Dokumentasjonsplanlegging - Standarden

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Museet skal ha en policy for dokumentasjon av samlingene. Dette bør ideelt sett være en del av et rammeverk for samlingene i stort – et utfyllende sett med policydokumenter, planer og prosedyrer som gir informasjon om forvaltning, utvikling, tilgjengelighet og bevaring av samlingene. Policyen bør uansett svare på følgende spørsmål:

  • Hvilke ulike deler består informasjonssystemet for samlingene av, for eksempel aksesjonsregister, skjemaer, mapper, datasystemer?
  • Hvilke etiske forpliktelser og andre standarder ønsker museet å oppfylle, og hvordan skal dette gjøres, for eksempel Museets formål, ICOMs museumsetiske retningslinjer og Spectrum?
  • Hvilke lover og regler gjelder for samlingsinformasjonen og hvordan skal de overholdes, for eksempel på felter som personvern og informasjonsfrihet?
  • Hvordan skal systemet vedlikeholdes slik at informasjonen er oppdatert, trygg og sikkerhetskopiert, samt dekker museets og brukernes behov?
  • Hvilke prioriteringer gjøres for å forbedre dokuumentasjonen av samlingene, og hvordan oppnå det?

Museet skal også ha en skriftlig prosedyre som beskriver trinnene som skal følges når dokumentasjonsprosjekter planlegges og gjennomføres. Spectrums foreslåtte prosedyre er et godt utgangspunkt. Men uansett hvordan det gjøres, skal museets prosedyre oppfylle følgende minstekrav:

Minstekrav Hvorfor er dette viktig?
Vurder samlingsinformasjonen som allerede er på plass, og avgjør hva som skal forbedres i tråd med museets prioriteringer. Det brukes ikke tid på oppgaver som kan være interessante, men som ikke bidrar til museets overordnede prioriteringer.
Museet har en skriftlig dokumentasjonsplan med spesifikke målsettinger og realistiske tidsrammer. Det tilstrekkelige ressurser i museet til å gjennomføre planen. Etterslep deles opp i håndterbare prosjekter som er i tråd med museets overordnede målsettinger. I Storbritannia er dette et krav for at museer skal akkrediteres.
Det gjøres regelmessige vurderinger av fremdriften. Museet kan glede seg over målbare framskritt. Museet kan ta tak i problemer som oppstår og som kan føre til at planen ikke lar seg realisere.