Planification des mesures d’urgence pour les collections - Marche à suivre proposée

Version Français Canadien

En utilisant cette page, vous acceptez la licence Spectrum

Évaluation des risques

Évaluez les risques pour les objets sous votre responsabilité.

Effectuez une évaluation des risques pour les objets sous votre responsabilité selon diverses catégories de situation d’urgence (p. ex., incident isolé,situation de crise à l’échelle du musée) (voir la note 1). Cette évaluation doit tenir compte :

  • Des risques potentiels pour les objets de leur emplacement actuel (p. ex., vol, inondation, incendie, vandalisme, conditions environnementales inappropriées).
  • Des risques supplémentaires pour les objets qui ne peuvent être aisément déplacés de leur emplacement actuel (p. ex., parce qu’ils sont de trop grande dimension, fragiles ou lourds).
  • Des risques potentiels que posent les objets pour d’autres objets ou personnes (p. ex., pointes de flèches empoisonnées, pétrole des moteurs à combustible, pellicule de nitrate d’argent).

Notez l’Emplacement des documents de cette évaluation, de façon à que vous puissiez les retrouver et les consulter facilement.

Créez un plan pour atténuer les risques comprenant des recommandations.

L’évaluation peut conduire à des plans d’atténuation de ces risques, à savoir :

  • Réparation et entretien des édifices.
  • Relocalisation des objets.
  • Changements dans les activités courantes d’entretien.
  • Changements dans la manipulation et dans l’entreposage (y compris les matériaux et l’équipement), recommandations pour les conditions ambiantes ou pour la sécurité des objets.
  • Réévaluation des dispositions d’assurance.
  • Examen de la politique de collection.
  • Politique de consignation de l’information clé requise en cas de perte, y compris les photographies (voir le site Web Object ID pour obtenir un exemple de telle information).
  • Réévaluation de votre politique et de votre pratique d’accès et d’utilisation des collections.
  • Restauration de l’objet.

Notez l’Emplacement des documents de cette évaluation, de sorte que quiconque puisse les retrouver et les consulter facilement.

Vous devez avoir en place un système efficace de maintenance et d’entretien de l’édifice qui réduira le risque de catastrophe et fera en sorte qu’il sera mieux préparé à affronter la situation en cas de problèmes. Désignez et énumérez les bonnes pratiques en matière de soin et d’entretien des collections, comme la routine de nettoyage et les normes d’entreposage (p. ex., entreposage des collections à une distance minimale de 15 cm du sol).

Mettez les recommandations à exécution.

Mettez les recommandations à exécution en abordant les risques de l’une des façons suivantes :

  • Tolérance (par exemple, le coût de la prise d’une mesure peut être exorbitant et l’organisation peut préférer tolérer le niveau de risque).
  • Transfert (certains risques peuvent être transférables, par exemple, en souscrivant à une assurance).
  • Cessation (il peut être préférable d’arrêter certaines activités si elles présentent un risque trop important).
  • Traitement (de nombreux risques correspondent à cette catégorie, et le fait de prendre des mesures d’atténuation peut permettre de contrôler le niveau de risque).
  • Saisir l’occasion (reconnaît que la gestion des risques est une occasion d’atténuer les menaces, mais aussi d’exploiter des occasions positives).

Examinez l’évaluation des risques régulièrement.

Vous devez examiner les intervalles d’évaluation des risques convenus pour assurer des mesures à suivre à jour et une évaluation des nouveaux risques.

Création d’un plan d’urgence

Énumérez les personnes clés et leurs coordonnées en cas d’urgence.

Désignez et énumérez les noms, adresses et numéros de téléphone des personnes suivantes (incluant les coordonnées personnelles traitées en conformité avec votre politique de protection des données) :

  • Gestionnaires du site, détenteurs des clés et autre personnel concerné (ou bénévoles). Le plan doit préciser les rôles particuliers attribués (p. ex., responsable en cas d’incident, coordinateur en cas d’incident, intendant, responsable des documents) et leurs remplaçants si les personnes concernées ne sont pas disponibles.
  • Compagnies de services publics essentiels.
  • Compagnies embauchées (p. ex., entreprises d’intervention en cas d’incendie et entreprises de sécurité).
  • Services professionnels sur appel (p. ex., vitriers, plombiers, serruriers, exterminateurs, compagnies d’intervention en cas de sinistre, services de réfrigération et de séchage, évaluateurs, déménageurs et transporteurs).

Si votre politique prévoit l’assurance de vos collections, énumérez le nom des personnes-ressources et l’adresse des organisations et personnes concernées.

Énumérez les lieux à utiliser en cas d’évacuation.

Désignez et énumérez les lieux à utiliser en cas d’évacuation. Il peut s’agir de locaux hors site, y compris un endroit d’où coordonner votre intervention en cas d’urgence si vous n’avez pas accès à vos bureaux habituels. Une option à faible coût est de mettre en place des accords de réciprocités avec des organisations avoisinantes.

