.

Rådgivning

Kommentar 1: Riskidentifiering

Processen för Katastrofplanering för samlingar bör utgöra en del av museets övergripande riskhanteringsprocess. Många museer gör en riskidentifiering där huvudsakliga risker de står inför beskrivs. När nya risker identifieras eller elimineras uppdateras riskidentifieringen. Eftersom många av de risker som identifieras även gäller för samlingar kan denna lista vara en bra utgångspunkt. På samma gång bör all översyn av risker för samlingar medföra att den övergripande lista uppdateras vid behov.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet