Planificación de la documentación - El estándar Spectrum

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Debe existir una política (a veces denominada política de información de colecciones). Idealmente, esto debería formar parte de un marco integrado de gestión de colecciones: un conjunto coherente de políticas, planes y procesos que, a su vez, incluyan el desarrollo, acceso y cuidado de las colecciones. En cualquier caso, cuando opte por una política, es muy probable que deba considerar estas preguntas:

  • ¿Cuáles son las partes que componen el sistema de información de colecciones del museo (por ejemplo, registros de colecciones a la colección, formularios, archivos, sistemas digitales)?

  • ¿Qué obligaciones éticas y otros estándares planea cumplir el museo? ¿Cómo lo logrará (por ejemplo, con la misión del museo, el Código de Ética del Asociación de Museos, una Acreditación, mediante Spectrum?

  • ¿Qué exigencias legales de información de colecciones debe cumplir el museo? ¿Cómo las cumplirá (por ejemplo, protección de datos, libertad de información)?

  • ¿Cómo hará que el sistema del museo esté actualizado, seguro, con una copia de seguridad y cubriendo las necesidades del museo y de sus usuarios?

  • ¿Cuáles son las prioridades que tiene el museo para mejorar la información de colecciones? ¿Cómo las logrará?

También se debe tener un procedimiento escrito que explique los pasos a seguir para llevar a cabo la planificación y gestión de documentación de los proyectos. El proceso sugerido por Spectrum es un punto de partida útil; sin embargo, independientemente de cómo lo implementen, los procesos propios del museo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Requisito mínimo ¿Por qué es importante?
El museo revisa la información de colecciones que ya posee y llega a un acuerdo respecto a las áreas de mejora, sobre la base de las prioridades de la gestión de colecciones. El museo no dedica tiempo o recursos para trabajar en asuntos de interés que no contribuyen con las prioridades más importantes de la organización.
El museo tiene un plan de documentación escrito que establece los objetivos específicos que deberían lograrse dentro de un plazo realista considerando los recursos disponibles. Distribuye el «trabajo pendiente» en proyectos manejables que cumplirán con los objetivos principales del museo.
Se revisa periódicamente el avance logrado en relación a los objetivos de los planes del museo. El museo puede celebrar «soluciones rápidas».El museo puede abordar cualquier problema que podría provocar que un plan falle.