Planification de la documentation - Marche à suivre proposée

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Examen de l’information existante sur vos collections

Vérifiez si l’information existante sur vos collections répond à vos besoins.

Si vous ne respectez pas les exigences en matière d’Inventaire, faites de ce point la priorité absolue de votre plan de documentation, en tenant compte des étapes précises proposées dans cette procédure.

D’autres procédures peuvent également soulever la nécessité d’une planification de la documentation. Par exemple, un Examen ou un Audit peut révéler des lacunes au niveau de l’information sur vos collections. Ou un plan de publication d’images numériques en ligne peut nécessiter un projet de Gestion des droits afin de résoudre les divers problèmes en jeu concernant les licences.

Consultez les politiques et plans de votre organisation en ce qui concerne l’enrichissement de vos collections, leur accès et leur soin. L’information actuelle sur vos collections est-elle suffisamment complète et consultable pour soutenir les priorités définies dans ces documents? Dans la négative, qu’est-ce qui doit être amélioré? Comment définiriez-vous l’ordre des priorités? Y a-t-il des « mesures à effet rapide » qui donneraient des résultats utiles relativement facilement?

Rédaction de votre plan de documentation

Créez votre plan de documentation.

En tenant compte de votre examen, créez un plan de documentation écrit qui répond à vos priorités d’amélioration selon une échéance définie. Il doit exprimer en détail les éléments suivants :

  • Les Objectifs que vous souhaitez atteindre, en vous référant aux normes reconnues qui vous permettront d’assurer la qualité (p. ex., les schémas de catalogage propres à un sujet, les sources terminologiques, les exigences en matière d’images).
  • Les Démarches que prendra votre organisation pour atteindre ces objectifs (p. ex., prendre des photographies des objets, recourir à des termes normalisés pour décrire les objets, mener des recherches sur les droits régissant la collection).
  • Les Ressources (p. ex., personnes et temps) qui seront utilisées.
  • Les Résultats mesurables qui sont fondés sur les objectifs énoncés.
  • Les Jalons pouvant être utilisés pour revoir le progrès en fonction de dates précises.

Par-dessus tout, les objectifs du plan doivent être réalisables dans les délais définis, compte tenu des ressources disponibles. Si ce n’est pas une possibilité réaliste, vous devez redéfinir les priorités et la portée du plan. Il ne faut pas oublier que lorsque vous avez satisfait aux exigences minimales de la procédure d’Inventaire, vous pouvez modifier vos priorités au besoin. Votre plan de documentation est un moyen d’arriver aux fins que vous avez définies, et non une fin en soi.

Notez l’Emplacement des documents de ce plan, de façon à ce que vous puissiez facilement les retrouver et les consulter.

Mise en pratique de votre plan de documentation

Faites approuver le plan.

Vous devez vous assurer que votre conseil d’administration et vos cadres supérieurs appuient le plan et affecteront les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs.

Mettez le plan à exécution.

Si votre plan de documentation vous permet de gérer un arriéré d’inventaire, retournez à Inventaire.

Si le plan comprend d’autres procédures, consultez celles-ci au besoin.

Examinez régulièrement vos progrès en vous fondant sur les jalons du plan.

Examinez régulièrement vos progrès en vous fondant sur les jalons du plan. Ajustez le plan, au besoin, en vous fondant sur les résultats de l’examen, et faites approuver les révisions.

Complétez le travail et évaluez le plan.

À la fin de la période couverte par le plan, ou plan révisé, arrêtez-vous et évaluez dans quelle mesure il a été efficace en notant toute leçon apprise.

Amélioration continue

Répétez la procédure.

Cette procédure vise un enrichissement continu de l’information de vos collections dans le cadre de votre cycle élargi de planification à long terme. Donc, lorsque vous avez évalué un plan, commencez à penser au prochain.

Date: 2019

Publié par: Collections Trust et le Réseau canadien d’information sur le patrimoine