Documentatieplanning - De Spectrumstandaard

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Uw organisatie dient een beleid te hebben (dat soms een collectie-informatiebeleid wordt genoemd). Idealiter dient dit een onderdeel te vormen van een geïntegreerd kader voor collectiemanagement – een coherent geheel van beleidslijnen, plannen en procedures waartoe ook de ontwikkeling, toegang en zorg voor uw collecties behoren. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:

  • Wat zijn de verschillende elementen van uw collectie-informatiesysteem (bijv. verwervingsregisters, formulieren, bestanden, computersystemen)?
  • Aan welke ethische verplichtingen en andere standaarden (bijv. uw missie, de Ethische Code voor Musea, Museumregister (Nederland), kwaliteitslabel (Vlaanderen), wilt u voldoen en hoe denkt u dit te bereiken?
  • Welke wettelijke verplichtingen gelden er voor uw collectie-informatie en hoe kunt u hieraan voldoen (bijv. gegevensbescherming, vrijheid van informatie)?
  • Hoe zorgt u ervoor dat uw systeem up-to-date en veilig blijft, met betrouwbare back-ups, en voldoet aan de behoeften van uw organisatie en de gebruikers?
  • Welke prioriteiten heeft u vastgesteld voor het verbeteren van uw collectie-informatie en hoe gaat u dit bewerkstelligen?

Uw organisatie dient tevens een schriftelijke procedure te hebben met daarin de te volgen stappen voor het plannen en beheren van documentatieprojecten. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:

Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
Kijk goed naar de collectie-informatie die u al bezit en benoem verbeterpunten die passen bij uw prioriteiten op het gebied van collectiemanagement. U spendeert geen tijd en middelen aan het werken aan zaken die u weliswaar interesseren maar verder niets bijdragen aan de bredere doelstellingen van uw organisatie.
U beschikt over een schriftelijk documentatieplan waarin specifieke doelstellingen staan die gezien de beschikbare middelen binnen een realistisch tijdsbestek kunnen worden bereikt. De achterstand wordt opgesplitst in beheersbare projecten die voldoen aan uw bredere doelstellingen.
U kijkt regelmatig of er voortgang wordt geboekt om de doelstellingen van uw plan te bereiken. U kunt snelle successen vieren.U kunt problemen aanpakken die ertoe kunnen leiden dat het plan mislukt.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO