Planering av dokumentation - Förslag på arbetsrutin

Svensk översättning

Genom att komma åt den här resursen godkänner du licensen för att använda Spectrum.

Se över museets befintliga samlingsinformation

Gör en översyn av den befintliga samlingsinformationen så att den motsvarar museets behov.

Om museet inte uppnår kraven i processen för Beståndsinventering bör detta prioriteras högst i dokumentationsplanen och baseras på de steg som finns beskrivna i den processen.

Andra processer kan också skapa behov av dokumentationsplanering. En Samlingsöversyn eller en Granskning kan visa på luckor i museets information om samlingen. Eller också så framkallar en idé om att tillgängliggöra foton på nätet ett behov av ett projekt om Hantering av rättigheter för att reda ut upphovsrätt.

Kontrollera museets policyer och planer för samlingsutveckling, tillgängliggörande och bevarande. Är existerande information om samlingen tillräcklig och tillräckligt sökbar för att svara upp mot prioriteringarna i de dokumenten. Om inte fundera över vilka förbättringar som behöver göras. Hur prioriteras detta? Finns det några snabba åtgärder som kan ge resultat på ett enkelt sätt?

Skriva museets dokumentationsplan

Skriv en dokumentationsplan.

Skapa en skriftlig dokumentationsplan, utifrån översynen, för att hantera de kvalitetshöjningar som museet bör prioritera inom en angiven tidsram. I den bör följande beskrivas:

  • Mål som ska uppnås med hänvisningar till relevanta standarder som används för att garantera kvalitet, till exempel scheman för ämnesspecifik katalogisering, terminologikällor och specifikationer för bilder.
  • Åtgärder som organisationen kommer att vidta för att nå målen, till exempel fotografering av objekt, att använda standardterminologi för att beskriva objekt eller utreda rättigheter för samlingarna.
  • Resurser som kommer att användas, till exempel personer och tid.
  • Mätbara resultat som bygger på de uppställda målen.
  • Milstolpar som kan användas för att granska arbetet vid angivna tidpunkter.

Framför allt bör målen i planen gå att uppnå inom den angivna tiden med de resurser som finns tillgängliga. Om det inte är realistiskt möjligt bör prioriteringar göras och planen skrivas om. Kom ihåg att när miniminivån i processen för Beståndsinventering uppnåtts måste museet göra egna prioriteringar. Dokumentationsplanen är en metod för att nå de mål som identifierats, inte ett mål i sig.

Registrera Placering av dokument så att planen enkelt kan hittas och hänvisas till.

Förverkliga dokumentationsplanen

Få planen godkänd.

Se till att det finns stöd för planen hos museets organisation och att det avsätts resurser för att nå målen.

Genomför planen.

Om dokumentationsplanen innebär hantering av eftersläpande arbete med inventeringsinformation, återvänd till Beståndsinventering.

Om planen berör andra processer, gå till dessa vid behov.

Se över arbetet regelbundet, enligt de milstolpar som ställts upp i planen.

Se över arbetet regelbundet, enligt de milstolpar som ställts upp i planen. Justera planen om det behövs, baserat på resultatet från översynen, och få ändringarna godkända.

Avsluta arbetet och utvärdera planen.

Utvärdera i slutet av den tidsperiod som omfattas av planen, eller i den ändrade planen, hur effektiv den varit och notera de erfarenheter som gjorts.

Kontinuerlig förbättring

Upprepa processen.

Syftet med denna process är att kontinuerligt kvalitetshöja samlingsinformationen som en del av museets övriga verksamhetsplanering. När en plan utvärderats, bör museet börja tänka på nästa.

Skapelsedatum: 2019

Utgivare: Collections Trust och Riksantikvarieämbetet