Dokumentasjonsplanlegging - Forslag til arbeidsrutine

Norsk oversettelse

Ved å klikke på denne lenken aksepterer du vilkårene i Spectrumlisensen.

Gå gjennom museets eksisterende samlingsinformasjon

Vurder hvorvidt eksisterende samlingsinformasjonen dekker behovene.

Dersom museet ikke møter kravene til Inventarkontroll, bør det være første prioritet i dokumentasjonsplanen og baseres på trinnene i den prosedyren.

Andre prosedyrer kan også kreve dokumentasjonsplanlegging. Eksempelvis kan en Samlingsvurdering eller Revisjon avsløre hull i dokumentasjonen, eller det kan dukke opp behov for Rettighetshåndtering når museet planlegger å publisere digitaliserte bilder på nett.

Kontroller om samlingsinformasjonen er søkbar og utfyllende nok til å støtte prioriteringene i museets policy- og planer. Hvis ikke, hvilke forbedringer er det behov for? Hvordan vil museet prioritere disse? Er det enkle grep som kan gi gode resultater på kort sikt?

Skrive en dokumentasjonsplan

Skriv dokumentasjonsplanen.

Lag en skriftlig dokumentasjonsplan, med utgangspunkt i vurderinger som er gjort, for å gjøre de forbedringene museet ønsker å prioritere innen en gitt periode. Her bør følgende beskrives:

  • Målene museet ønsker å oppnå, med henvisninger til relevante standarder som skal følges for å sikre kvaliteten, eksempelvis terminologressurser og bildespesifikasjoner.
  • Tiltak museet skal sette i verk for å oppnå målene, for eksempel ta bilder av objektene, bruke standard terminologi for å beskrive objekter eller undersøke rettigheter til samlingen.
  • Ressurser, for eksempel personale og tidsbruk.
  • Målbare resultater basert på konkrete målsettinger.
  • Milepæler for å vurdere fremdriften underveis.

Fremfor alt bør det være mulig å nå måplene innenfor den tidsrammen og med de ressursene som er tilgjengelige. Hvis det urealistisk, bør museet omprioritere og lage en ny plan. Husk på at når minstekravene i prosedyren Inventarkontroll er oppnådd, må museet selv gjøre sine prioriteringer. Dokumentasjonsplanen er et verktøy for å nå prioriterte mål, ikke et mål i seg selv.

Registrer Dokumentplasseringen for denne planen, slik at den lett kan gjenfinnes i fremtiden.

Realisere dokumentasjonsplanen

Få planen godkjent.

Sørg for at det er støtte for planen i museets styre og ledelse, slik at det blir tildelt nødvendige ressurser for å gjennomføre planen.

Gjennomfør planen.

Hvis dokumentasjonsplanen innebærer håndtering av etterslep med inventardokumentasjonen, gå tilbake til Inventarkontroll.

Hvis planen involverer andre prosedyrer, gå til disse etter behov.

Vurder framgangen regelmessig i forhold til milepælene i planen.

Vurder framgangen regelmessig i forhold til milepælene i planen. Juster planen ved behov og få endringene godkjent.

Fullfør arbeidet og vurder planen.

Vurder plan og måloppnåelse, og dokumenter erfaringer ved avslutning av prosjektet.

Kontinuerlige forbedringer

Gjenta prosedyren.

Poenget med denne prosedyren er en kontinuerlig forbedring av samlingsinformasjonen, som en del av museets overordnende planarbeid. Når en plan er fullført og evaluert, er det tid for å tenke på neste plan.