Afstoting en uitschrijving - De Spectrumstandaard

Nederlandse/Vlaamse vertaling

Door deze faciliteit te gebruiken, stemt u in met de bepalingen van de Spectrum-licentie.

Uw organisatie moet een beleid hebben inzake de afstoting van objecten die al dan deel uitmaken van de vaste collectie. Dit kan een op zichzelf staand document zijn, deel uitmaken van een geïntegreerd collectieontwikkelingsbeleid of binnen een breder beleid ten aanzien van collectiebeheer vallen. Uw beleid moet rekening houden met de volgende vragen:

  • Welke ethische codes volgt u bij het overwegen van en beslissen over een potentiële afstoting?

  • Is er, afgezien van algemene overwegingen, sprake van specifieke wettelijke beperkingen inzake het afstand doen van objecten (bijv. wetgeving, landelijke leidraad of specifieke overeenkomsten met schenkers)?

  • Waarom en hoe zou u afstand doen van objecten?

  • Welke criteria hanteert uw organisatie bij het overwegen van een voorgestelde afstoting?

  • Wie kan de afstoting van objecten uit de vaste collectie voorstellen en autoriseren?

  • Wie kan de afstoting van ander materiaal dat niet tot de vaste collectie behoort, voorstellen en autoriseren?

Uw organisatie dient tevens een schriftelijke procedure te hebben met daarin de te volgen stappen voor het afstand doen van objecten. Deze Spectrumprocedure is een bruikbaar vertrekpunt om uw eigen procedure te ontwikkelen. De door uw organisatie gebruikte procedure dient in elk geval aan de volgende eisen te voldoen:

Minimumstandaard Waarom is dit belangrijk?
U geeft een schriftelijke motivatie voor de voorgestelde afstoting van een object. Degenen die over de afstoting beslissen, beschikken over alle relevante feiten en kunnen het voorstel beoordelen in het kader van het beleid van uw organisatie.
In de schriftelijke motivatie vermeldt u de documentatie die het bewijs levert dat uw organisatie de betreffende objecten in eigendom heeft (of u geeft redenen om aan te nemen waarom dit zo is). De besluitvormers kunnen het risico verbonden aan het afstand doen van objecten beoordelen wanneer er geen eenduidig bewijs van eigendom is.
In uw schriftelijke motivatie hebt u de resultaten van uw onderzoek naar specifieke risico’s, kosten of andere relevante beperkingen vastgelegd. Er wordt niet op een onjuiste of illegale wijze afstand gedaan van gevaarlijke objecten (bijv. asbest).
U krijgt specifieke goedkeuring van uw bestuursorgaan voordat afstand wordt gedaan van een object uit de vaste collectie en van meer dan één bevoegd persoon wanneer er afstand wordt gedaan van objecten die niet tot de vaste collectie behoren. Uw bestuursorgaan kan op de juiste wijze verantwoordelijkheid nemen voor afstotingen.Er wordt geen afstand gedaan van een object als gevolg van een bevlieging van een individu.
U doet afstand van objecten in overeenstemming met de ethische codes die van toepassing zijn op uw organisatie. U loopt geen risico op reputatieschade of verwijdering uit het Museumregister (Nederland)/intrekking van het kwaliteitslabel (Vlaanderen).
Goedgekeurde uitschrijvingen moeten formeel in uw collectie-informatiesysteem worden ingevoerd en vervolgens moeten de andere relevante records bijgewerkt worden. Uw aanwinstenregister is een fraudebestendige lijst van alle objecten die in uw bezit zijn.
Alle documentatie die verband houdt met afstoting wordt bewaard. Er is een controlespoor voor het geval er in een later stadium problemen optreden.

Datum aangemaakt: 2020

Uitgever: Collections Trust, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en FARO