Documentatieplanning - Voorgestelde procedure

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Analyse van de bestaande collectie-informatie

Evalueer of uw bestaande collectie-informatie aan uw behoeften voldoet.

Als u niet voldoet aan de vereisten uit de procedure Inventaris, maak hiervan dan uw topprioriteit voor uw documentatieplan, uitgaande van de specifieke stappen die worden voorgesteld in die procedure.

Andere procedures kunnen ook aanleiding zijn voor het opstellen van een documentatieplan. Zo kan bijvoorbeeld een Collectie-evaluatie of Audit hiaten in uw collectie-informatie aan het licht brengen. Of voor een plan om gedigitaliseerde beelden online beschikbaar te maken, kan een Rechtenbeheer-project nodig zijn om de verschillende licentie-kwesties te regelen, die daarbij kunnen spelen.

Controleer het beleid en de plannen van uw organisatie ten aanzien van collectiebeleid, toegankelijkheid van de collectie en zorg voor de collectie. Is uw bestaande collectie-informatie voldoende compleet, en voldoende doorzoekbaar om tegemoet te komen aan de prioriteiten die in deze documenten worden uiteengezet? Zo niet, welke verbeteringen zijn dan nodig? Hoe prioriteert u deze? Zijn er ‘quick wins’ die tamelijk eenvoudig nuttige resultaten opleveren?

Schrijven van uw documentatieplan

Stel een documentatieplan op.

Op basis van uw analyse stelt u een schriftelijk documentatieplan op om de verbeteringen binnen het gedefinieerde tijdsbestek te realiseren. Dit plan moet het volgende omvatten:

  • Doelstellingen die u wilt bereiken, waarbij verwezen wordt naar relevante standaarden die belangrijk zijn om de kwaliteit te waarborgen (bijv. registratie van specifieke onderwerpen, terminologiebronnen, specificaties voor afbeeldingen).
  • Acties die uw organisatie onderneemt om aan die doelstellingen te voldoen (bijv. foto’s van de objecten nemen, standaardterminologie gebruiken voor het beschrijven van objecten, onderzoek naar rechten op de collectie uitvoeren).
  • Middelen (bijv. personeel en tijd) die worden gebruikt.
  • Meetbare resultaten die zijn gebaseerd op uw doelstellingen.
  • Mijlpalen die kunnen worden gebruikt om de voortgang op gespecificeerde data te beoordelen.

In elk geval moeten de doelstellingen uit het plan binnen het tijdsbestek met de beschikbare middelen te realiseren zijn. Als dit niet haalbaar is, moet u prioriteiten stellen en het plan herzien. Vergeet niet dat als er eenmaal aan de minimumstandaard van de inventarisprocedure is voldaan, het aan uw organisatie is om prioriteiten te stellen. Uw documentatieplan is geen doel op zich, maar een middel om de door u gestelde doelen te bereiken.

Leg de Document – Locatie van dit plan vast, zodat het gemakkelijk terug te vinden is.

Het documentatieplan in praktijk brengen

Zorg dat het plan wordt goedgekeurd.

U dient ervoor te zorgen dat uw bestuursorgaan en management het plan steunen en de benodigde middelen beschikbaar stellen om de doelstellingen te bereiken.

Voer het plan uit.

Als uw documentatieplan als doel heeft om een achterstand in de inventaris weg te werken, ga dan terug naar Inventaris.

Als het plan andere procedures betreft, volg dan de stappen uit die betreffende procedures.

Beoordeel regelmatig de voortgang op basis van de mijlpalen uit het plan.

Beoordeel regelmatig de voortgang op basis van de mijlpalen uit het plan. Pas het plan zo nodig aan op basis van de resultaten van de tussentijdse evaluatie en zorg dat de aanpassingen worden goedgekeurd.

Rond het werk af en evalueer het plan.

Evalueer aan het einde van de periode die in het plan is vastgelegd hoe effectief het plan was en noteer verbeterpunten.

Voortdurende verbetering

Herhaal de procedure.

Het doel van deze procedure is om collectie-informatie voortdurend te verbeteren. Dit vormt een onderdeel van uw meerjarenplanning. Zodra u het ene plan geëvalueerd hebt, begint u na te denken over het volgende plan.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO