Documentation planning – the Spectrum standard

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Vous devez disposer d’une politique sur la documentation (que l’on appelle parfois une politique d’information sur les collections). Elle devrait idéalement faire partie d’un cadre de gestion intégrée des collections – ensemble cohérent d’énoncés de politiques, de plans et de procédures qui englobe également l’enrichissement de vos collections, l’accès à celles-ci et les soins à leur apporter. D’une manière ou d’une autre, en établissant votre politique, vous devrez considérer les questions suivantes :

Quels sont les divers éléments de votre système d’information sur les collections (p. ex., registres des acquisitions, formulaires, dossiers, systèmes informatiques)?
Quelles sont les obligations d’ordre éthique et les autres normes que vous devez respecter, et de quelle façon y parviendrez-vous (p. ex., mission du musée, Museums Association Code of Ethics, accréditation, Spectrum)?
Quelles obligations juridiques s’appliquent à l’information sur vos collections, et comment entendez-vous les respecter (p. ex., protection des données, accès à l’information)?
Comment allez-vous vous y prendre pour que votre système soit à jour, sécurisé et sauvegardé, et qu’il réponde aux besoins de votre musée et de ses utilisateurs?
Quelles sont vos priorités à l’égard de l’amélioration de l’information sur vos collections, et de quelle façon allez-vous les réaliser?

Vous devez également disposer d’une procédure écrite qui explique les étapes à suivre lorsque votre musée planifie et gère des projets de documentation. La procédure Spectrum proposée représente un point de départ utile, mais, peu importe votre façon de procéder, votre propre procédure doit respecter les exigences minimales suivantes :

Exigence minimale	Pourquoi c’est important
Passez en revue l’information sur les collections que vous possédez déjà et convenez des zones à améliorer en fonction de vos priorités en matière de gestion des collections.	Vous ne consacrez pas de temps et de ressources à des éléments qui vous intéressent, mais qui ne contribuent pas aux vastes priorités de votre organisation.
Vous disposez d’un plan de documentation écrit qui définit des objectifs précis pouvant être atteints dans un délai réaliste, en fonction des ressources disponibles.	Vous répartissez « l’arriéré » en projets gérables qui répondent à vos vastes objectifs.Au Royaume-Uni, il s’agit d’une exigence d’accréditation des musées.
Vous examinez régulièrement les progrès vers l’atteinte des objectifs de votre plan.	Vous pouvez célébrer les « résultats rapides ».Vous êtes en mesure de résoudre tout problème susceptible de causer l’échec du plan.