Planering av dokumentation - Standarden

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Museet ska ha en policy, ibland kallad informationspolicy, för samlingarna. I bästa fall är denna en del av det samlade ramverket kring förvaltning av samlingar som kan vara en uppsättning sammanhängande policydokument, planer och arbetsrutiner där även utveckling, tillgängliggörande och bevarande av samlingar ingår. Oavsett vilket behöver troligen följande frågor övervägas när policyn formuleras:

  • Vilka olika delar består informationssystemet för samlingarna av, till exempel accessionsförteckningar, blanketter, mappar och datasystem?
  • Vilka etiska skyldigheter och andra standarder avser museet att följa och hur ska det genomföras, till exempel museets uppdrag och mål, Icoms etiska regler och Spectrum?
  • Vilka lagar och skyldigheter gäller för samlingsinformationen och hur ska museet förhålla sig till dessa, till exempel dataskydd och informationsfrihet?
  • Hur ska systemet upprätthållas för att hålla informationen uppdaterad, säker och säkerhetskopierad samtidigt som behoven hos museets och dess användare uppfylls?
  • Vilka prioriteringar görs för att höja kvaliteten på samlingsinformationen och hur ska detta uppnås?

Museet ska också ha en nedskriven process som beskriver de steg som ska följas när dokumentationsprojekt planeras och hanteras. Spectrums föreslagna arbetsrutin är en bra utgångspunkt. Oavsett hur museet väljer att göra, bör museets egen arbetsrutin för processen åtminstone uppnå följande miniminivå:

Miniminivå Varför är detta viktigt?
Se över den samlingsinformation som redan finns och kom överens om vilka områden som behöver förbättras mot bakgrund av övriga prioriteringar inom samlingsförvaltningen. Tid och resurser läggs inte på sådant som kan vara intressant, men som inte bidrar till organisationens övergripande prioriteringar.
Det finns en skriftlig dokumentationsplan med uppställda mål, som kan uppnås inom en realistisk tidplan med de resurser som finns tillgängliga. Eftersläpande arbete delas upp i hanterbara projekt som går i linje med den mer omfattande målsättningen. I Storbritannien är detta ett krav för att museer ska ackrediteras.
Regelbundna uppföljningar genomförs för att se hur målsättningarna i planen uppnås. Museet kan glädja sig åt snabba resultat. Problem som kan få planen att misslyckas, upptäcks och åtgärdas.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet