Planificación de la documentación - Procedimiento sugerido

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Revisión de la información de las colecciones existentes

Revise si la información de las colecciones existentes cumple con las necesidades del museo.

Si no cumple con los requisitos para el Inventario, haga que este sea la prioridad máxima de su plan de documentación, sobre la base de los pasos específicos sugeridos en este procedimiento.

Otros procedimientos también pueden generar que se necesite planificar la documentación. Por ejemplo, la Revisión de las colecciones o una Auditoría podrían revelar vacíos en la información de las colecciones del museo. O un plan para hacer que las imágenes digitalizadas estén disponibles en internet podría requerir de un Proyecto de gestión de derechos para resolver la variedad de problemas relacionados al uso de licencias.

Verifique las políticas y los planes del museo para el desarrollo, acceso y cuidado de las colecciones. ¿La información de colecciones actual del museo es lo suficientemente completa, y puede consultarse, para respaldar el conjunto de prioridades previstos en esos documentos? De no ser el caso, ¿qué mejoras deberían hacerse? ¿Qué prioridad le daría a cada una? ¿Hay alguna «solución rápida» que le daría al museo resultados de manera relativamente fácil?

Redactar el plan de documentación del museo

Desarrollar el plan de documentación del museo

Sobre la base de la revisión, desarrolle un plan de documentación escrito que aborde las prioridades de mejora del museo en un cronograma predeterminado. Debería detallar:

  • Los objetivos que el museo desea lograr. Es decir, cualquier estándar relevante que sea importante para garantizar la calidad (por ejemplo, programas de catalogación para temas específicos, fuentes de terminología, especificaciones para imágenes).

  • Las acciones que la organización debe realizar para cumplir con esos objetivos (por ejemplo, fotografías de objetos, usar terminología estándar para la descripción de objetos, realizar investigaciones sobre los derechos relacionados a la colección).

  • Los recursos que se usarán (por ejemplo, personas y tiempo).

  • Los resultados medibles conseguidos sobre la base de los objetivos establecidos.

  • Las metas que se pueden usar para revisar el avance en fechas específicas.

Ante todo, se deberían poder lograr los objetivos del plan dentro de un plazo considerando los recursos disponibles. Si esto no es una posibilidad realista, deberá priorizar y replantear el alcance del plan. Se debe recordar que, una vez que el museo haya cumplido con los requisitos mínimos del Procedimiento de inventario, las prioridades dependerán del museo. El plan de documentación del museo es un medio para lograr los fines identificados y no un fin específico en sí mismo.

Registre la Ubicación del documento de este plan para que pueda encontrarse y consultarse con facilidad.

Poner en práctica en plan de documentación

Conseguir que el plan se apruebe.

El museo debe asegurarse de que su órgano rector y la alta dirección apoyen el plan y asignen los recursos necesarios para alcanzar sus objetivos.

Poner el plan en acción.

Si su plan de documentación consiste en abordar el trabajo pendiente del inventario, volver a Inventario.

Si el plan implica otros procedimientos, ir al que corresponda, según sea necesario.

Revisar el avance con frecuencia teniendo en cuenta los logros del plan.

De ser necesario, ajuste el plan en función de los resultados de la revisión y apruebe las revisiones.

Completar el trabajo y evaluar el plan.

Al finalizar el plazo establecido en el plan, o en la versión revisada del plan, deténgase y evalúe la efectividad de este, indicando las lecciones aprendidas.

Mejora continua

Repita el procedimiento.

La finalidad de este proceso es la mejora continua de la información de colecciones del museo como parte de un ciclo más amplio de planificación a futuro. Por lo tanto, una vez que haya evaluado un plan, comience a pensar en el siguiente.