Consignez les codes de priorité pour récupérer les objets d’une zone d’urgence.

Établissez et consignez les codes de priorité désignant les objets en vue d’une récupération immédiate de la zone touchée. Ces codes doivent être énumérés dans le plan. Il peut être approprié de marquer les emplacements et/ou les boîtes à l’aide de ces codes, ou encore de produire des inventaires des objets ou collections en ordre de priorité du sauvetage.

Dessinez les plans des lieux.

Dessinez les plans des lieux afin de montrer :

  • Les annotations incluant les codes d’emplacement pour chaque édifice/espace.
  • Accès en cas d’urgence et points de sortie.
  • Emplacement des voies d’approvisionnement des services publics et seuils de coupure.
  • Emplacement de l’équipement d’urgence (p.ex., panneaux des systèmes de sécurité, extincteurs d’incendie, équipement de premiers soins, équipement de récupération).
  • Emplacement des zones dangereuses, y compris les dangers (p. ex., objets contenant de petites quantités de matière rétroactive ou d’amiante) décrits et quantifiés de façon suffisamment détaillée pour permettre une évaluation des risques par les services d’urgence.
  • Emplacement des collections et liste des priorités en matière de récupération.

Ces plans doivent être confidentiels et à jour, et une copie doit être mise à la disposition des services d’urgence dès leur arrivée (et les copies conservées à l’extérieur des lieux). Ils doivent être clairs et simples pour assurer leur utilité dans une situation d’urgence.

Désignez et énumérez les équipements dont vous pourriez avoir besoin en cas d’urgence.

Désignez et énumérez les équipements pouvant se révéler utiles en cas d’urgence selon l’évaluation des risques des scénarios les plus probables. Notez l’emplacement des locaux de récupération (en gardant à l’esprit que si quelque chose se situe dans ce local, cet emplacement pourrait ne pas être accessible dans l’éventualité d’une urgence majeure).

Notez les étapes immédiates à suivre pour protéger les objets après une situation d’urgence.

Établissez et consignez les mesures immédiates à suivre pour protéger les objets après une situation d’urgence (p. ex., donner l’alarme, appeler les services d’urgence ou sortir les collections). Cette étape doit comprendre des mesures pour protéger les collections qui demeurent dans les édifices endommagés.

Notez les étapes relatives aux premiers soins des objets endommagés, par type de matériel.

Établissez et consignez les mesures de premiers soins à prendre à l’égard des collections endommagées, par type de matériel, prévues en consultation avec les restaurateurs. Le matériel et l’équipement appropriés doivent être accessibles pour appuyer ces mesures.

Notez l’emplacement de sauvegarde de l’information de base de l’inventaire.

Établissez et consignez l’emplacement d’une copie de l’information d’inventaire afin de rendre compte des objets immédiatement après la situation d’urgence. Des procédures doivent être en place pour la copie de sauvegarde de l’information sur les collections.

Regroupez cette information dans un plan d’urgence facile à suivre.

Notez l’Emplacement des documents du plan d’urgence et de tout autre document distinct créé de façon à que vous puissiez les retrouver et les consulter facilement. Ajoutez les emplacements des copies de sauvegarde de sécurité à l’extérieur des lieux.

Demeurez prêt

Formez l’ensemble du personnel et des bénévoles sur la façon de mettre le plan d’urgence à exécution, et pratiquez régulièrement.

Dispensez de la formation à l’ensemble du personnel et des bénévoles, nouveaux et existants, pour vous assurer que le plan d’urgence peut être exécuté. Vous devez prévoir une mise à jour des connaissances et de la formation afin d’inclure les changements dans les édifices, dans la politique, des plans, de la protection des services de police, des risques et des types de risques. Vous devez préciser les intervalles quand cette formation doit avoir lieu.

Examiner le plan d’urgence régulièrement.

Le plan doit être examiné à des intervalles déterminés (au moins annuellement) et mis à jour immédiatement de façon à refléter les changements touchant le personnel, les procédures, les emplacements et tout risque accru associé à des travaux à l’édifice ou à des activités similaires.

Notes d’orientation

Note 1 : Registres des risques

Cette procédure doit faire partie de la stratégie globale en matière de gestion des risques de votre musée. De nombreuses organisations tiennent à jour un registre détaillant les principaux risques auxquels elles sont confrontées. Lorsque de nouveaux risques sont désignés ou éliminés, le registre est mis à jour en conséquence. Comme bon nombre des risques énumérés seront également pertinents pour les collections, cela constitue un bon point de départ. De même, à la suite de tout examen des risques pour les collections, veillez à ce que votre registre soit mis à jour, au besoin.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine